З метою виконання вимог Закону України «Про здійснення державних закупівель» від 10.04.2014 р.№ 1197-VII та спрощення процесів оприлюднення інформації про державні закупівлі 21.07.2014 було завершено черговий етап модернізації веб-порталу Уповноваженого органу. Для оприлюднення документів на веб-порталі Уповноваженого органу, було запроваджено безоплатне робоче місце замовника для роботи з веб-порталом (Веб-сервіс), та платні сервісні послуги Кабінет Замовника та Кабінет Замовника з електронно-цифровим підписом (Далі – Кабінет Замовника з ЕЦП).
Замовник може скористатися платними послугами доступу до веб-порталу і укласти договір на сервісні послуги доступу до Кабінету замовника та Кабінету Замовника з ЕЦП. Такі послуги надаються на підставі укладеного договору, який можна завантажити з веб-порталу Уповноваженого органу (tender.me.gov.ua).
Плата за такі сервісні послуги становить:
Кабінет замовника – підключення послуги становить 540 грн. та щомісячна абонплата – 90 грн.
Кабінет замовника з електронно-цифровим підписом – підключення послуги становить 540 грн., щомісячна абонплата – 225 грн. Окрім того, для користування Кабінетом замовника з ЕЦП необхідно отримати електронний підпис та електронну печатку, за які потрібно буде додатково оплатити чималу суму, завдяки чому комітет з конкурсних торгів «влітає в копійчину».
В зв’язку з численними клопотаннями замовників торгів, активних громадських організацій, в тому числі редакції журналу «Радник в сфері державних закупівель» було створено безоплатний доступ до веб-порталу Уповноваженого органу – Веб-сервіс замовника. Але вже з першою спробою його використання виявились певні складнощі при подачі документів. Пов’язано це з тим, що Веб-сервіс є повністю автоматизованою системою, і всі надані замовником документи опрацьовується комп’ютером, а не оператором.
Для того аби подані документи було прийнято на оприлюднення, замовники мають ретельно дотримуватись особливостей заповнення форм, що знаходиться в Додатку 1 Тимчасового порядку роботи з веб-порталом Уповноваженого органу «Державні закупівлі», затвердженого наказом ДП «Зовнішторгвидав України» № 72 від 23.07.2014 (далі – Тимчасовий порядок). При вході до Веб-сервісу замовника в розділі «Документи» (Рис.1) з’являється таблиця з переліком усіх документів, що було подано на оприлюднення.
В функціональній частині даного розділу в «Статусі обробки» та «Статусі документу» (Рис.2) відображається етап на якому знаходиться поданий Замовником документ.
«Статус обробки» відображає один зі статусів: «оброблено», «в обробці».
«Оброблено» (Рис.3) означає що поданий документ пройшов опрацювання системою веб-порталу, та буде оприлюднений в строки визначені Тимчасовим порядком.
Статус «в обробці» (Рис.4) вказує на документ який ще не пройшов перевірку системою, та не може бути оприлюднений на «веб-порталі» доки не отримає статус «оброблено».
В колонці «статус документу» статус «Подана на оприлюднення» (Рис. 5) надається документу, який успішно пройшов верифікацію та автоматично включений у чергу для оприлюднення.
У випадку неможливості автоматичної обробки документа на Веб-сервісом, коли такий документ потребується втручання оператора Підприємства, статус документа буде відображати «В черзі» (Рис. 6)
Якщо після подачі документу через Веб-сервіс, замовником було виявлено, що колір фону рядка з даними про документ змінився на рожевий, це означає, що під час оформлення документу було допущено помилку. Пересвідчитись в цьому можна через статус документа, в якому буде відповідна позначка «Помилка». (Рис. 7)
Для того, щоб дізнатися більш детальну інформацію, в чому саме полягає помилка, допущена у результаті оформлення документів, можна у розділі «Квитанції» (Рис 8) натиснувши на «іконку перегляду» , яка знаходиться в колонці «Дії».
Відкривається розділ «Перегляд квитанції» (Рис 9) в якому зазначено детальні причини відмови в оприлюдненні документу.
Звичайно, причин відмови в оприлюдненні документу може бути безліч, проте далі ми обговоримо найбільш розповсюдженіші, які пов’язані з тим, що система веб-сервісу запрограмована на перевірку не змісту поданої інформації, а її символьній відповідності закладеним в програмі стандартам введення певних даних.
Такі помилки пов’язані з тим, що під час подання оголошення Замовником буде зазначено якісь інші символи, ніж ті що запрограмовані системою, комп’ютер «прочитає» це як помилку і відмовить від подальшого опрацювання документу.
Тож, найбільш розповсюдженими технічними помилками які допускає Замовник під час подання документу на оприлюднення є:
1. Тип помилки:
Причина відмови: Замовником після коми було зазначено «00» та пробіл, що рахується як третій знак після коми.
Усунення помилки: Системою веб-сервісу запрограмовано, що в полях «Очікувана вартість закупівлі», «Ціна акцептованої пропозиції», «Вартість договору» зазначається число в десятковому форматі з двома знаками після коми.
Тобто, при заповнені пунктів «Очікувана вартість закупівлі», «Ціна акцептованої пропозиції», «Вартість договору» Замовникам необхідно відслідковувати, щоб сума була зазначена чітко з двома знаками після коми. Окрім того, в зазначеній сумі не можуть зазначатися будь-які інші розділові знаки, в тому числі і пробіл.
