Вісім моделей роботи уповноважених осіб. Вам залишається тільки обрати

Час «Х» щодо впровадження уповноваженої особи наближається, деякі замовники не поспішають і планують вводити уповноважених осіб поступово до 01.01.2022, а деякі, зважаючи на рекомендації Уповноваженого органу й новий Закон про публічні закупівлі [детальніше читайте в журналі № 2 (101) за лютий 2020 року в статті «Усе, що потрібно знати про уповноважену особу, або Організація закупівельної діяльності за новим Законом» на стор. 6–13], уже встигли або планують до 19.04.2020 призначати уповноважених осіб. Тому в цій публікації розглянемо загальні приклади моделей роботи уповноважених осіб, а потім перейдемо до реальних прикладів замовників, які вже впровадили в себе уповноважених осіб. Наведені моделі є примірними та допоможуть тим замовникам, які ще не визначилися з поділом роботи між уповноваженими особами, встановити можливі варіанти та вибрати для себе одну із запропонованих моделей або за допомогою наведених прикладів сформувати свою індивідуальну модель роботи.

Перший приклад моделі: відповідальна за все — одна особа

Наприклад: уповноважена особа (повністю керує відділом з організації закупівель) є відповідальною за всі закупівлі.

Додатково замовник створює відділ з організації закупівель, в який входять інші працівники замовника, функціональні обов’язки яких включають підготовку тендерної документації, оголошень про проведення закупівель / спрощених закупівель, вимог до предмета закупівлі та інших документів.

Можливий плюс моделі: відповідальність покладено тільки на одну особу, яка повністю контролює та керує процесом.

Можливий мінус: може виникати ситуація (наприклад, наприкінці або на початку року), коли в замовника значно збільшується потреба в закупівлях товарів, послуг і коли одна уповноважена особа може не впоратися з навантаженням, неефективно організувати процес роботи відділу або взагалі не налагодити її. Мінусом також може бути й те, що за Законом відповідальність покладено тільки на одну уповноважену особу,  у зв’язку із цим інші працівники можуть неналежно ставитися до поставлених завдань. У такому випадкові необхідно окремим організаційно-розпорядчим документом (наказом, положенням про структурний підрозділ, посадовою інструкцією тощо) визначати завдання, обов’язки і відповідальність працівників (робітників) при виконанні ними роботи на певній посаді (у відділі організації закупівель).

Другий приклад моделі: поділ на предмети закупівлі

Наприклад, це має такий вигляд:

• уповноважена особа № 1 відповідальна за закупівлю комунальних послуг (наприклад: електроенергії та її розподілу, послуг теплопостачання, водовідведення…);
• уповноважена особа № 2 відповідальна за закупівлю інформаційних і телекомунікаційних систем (наприклад: комп’ютери, принтери, допоміжні до них запчастини…);
• уповноважена особа № 3 відповідальна за закупівлю робіт;
• уповноважена особа № 4 відповідальна за закупівлю господарського забезпечення (послуги з охорони приміщень, страхування майна, прибирання…);
• уповноважена особа № 5 відповідальна за закупівлю транспортного забезпечення (ремонт, технічне обслуговування, страхування…).

Залежно від потреб та зважаючи на специфіку й напрями діяльності підприємства (замовника), призначають необхідну кількість уповноважених осіб.

Можливі плюси такої моделі: кожна окрема уповноважена особа займається саме тією галуззю закупівель, в якій найбільше розуміється.

Можливі мінуси: можуть з’являтися непередбачувані закупівлі, потрібно буде приймати окремі розпорядчі рішення щодо відповідальності та покладення функцій з організації та проведення таких закупівель. Ще один мінус: нерідко бувають ситуації, коли в замовника протягом року потреба, наприклад, у закупівлі робіт незначна (один-два тендери), у той же час закупівля господарських чи телекомунікаційних послуг відбувається декілька разів на місяць. Така нерівномірність навантаження між уповноваженими особами за даною моделлю потребує визначення необхідної кількості уповноважених осіб за відповідним предметом закупівлі.

Третій приклад моделі розділення відповідальності за типами закупівель / процедурами закупівель

Наприклад, це має такий вигляд:

• уповноважена особа № 1 відповідальна за закупівлі, укладені без використання електронної системи закупівель (звіти про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи);
• уповноважена особа № 2 відповідальна за спрощені закупівлі;
• уповноважена особа № 3 відповідальна за переговорні процедури закупівлі (та інші: торги з обмеженою участю, конкурентний діалог);
• уповноважена особа № 4 відповідальна за відкриті торги;
• уповноважена особа № 5 відповідальна за відкриті торги з публікацією англійською мовою.

Можливий плюс такого поділу: кожним окремим процесом займається конкретна відповідальна особа, систематична робота.

Можливий мінус такого поділу: різний рівень навантаження осіб (наприклад, одна уповноважена особа може проводити за місяць 50 закупівель, інша — усього три).

