Учасник вирішив взяти участь у відкритих торгах або спрощеній закупівлі. Вивчив усі вимоги замовника, підготував документи, сформував цінову пропозицію. Що ж потрібно врахувати учаснику для подання тендерної пропозиції / пропозиції (далі — пропозиція) через авторизований електронний майданчик?
По-перше, учасник повинен вивчити вимоги замовника щодо подання документів. Замовник може не встановлювати конкретних вимог щодо форми / назви документів, які будуть завантажені учасником на майданчик. У такому випадку учасник при поданні пропозиції може вантажити скановані документи так, як він вважає за необхідне, зокрема згрупувати документи відповідно до зазначеної інформації або вантажити окремі файли.
Якщо ж замовник встановив вимоги щодо подання документів, учасник повинен надавати документи відповідним чином. Наприклад, замовник може встановити вимогу, щоб усі документи, які підтверджують кваліфікаційні критерії / технічні вимоги / цінову інформацію, були об’єднані в окремі папки. Відповідно, в електронну систему закупівель (далі — ЕСЗ) учасники повинні завантажити окремі заархівовані файли «Технічна частина», «Комерційна частина» «Кваліфікаційна частина», у яких містяться всі документи учасника, що підтверджують його відповідність технічним вимогам, кваліфікаційним критеріям, інформацію про ціну.
По-друге, учасник повинен усвідомлювати, що всі документи, завантажені ним у ЕСЗ, залишаться там назавжди. Тому потрібно окрему увагу приділити документам, які можуть містити інформацію, яку небажано розголошувати, наприклад договір співробітництва з певним контрагентом, співпрацю з яким учасник не хоче афішувати. Нагадуємо, що документи, завантажені учасником у ЕСЗ, є загальнодоступними для будь-кого та не тільки замовник та інші учасники можуть їх вивчати й аналізувати, а й перевіряючі органи, постачальники тощо.
Якщо учасник подав у складі пропозиції документ, який не відповідає вимогам замовника та може призвести до відхилення, або документ, який небажано виставляти для загального вивчення, наприклад через конфіденційність тощо, в учасника є можливість виправити ситуацію. До кінцевого строку подання пропозицій учасник може змінити запропоновану вартість та надані ним документи.
Змінити документи можна таким чином: зайти у подану пропозицію та оновити документ, тобто змінити попередню версію документа на нову.
Звертаємо вашу увагу, що в такому разі замовник буде розглядати та оцінювати оновлений варіант документа, але попередня версія документа все одно залишиться у загальному доступі для перегляду. Як бачимо на Рисунку, документ «паспорт якості Р-25» перекреслений та не може враховуватися замовником, проте його може передивитися та вивчити кожен охочий.
Якщо учасник не бажає, щоб попередня версія документа була загальнодоступною, йому потрібно повністю відкликати пропозицію та знову завантажити вже з оновленими та правильними документами, тоді його виправлень не буде видно. Нагадуємо, що змінити документи пропозиції можна лише до кінцевого строку подання. Детальніше це питання розкрито на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Щодо строку дії тендерної пропозиції».