Радник у сфері публічних закупівель Зменшувати суму договору в кінці року за договором чи ні?

Зменшувати суму договору в кінці року чи ні? Наприкінці бюджетного періоду чимало замовників запитують, що робити з договорами, по яких виконання було менше, ніж сума договору: укладати додаткову угоду чи ні, звітувати про виконання чи ні тощо. Роз’яснення на цю тему наведено у статті нижче.

Звітування про виконання договору

Перш за все нагадаємо, що обов’язок звітувати про виконання договорів поширюється не на всі договори, тож кожному замовнику корисно мати під рукою шпаргалку уповноваженої особи щодо звітування про виконання договору про закупівлю.

А про важливі нюанси звітування про виконання договорів у 2024 році ми розповідали у статті «Звітування про виконання договору у 2024 році: момент, який можна упустити».

Але варто звернути увагу замовників ще на той факт, що не кожен договір можна вважати виконаним.

Коли сума договору і сума оплати за ним різняться, виникає цілком логічне питання: договір не виконали? Щоб надати відповідь, сторонам договору варто читати умови договору.

Наприклад, якщо в договорі прописано, що товар постачається за заявками замовника протягом року в межах специфікації, то, найімовірніше, цей договір можна вважати виконаним, якщо було поставлено все, що замовник замовляв у заявках.

Або коли в договорі прописано, що в договорі планові обсяги й фактичні обсяги можуть бути меншими, його можна вважати виконаним.

Буває, в договорах прописують, що загальна ціна договору формується як сумарна вартість послуг, що фактично надані виконавцем відповідно до підписаних сторонами актів наданих послуг, але не більше встановленої суми.

Усі подібні положення можуть спонукати сторони договору робити висновки, що подібні договори виконані відповідно до умов договору. Але все ж таки багато договорів подібних положень не містять.

Зазвичай у договорі чітко визначено обсяг товару/послуг/робіт та строки поставки/надання/виконання. А отже, якщо на момент закінчення терміну дії договору не буде поставлено/надано/виконано визначений в договорі обсяг і у встановлені терміни, то такий договір невиконаний.

Крім того, не забуваємо про відповідальність сторін договору і штрафні санкції, які мають бути застосовані у разі невиконання договору в порядку та на умовах, встановлених у такому договорі.

Тут варто нагадати про частину 7 статті 193 Господарського кодексу України (далі — ГКУ), згідно з якою не допускається одностороння відмова від виконання зобов’язань, крім випадків, передбачених законом, а також відмова від виконання або відстрочка виконання з мотиву, що зобов’язання другої сторони за іншим договором не було виконано належним чином.

Також варто пам’ятати, що згідно з частиною 1 статті 599 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ) зобов’язання припиняється виконанням, проведеним належним чином, а відповідно до частини 1 статті 598 ЦКУ зобов’язання припиняється частково або в повному обсязі на підставах, встановлених договором або законом.

У частині 1 статті 604 ЦКУ визначено, що зобов’язання припиняється за домовленістю сторін.

Проте в частині 4 статті 631 КЦУ встановлено, що закінчення строку договору не звільняє сторони від відповідальності за його порушення, яке відбулося під час дії договору.

Враховуючи вищевикладені норми ЦКУ та ГКУ, якщо термін дії договору завершиться, а зобов’язання не будуть виконані, то сторона договору має право застосувати оперативно-господарські санкції за невиконання зобов’язань за договором.

До речі, трапляється, коли контролюючі органи вбачають обов’язок замовників застосовувати оперативно-господарські санкції для наповнення бюджету.

Тож, якщо відповідно до умов договору сторона має поставити товар/надати послуги/виконати роботи у конкретному обсязі відповідно до умов договору, без зменшення обсягів і, як наслідок, зміни суми договору, такий договір можна вважати невиконаним стороною з усіма подальшими наслідками.

Принагідно нагадуємо, що відповідно до статті 654 ЦКУ зміна або розірвання договору вчиняється в такій самій формі, що й договір, що змінюється або розривається, якщо інше не встановлено договором або законом чи не випливає зі звичаїв ділового обороту.

Тож внесення змін до договорів про закупівлю зазвичай здійснюється шляхом укладення додаткових угод до договору, якщо інше не визначено договором. А зменшення обсягів є зміною істотних умов договору.

Додаткова угода на розірвання договору

Окрім зменшення обсягів за згодою сторін шляхом укладення додаткових угод бувають ситуації, коли сума за договором і, відповідно, зареєстровані бюджетні зобов’язання за ним зменшуються через розірвання договорів. У разі розірвання договору вам можуть стати у пригоді такі взірці документів:

У статті «Розірвання договору за згодою сторін та в односторонньому порядку: порядок, відмінності та як бути з Казначейством» ми розповідали важливі нюанси в діях замовників у таких випадках. Для того щоб згадати нюанси розірвання договору, можете переглянути відео:

Чи є обов’язок зменшення зобов’язань в Казначействі?

Прямої норми, яка зобов’язує так робити за всіма договорами про закупівлю, немає.

Відповідно до пункту 2.11 Порядку № 309, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (далі — Порядок № 309), у разі скорочення бюджетних асигнувань розпорядники бюджетних коштів повинні вживати заходів щодо ліквідації або скорочення обсягу бюджетних зобов’язань та / або бюджетних фінансових зобов’язань, які перевищують уточнені плани асигнувань загального фонду бюджету, плани надання кредитів із загального фонду бюджету, плани спеціального фонду, плани використання бюджетних коштів, помісячні плани використання бюджетних коштів.

А згідно з пунктом 2.13 Порядку № 309 у кінці бюджетного періоду розпорядники бюджетних коштів приводять зареєстровані бюджетні зобов’язання за спеціальним фондом у відповідність із фактичними надходженнями до цього фонду.

Пунктом 2.14 Порядку № 309 визначено, що неоплачені в кінці бюджетного періоду бюджетні фінансові зобов’язання розпорядників бюджетних коштів, які були зареєстровані для здійснення попередньої оплати (виплати авансу), інші бюджетні фінансові зобов’язання, які не є кредиторською заборгованістю, бюджетні зобов’язання та бюджетні фінансові зобов’язання одержувачів бюджетних коштів знімаються з обліку органами Казначейства. Про зняті з обліку бюджетні зобов’язання та бюджетні фінансові зобов’язання органи Казначейства повідомляють розпорядників бюджетних коштів.

І для цього додаткові угоди не потрібні.

Тут варто нагадати, що відповідно до бюджетного законодавства одержувачі бюджетних коштів не повинні мати на кінець бюджетного календарного року жодної бюджетної дебіторської та кредиторської заборгованості.

Тож під кінець бюджетного періоду варто проводити аналіз договорів про закупівлю, і якщо вони можуть вважатись виконаними лише за умови перегляду обсягів у договорі (відповідно, ціни також), то додаткові угоди варто укладати й зменшувати при цьому суму договору.

Нагадуємо, що будь-які додаткові угоди до договору про закупівлю укладаються виключно до закінчення строку його дії.

До речі, у своєму листі від 20.05.2020 № 16-06-06/8631 Казначейство з посиланням на статтю 19 Конституції України, статтю 7 Закону України «Про публічні закупівлі», Бюджетний кодекс України, наказ Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309, наказ Міністерства фінансів України від 24.12.2012 № 1407 наголошує, що органи Казначейства, відповідно до покладених на них повноважень, жодним чином не можуть впливати на договірні відносини між замовниками та постачальниками товарів, робіт і послуг.

Корисною буде стаття «Як підготувати бюджетні зобов’язання до завершення бюджетного року».

Варто зауважити, що в разі неприведення істотних умов договору про закупівлю (наприклад, ціни чи об’єму) до фактичних показників існує ризик встановлення ДАСУ порушення в цій частині. Приклад такого моніторингу дивіться в статті «Застерігаємо: перед звітом про виконання договору про закупівлю варто оприлюднити заключну додаткову угоду про погодження зміни ціни».

Висновки

Першочергово замовнику необхідно визначити, чи відноситься укладений договір до договорів, за якими є обов’язок звітувати про виконання договору про закупівлю (див. шпаргалку уповноваженої особи щодо звітування про виконання договору про закупівлю).
Щоб звітувати про виконання договору про закупівлю, він має бути виконаний, а порядок виконання залежить від умов такого договору про закупівлю. І якщо в договорі про закупівлю визначено конкретний обсяг закупівлі, то в разі його виконання в меншому обсязі доцільно укладати додаткову угоду, оскільки лише таким чином договір буде змінено і, відповідно, виконано згідно з умовами договору про закупівлю із внесеними змінами.
У разі укладення додаткової угоди про зменшення обсягів до договору про закупівлю, за яким обов’язково оприлюднюється в ЕСЗ інформація про таку зміну, при оприлюдненні цих змін в ЕСЗ необхідно відредагувати суму договору, зазначену в ЕСЗ.
Замовник самостійно визначає необхідність коригування бюджетних зобов’язань за договорами з урахуванням вимог бюджетного законодавства.
Додаткові угоди укладаються лише до закінчення терміну дії договору / договору про закупівлю.
У разі укладення додаткових угод на зменшення обсягів такі ДУ обов’язково подаються до Казначейства протягом семи робочих днів з моменту підписання для зменшення зареєстрованих бюджетних зобов’язань за договором.

У поміч замовнику будуть статті: