Затвердження річного плану та зміни до нього є, по суті, заключним етапом у процесі планування закупівель для замовника. Цей процес не завжди і не для всіх є простим, зокрема заважаючи на введення в дію Закону України «Про публічні закупівлі» в новій редакції. Останнім часом до редакції часто надходять різнопланові запитання щодо процесу планування та затвердження річного плану закупівель, у тому числі спрощених закупівель, розподілу повноважень та обов’язків між уповноваженою особою (далі — УО) й тендерним комітетом щодо формування річного плану. Тому в статті розглянемо деталі організації закупівельної діяльності та розберемо поради щодо вдалого та повноцінного завершення процесу планування.
Планування має передувати закупівлі
Щоб відповісти на питання, які виникають у замовників стосовно організації закупівельної діяльності, у тому числі щодо їх перепланування, починаючи з 19.04.2020, необхідно ознайомитися з низкою змін, внесених Законом України «Про внесення змін до Закону України “Про публічні закупівлі” (далі — Закон) та деяких інших законодавчих актів України щодо вдосконалення публічних закупівель», згідно з яким вводять у дію нову редакцію закупівельного закону.
Тож, згідно зі статтею 4 Закону, яка регулює планування закупівель та інші передумови здійснення закупівель, замовник здійснює планування на підставі наявної потреби в закупівлі товарів, робіт і послуг.
Заплановані закупівлі замовник включає до річного плану закупівель. Цей план та зміни до нього він безоплатно оприлюднює в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. При цьому закупівля відбувається саме відповідно до річного плану, який має відображати наявну потребу в закупівлі.
Отже, законодавчо встановлено, що планування в будь-якому разі має передувати здійсненню закупівель.
Додатка до річного плану тепер не буде
Звертаємо увагу, що з 19.04.2020 зникає поняття додатка до річного плану закупівель, у якому раніше відображалися допорогові закупівлі: з 19.04.2020 абсолютно всі придбання товарів/робіт/послуг, що відбуваються відповідно до Закону, мають бути відображені саме в річному плані закупівель.
Законом передбачено інформацію, яка повинна міститися в річному плані закупівель та зобов’язано замовника вказувати такі дані, як розмір бюджетного призначення та/або очікувану вартість предмета закупівлі, вид закупівлі (процедура закупівлі або спрощена закупівля, або договір без використання системи), орієнтовний початок проведення тощо.
Варто пам’ятати, що замовникові заборонено придбання товарів, робіт і послуг та укладення договорів про закупівлю до/без проведення конкурентних процедур закупівель/спрощених закупівель.
Замовник також не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів/спрощених закупівель або застосування цього Закону, у тому числі євроторгів, які оприлюднюють додатково англійською мовою.
Розподіл обов’язків між тендерним комітетом та уповноваженою особою
Закон передбачає можливість існування до 01.01.2022 одночасно як тендерного комітету, який може бути відповідальним виключно за проведення надпорогових процедур закупівель, так і уповноважених осіб, які можуть бути відповідальними як за надпорогові процедури, так і за спрощені закупівлі одночасно.
Основні функції та повноваження уповноваженої особи визначені статтею 11 Закону. Планування закупівель, формування річного плану, вибір процедури закупівель та інші дії, передбачені Законом, належать до обов’язків уповноваженої особи.
Натомість ст. 11 Закону виключає можливість для тендерного комітету бути відповідальним за спрощені закупівлі. Зауважимо, що тендерний комітет та уповноважена особа не можуть одночасно відповідати за одні і ті ж процедури закупівлі, тобто так зване перехрещення компетенції недопустиме.
Отже, спрощені закупівлі планують і проводять виключно уповноважені особи.
Водночас розділом X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону встановлено, що до 01.01.2022 відповідальним за організацію та проведення конкретних процедур закупівель замовник має право визначити й тендерний комітет (комітети), який матиме ідентичні до уповноваженої особи повноваження. Однак вони стосуватимуться виключно питань надпорогових закупівель, які й планує такий комітет (комітети).
Фактичне планування видатків є передумовою планування майбутніх закупівель
До того ж замовникам варто пам’ятати, що процес планування закупівель нерозривно пов’язаний із виділенням коштів для фінансування закупівлі товарів, робіт і послуг і має відмінності у підприємств та бюджетних організацій.
Ті відносини, що виникають у процесі складання, розгляду, затвердження, виконання бюджетів, регулює бюджетне законодавство. Вони передбачають, що головні розпорядники, керуючись відповідними вказівками Мінфіну, встановлюють для розпорядників нижчого рівня граничні обсяги видатків бюджету, розробляють і повідомляють розпорядникам нижчого рівня інші показники, яких вони повинні дотримуватися відповідно до законодавства і які необхідні для правильного визначення видатків бюджету, забезпечують складення проєктів кошторисів на бюджетні програми.
На підприємствах, згідно з Господарським кодексом України, складають фінансовий план, який є основним плановим документом державного підприємства, відповідно до якого підприємство отримує доходи і здійснює видатки, визначає обсяг та спрямування коштів для виконання своїх функцій протягом року відповідно до установчих документів.
