«Доброго дня! Підкажіть, будь ласка, відповідь. Чи потрібно (і якщо так, то скільки часу) зберігати документи тендерної пропозиції учасників, які вони завантажили на веб-порталі, а секретар тендерного комітету роздрукував, для розгляду тендерним комітетом на відповідність вимогам тендерної документації? Дякую».
Добрий день! Згідно з вимогами ч. 3 ст. 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), тендерний комітет/уповноважена особа забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом. Але зберіганню, як правило, підлягають оригінали документів. Відповідно до ч. 1 ст. 25 Закону учасник подає тендерну пропозицію в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Тобто документи у складі тендерної пропозиції створює учасник закупівлі, сканує їх та завантажує до системи. Відповідно оригінали паперових документів тендерної пропозиції зберігає учасник.
Щодо завантажених у систему скан-копій: згідно з ч. 3 ст. 12 Закону, електронна система закупівель повинна забезпечити збереження та належний захист усієї інформації щодо проведення процедур закупівель, можливість доступу до цієї інформації для замовників, учасників, контрольних органів, органу оскарження, уповноваженого органу та інших осіб відповідно до положень цього Закону і відповідати вимогам щодо наявності, зокрема, системи збереження даних, що здійснює зберігання протягом не менш як 10 років усіх документів, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження та були створені під час оцінки тендерних пропозицій, та забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних.
Отже, за Законом документи тендерної пропозиції учасник сканує і завантажує в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Вони повинні зберігатися в ній протягом не менш як 10 років. Відповідальним за роботу системи ProZorro є адміністратор системи — ДП «ПРОЗОРРО» [правонаступник ДП «Зовнішторгвидав України» (наказ МЕРТУ від 18.03.2016 № 473)]. Таким чином, тендерний комітет/уповноважена особа не зобов’язаний (-а) роздруковувати тендерні пропозиції учасників, які ті подають для участі в торгах. Детальніше з питанням зберігання документів у публічних закупівлях можна ознайомитись у журналі № 9 (60) за вересень 2016 року на стор. 16–23 та в журналі № 6 (69) за червень 2017 року на стор. 10–16.