Четвертий приклад моделі розділення допорогових та надпорогових закупівель між уповноваженими особами

Наприклад, це має такий вигляд:

• уповноважена особа № 1 проводить спрощені закупівлі (усе, що нижче порогів, передбачених ч. 1 ст. 3 нового Закону). Працює зі звітами про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
• уповноважена особа № 2 проводить усі надпорогові закупівлі (що вище порогів, передбачених ч. 1 ст. 3 нового Закону). Проводить усі процедури закупівлі (відкриті торги, переговорну процедуру, торги з обмеженою участю, конкурентний діалог).

Можливий плюс такого поділу: кожним окремим процесом займається конкретна відповідальна особа, систематична робота.

Можливий мінус такого поділу: різний рівень навантаження осіб (наприклад, одна уповноважена особа може проводити за місяць 50 закупівель, інша — усього десять). Якщо в підприємства велика кількість допорогів або надпорогів, то одна особа може не впоратися.

П’ятий приклад моделі — змішаний: тендерний комітет й уповноважена особа

Наприклад, це має такий вигляд:

• уповноважена особа проводить спрощені закупівлі та працює зі звітами про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
• тендерний комітет проводить процедури закупівель (відкриті торги, переговорну процедуру, торги з обмеженою участю, конкурентний діалог) до початку 2022 року.

Можливий плюс такого поділу: плавний перехід від тендерного комітету до уповноваженої особи.

Можливий мінус такого поділу: можливість проводити закупівлі тендерному комітетові тільки до 2022 року, тобто все одно потрібно готуватися до повного переходу на уповноважених осіб.

Приклади загальних моделей розглянули, не забуваймо, що в кожній моделі також можуть існувати інші працівники замовника або може бути створена робоча група, які допомагатимуть уповноваженим особам.

Далі розглянемо конкретні реальні приклади підприємств-замовників, які вже впровадили в себе уповноважених осіб.

Приклад першого замовника — Національного наукового центру «Харківський фізико-технічний інститут»

Особливості замовника:

• має 10 філій, без права юридичної особи;
• загальна кількість процедур закупівель за 2019 рік — 47;
• загальна кількість допорогових закупівель за 2019 рік — 71;
• загальна кількість прямих договорів (до 50 тис. грн) за 2019 рік — 829.

У науковому центрі на базі відділу закупівель запроваджено інститут уповноважених осіб під керівництвом його начальника, що організовує їхню роботу.

В організації працюють:

1. уповноважена особа № 1 (керівник відділу закупівель, призначений із січня 2018 року), відповідальна за всі закупівлі понад 200 тис. грн;
2. уповноважена особа № 2 (провідний фахівець з публічних закупівель, призначений із січня 2018 року), відповідальна за всі закупівлі,  що менше 200 тис. грн;
3. уповноважена особа № 3 — з 2020 року. Зважаючи на очікувані зміни до Закону про публічні закупівлі та набуту практику діяльності уповноважених осіб, в організації призначено провідного фахівця з публічних закупівель, відповідального за всі закупівлі комунальних послуг та енергоносіїв; 
4. у зв’язку зі введенням нового Закону, з 19.04.2020 заплановано призначити ще одну уповноважену особу, відповідальну за закупівлі до 50 тис. грн.

Додатково, під конкретну закупівлю створюють робочу групу, яка бере участь у розгляді тендерних пропозицій / пропозицій або обґрунтуванні звітування про укладений договір. Рішення робочої групи має дорадчий характер. Крім цього, відбувається внутрішня реорганізація закупівельних процесів щодо концентрації коштів загального фонду на рахунках юридичної особи. Раніше кошти розподіляли між філіями. Така концентрація дасть можливість виявити та конкретизувати нові категорії закупівель. Унаслідок цього передбачено призначення додаткових уповноважених осіб за новими категоріями. У цьому разі призначення уповноважених осіб відбуватиметься за іншими категоріями  — розділення відповідальності за конкретними кодами ДК 021:2015.

Приклад другого замовника — Українського інституту експертизи сортів рослин

Особливості замовника:

• загальна кількість процедур закупівель за 2019 рік — 223;
• загальна кількість прямих договорів (звіт про укладений договір) за 2019 рік — 531;
• має 24 філії.

Уповноважених осіб поділено таким чином:

• працюють 25 уповноважених осіб;
• для уповноважених осіб не введено додаткових штатних одиниць, додаткові функції покладено на працівників зі штатної чисельності;
• визначення уповноваженої особи, відповідальної за конкретну закупівлю, здійснює автоматично спеціалізоване програмне забезпечення, але в разі потреби рішення про визначення уповноваженої особи можна змінити вручну.