2. Тип помилки:
Причина відмови: Замовником в полі «Валюта пропозиції» було зазначено скорочення валюти «грн.».
Усунення помилки: Системою веб-сервіс та Додатком 1 Тимчасового порядку передбачено введення коду валюти закупівлі відповідно до міждержавних стандартів. А саме: UAH – Українська гривня, USD – долар США, RUB –Російський рубль, EUR – Євро, GBP – Английский фунт стерлингов.
3. Тип помилки:
Причина відмови: Під час оформлення оголошення в полі «Кількість» не було зазначено обсяг виконання робіт.
Усунення помилки: Система запрограмована таким чином, що поле «Кількість» передбачає необхідність введення числа та одиниці виміру, що позначають кількість предмета закупівлі, обсяг робіт чи надання послуг.
Окрім того затвердженою формою оголошень, передбачено пункт «Кількість товарів або обсяг виконання робіт чи надання послуг», що зобов’язує Замовника вказувати кількість/обсяг, навіть якщо Замовник проводить закупівлю послуг або робіт.
4. Тип помилки:
Причина відмови: В полі «Код предмета закупівлі» Замовником зазначено як 19.20,2.
Усунення помилки: Система запрограмована на перевірку символьній відповідності, і в тому числі розділових знаків. Наприклад, якщо системою визначено зазначення крапки, будь-які інші розділові знаки
будуть вважатися помилкою і оприлюднення такого оголошення буде відмовлено.
Зверніть увагу! Код предмета закупівлі необхідно зазначати у строгій відповідності до
Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого Наказом № 921 від 26.07.2010 (зі змінами).
5. Тип помилки:
Причина відмови: В полі «Час кінцевого строку» Замовником зазначено «9:00»
Усунення помилки: Додатком 1 Тимчасового порядку роботи з веб-порталом визначено, що в полі «Час кінцевого строку» необхідно ввести час у форматі «гг:хх», де гг – години, хх – хвилини.
Тобто, в даному випадку Замовнику необхідно було зазначити «09:00».
Також, Замовникам необхідно бути пильними при заповненні поля «Класифікатор». Адже зазначення зайвого символу, або іншого розділового знаку буде причиною відмови в оприлюднені оголошення. Отже в полі «Класифікатор» зазначається лише:
ДК 016:2010 – при використанні Державного класифікатора продукції та послуг ДК 016:2010;
ДК 018:2000 – при використанні Державного класифікатора будівель та споруд ДК 018-2000;
ДК 015:97 – при використанні Державного класифікатора видів науково-технічної
діяльності ДК 015-97;
ДСТУ Б Д.1.1-1:2013 – при використанні Правил визначення вартості будівництва ДСТУ
Б.Д.1.1-1:2013;
ДК 003:2010 – при використанні Класифікатора професій ДК 003:2010.
Проаналізувавши вищезазначені помилки, можна зробити висновок, що такі помилки є дрібними механічними опечатками, які можна уникнути при роботі з сервісною послугою «Кабінет замовника». Проте трапляються випадки коли при переході від безоплатного доступу «Веб-сервіс Замовника» до «Кабінету Замовника» система веб-порталу дає збій.
Наприклад. Розпочавши процедуру закупівлі та оприлюднивши оголошення через безоплатний Веб-сервіс, Замовник торгів паралельно почав перехід на сервісну послугу доступу до веб-порталу – «Кабінет Замовника». На момент розкриття пропозиції вже було укладено договір з ДП «Зовнішторгвидав» і комітет з конкурсних торгів мав доступ до «Кабінету Замовника». Але під час переходу від безоплатного доступу до сервісної послуги доступу, система видала помилку при цьому анулювавши час подання пропозиції і час розкриття пропозиції конкурсних торгів. І під час перегляду оприлюдненого оголошення замість зазначеного часу Учасники і Замовник торгів бачили «00:00», що суперечить оприлюдненій документації і вводить в оману потенційних Учасників торгів, та тягне за собою оскарження процедури закупівлі. Тому, при переході з безоплатного доступу на сервісну послугу доступу Замовникам необхідно бути пильними і перевіряти відповідність інформації оприлюдненого оголошення поданому. А у разі виявленні такої неприємності потрібно підготувати лист (Рис. 4) з обґрунтуванням проблеми і звернутись в письмовій формі до ДП «Зовнішторгвидав», на правах зареєстрованого користувача. Адресу та телефони розміщені на головній сторінці сайту www.tender.me.gov.ua у розділі контакти, згідно якої ДП «Зовнішторгвидав України» розміщено за адресою: вул. Воровського 22, м. Київ, 01601, тел. (044) 281-42-87. Якщо помилка в оголошенні допущенна в результаті збою системи веб-порталу, оператори внесуть відповідні зміни на безоплатній основі.
Не зважаючи на те яким способом Замовниками торгів було оприлюднено інформацію про закупівлю, через безкоштовний «Веб-сервіс замовника» або через платну сервісну послугу «Кабінет замовника», комітету з конкурсних торгів, необхідно пам’ятати про письмове підтвердження змісту поданого документу. Адже навіть подана інформація про закупівлю, яка не була в подальшому підтверджена письмово із зазначенням індивідуального вхідного номера, що було присвоєно, або із зазначенням вхідного номера з помилкою, не буде опрацьована та буде вважатися неподаною.