Тому фактичне планування видатків як у бюджетних організаціях, так і на підприємствах є передумовою планування майбутніх закупівель.
З огляду на це, при складанні кошторисів та фінансових планів, які передують виділенню коштів, тендерні комітети або уповноважені особи замовників можуть аналізувати закупівлі, здійснені в минулі періоди, та визначати потреби щодо організації саме закупівельної діяльності на поточний рік.
Отже, у кожного замовника має бути внутрішня робота зі збору та визначення наявної потреби, фіксації необхідності застосування тих чи інших методів закупівель, розрахунку очікуваної вартості тощо.
Таку роботу внутрішніх підрозділів, які задіяні у процесі як планування видатків, так і майбутніх закупівель, мають вести таким чином, щоб забезпечити вчасну і коректну роботу тендерного комітету та/або уповноважених осіб.
Тож замовникові доцільно до початку календарного/бюджетного року, а у нинішній ситуації із введенням в дію Закону — з 19.04. 2020, провести консолідацію всіх майбутніх предметів закупівлі, які необхідно придбати, кодифікувати їх згідно з Єдиним закупівельним словником.
Корегуємо заново річні плани, зважаючи на нові вимоги
Річні плани закупівель усіх без винятку замовників після введення в дію Закону мають бути відкориговані або затверджені заново, зважаючи на нові вимоги щодо вартісних меж та методів закупівель.
Усі без винятку допорогові закупівлі, за якими до 18.04.2020 включно не було укладено договори про закупівлю, мають бути переглянуті та заплановані згідно з новими вартісними межами та способами закупівлі.
У разі якщо в замовника продовжуватимуть діяти як тендерний комітет, так і уповноважені особи, положення про них можуть містити конкретизацію за певними ознаками, хто і які закупівлі здійснюватиме. Тож замовникам, які на перехідний період вирішили залишити і тендерний комітет, і уповноважену особу, слід визначитися, яким чином розподілити між ними компетенцію та відповідальність, у тому числі — за складення річного плану закупівель, а отже — і вибір процедур та методів закупівель.
Відповідно внесення інформації в електронну систему та планування власної закупівельної діяльності здійснюватиме кожен у межах наданих йому і закріплених у положенні та розпорядчому рішенні повноважень.
У замовника немає потреби у проведенні процедур закупівель та спрощених закупівель
Якщо ж у замовника немає потреби у здійсненні процедур закупівель та спрощених закупівель, то тендерний комітет або уповноважену особу призначати не потрібно. Достатньо визначити працівника, який відповідатиме за внесення необхідної інформації щодо закупівель в електронну систему, у тому числі вчасно прозвітує про укладені договори.
Наразі у Верховній Раді України зареєстровано проект Закону України «Про внесення змін до Закону України “Про публічні закупівлі” та деяких інших законодавчих актів України (щодо вдосконалення процедури оскарження в процесі здійснення публічних закупівель)» від 20.12.2019 № 2652, згідно якого планується все ж таки закріпити за уповноваженими особами функції щодо відображення у електронній системі закупівель інформації про допорогові закупівлі до 50 тисяч гривень.
Але до прийняття цих змін замовник має визначити, хто в організації відповідатиме за розміщення інформації про закупівлі, вартість яких є меншою 50 тисяч гривень, оскільки законодавство імперативно встановлює необхідність оприлюднення звітів щодо договорів про закупівлю, укладених без використання електронної системи закупівель протягом трьох робочих днів з дня укладення такого договору або іншого документа, що підтверджує придбання. Такою особою може бути як член тендерного комітету, так і уповноважена особа, так і інший працівник замовника
Висновки
- Розподіл повноважень та відповідальності між тендерним комітетом та уповноваженою особою має здійснити сам замовник.
- З 19.04.2020 усі закупівлі, що здійснюють відповідно до Закону, незалежно від їх суми, відображають у річному плані закупівель, існування додатка до річного плану закупівель для планування допорогових закупівель не передбачено.
- Усі допорогові закупівлі, за якими до 18.04.2020 включно не було укладено відповідні договори про закупівлю, з 19.04.2020 мають бути переглянуті та заплановані згідно з новими вартісними межами та способами закупівлі.
- Замовник має визначити, хто в організації відповідатиме за розміщення інформації про закупівлі, вартість яких є меншою 50 тисяч гривень. Такою особою може бути як член тендерного комітету, так і уповноважена особа, так і інший працівник замовника.
Детально про призначення уповноваженої особи читайте в статті: «Призначення уповноваженої особи: враховуємо обмеження, встановлені Законом України «Про запобігання корупції»
Більше про важливі аспекти планування закупівель читайте на порталі RADNUK.COM.UA в статтях:
- «Представник Мінекономіки: передумови здійснення публічних закупівель».
- «Планування однієї закупівлі за декількома КЕКВ».
- «Моніторинг встановив порушення, що орієнтований початок процедури закупівлі в річному плані не відповідає оголошеній закупівлі».
- «Про скасування висновку офісу Держаудитслужби як такого, що не відповідає критеріям обґрунтованості та вмотивованості та прийняття рішення чи є ДП замовником»
Додатково пропонуємо переглянути вебінар на тему: Планування закупівель