Очолює та корегує роботу уповноважених осіб керівник групи уповноважених осіб. Згідно з внутрішнім положенням замовника, такий керівник групи уповноважених осіб має право:

• самостійно в режимі on-line визначити іншу, відмінну від автоматично визначеної інформаційною системою, уповноважену особу відповідальною за організацію та проведення закупівлі за погодженим клопотанням про закупівлю;
• приймати рішення про визначення типу процедури закупівлі конкретного предмета закупівлі;
• звертатися до керівника замовника з письмовим клопотанням про здійснення закупівлі конкретних товарів (робіт, послуг).

В організації уповноважених осіб розділено за категоріями:    

1. уповноважена особа 1-ї категорії — уповноважена особа, відповідальна за організацію та проведення процедур закупівлі, не віднесеної до переліку консолідованих, для потреб окремої філії або центрального апарату очікуваною вартістю до 500 тис. грн;
2. уповноважена особа 2-ї категорії — уповноважена особа, відповідальна за організацію та проведення процедур консолідованих закупівель. Це — електроенергія, паливно-мастильні матеріали, автотранспорт, сільгосптехніка, мінеральні добрива тощо для потреб кількох філій або всієї мережі;
3. уповноважена особа 3-ї категорії — уповноважена особа, відповідальна за організацію та проведення процедур закупівель за конкурентною процедурою певного виду, а також закупівель з очікуваною вартістю предмета закупівлі, що перевищує визначену розпорядчим рішенням замовника, а саме більше 500 тис. грн.

Для підготовки тендерної документації та/або оголошення про проведення допорогової закупівлі (з 19.04.2020 — спрощеної закупівлі), а також вимог до предмета закупівлі уповноважена особа може залучати інших співробітників замовника. За рішенням керівника замовника може бути утворена робоча група у складі співробітників для розгляду тендерних пропозицій / пропозицій. У разі утворення робочої групи уповноважена особа є її головою та організовує її роботу. Робоча група бере участь у розгляді тендерних пропозицій / пропозицій, у проведенні переговорів у разі здійснення переговорної процедури, а рішення робочої групи має дорадчий характер.

Уповноважена особа має право за потреби звертатися до ініціатора закупівлі, керівників інших структурних підрозділів та філій з вимогою про надання допомоги:

• у формулюванні вимог до предмета закупівлі, у тому числі технічного та експлуатаційного характеру;
• у наданні роз’яснень за зверненнями учасників закупівлі / допорогової закупівлі (з 19.04.2020 спрощеної закупівлі);
• у процесі розгляду тендерної пропозиції / пропозиції учасника закупівлі на відповідність вимогам до предмета закупівлі.

Таку допомогу надають уповноваженій особі не пізніше наступного робочого дня після дня звернення.

Приклад третьогозамовника — Чопської міської ради

Особливості замовника:

• загальна кількість процедур закупівель за 2019 рік — 9;
• загальна кількість прямих договорів (звіт про укладений договір) за 2019 рік — 138;
• ухвалили рішення 2020 року проводити всі закупівлі понад 50 тис. грн через електронну систему закупівель.

В організації працюють:

1. уповноважена особа № 1 відповідальна за закупівлі робіт і послуг від 50 тис. грн, тобто за всі процедури закупівель, що перевищують пороги, передбачені Законом;
2. уповноважена особа № 2 відповідальна за закупівлі товарів від 50 тис. грн до порогів, передбачених Законом. А також за всі закупівлі, що менше 50 тис. грн.

Перед тим як зупинятися на будь-якій з вищенаведених моделей або готувати свою індивідуальну, рекомендуємо замовникові зважати на свою специфіку, сферу діяльності, попередній досвід, обсяги закупівель, кількість співробітників та інші показники, які впливають на специфіку роботи уповноваженої особи.

Тому не зволікайте та обирайте таку модель роботи уповноважених осіб, яка найбільш оптимальна для вас!

Висловлюємо окрему подяку замовникам, які надали показники та моделі роботи своїх уповноважених осіб і ще до введення в дію нового Закону встигли впровадити уповноважених осіб: Георгієві Яковлеву (Національний науковий центр «Харківський фізико-технічний інститут»), Аттілі Ковчі (Український інститут експертизи сортів рослин), Оксані Островській (Чопська міська рада).

Детально про призначення уповноваженої особи читайте в статті: «Призначення уповноваженої особи: враховуємо обмеження, встановлені Законом України «Про запобігання корупції».

Корисні статті за темою на порталі RADNUK.COM.UA:

• «Від тендерного комітету до уповноваженої особи, хто за які закупівлі відповідає в перехідний період?»;
• «Одна уповноважена особа = одне положення про діяльність уповноваженої особи. Чи ні?»;
• «Усе, що потрібно знати про уповноважену особу, або Організація закупівельної діяльності за новим Законом»;
• «Усе, що потрібно знати про уповноважену особу, або Організація закупівельної діяльності за новим Законом (частина II)».

Додатково пропонуємо переглянути вебінар на тему: Особливості призначення уповноважених осіб