Тендерна документація у паперовому вигляді: чи потрібно замовнику зберігати такий документ? Можливо, достатньо, що тендерна документація збережена в електронному форматі? Відповідь на питання передплатника порталу читайте у матеріалі.
Питання передплатника порталу
- Добрий день! Цікавить питання, чи потрібно зберігати тендерну документацію у паперовому вигляді, якщо документ збережений в електронній формі? Які строки? Дякую!
Відповідь експерта
- Вітаю. Відповідно до абзацу першого пункту 28 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості), тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) з урахуванням цих особливостей.
При цьому пунктом 31 частини 1 статті 1 Закону передбачено, що тендерна документація — документація щодо умов проведення тендеру, що розробляється та затверджується замовником і оприлюднюється для вільного доступу в електронній системі закупівель. А статтею 22 Закону, зокрема, передбачено, які відомості має містити тендерна документація.
Останнім абзацом частини 10 статті 11 Закону передбачено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Враховуючи, що тендерна документація має бути затверджена рішенням (протоколом) уповноваженої особи, рекомендуємо, щоб тендерна документація як додаток до рішення (протоколу) про її затвердження зберігалась у паперовому вигляді.
Водночас у разі, якщо на вашому підприємстві запроваджена система електронного документообігу, файл тендерної документації разом із (рішенням) протоколом про її затвердження може зберігатися в електронному вигляді.
Що стосується строків зберігання, то тендерна документація і зміни до неї, оголошення про проведення процедури закупівлі тощо мають зберігатися три роки, відповідно до пункту 219 Переліку типових документів, які створюють під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим у Мін’юсті 17.04.2012 за № 571/2088.
Рекомендуємо ознайомитися зі статтею «Строки зберігання документів з публічних закупівель».
За нагоди використовуйте зразки документів: Реєстр ведення протоколів уповноваженої особи щодо закупівель (варіант 1) або Реєстр ведення протоколів уповноваженої особи щодо закупівель (варіант 2).
Також пропонуємо скористатися інструментом, що розробили фахівці порталу Радник, який називається «Строки зберігання закупівельних документів». З цим інструментом ви швидко зможете зорієнтуватись у тому, протягом якого строку потрібно зберігати паперові документи:
