Нова редакція Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), що вступить у дію з 19.04.2020, серед інших нововведень передбачає запровадження нового поняття «спрощені закупівлі» та передбачає обов’язкове їх проведення з використанням електронної системи закупівель. Як визначено Законом, спрощена закупівля — це придбання замовником товарів, робіт і послуг, вартість яких дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою за вартість, що встановлена в пунктах 1 і 2 частини першої статті 3 Закону. То чи всі закупівлі, що потрапляють у цей ціновий діапазон, мають відбуватися в «Прозорро»? Давайте розберемось.Порядок проведення спрощених закупівель визначений статтею 14 Закону. Проте, як відомо, з будь-яких правил є винятки. Так, перелік випадків незастосування порядку проведення спрощеної закупівлі визначений пунктом 7 статті 3 Закону. Він доволі схожий на перелік випадків для застосування переговорної процедури для надпорогових закупівель у чинній редакції Закону, тому досвідченим закупівельникам буде нескладно розібратись, проте є і нововведення.
Вісім винятків, коли замовник може не застосовувати спрощену закупівлю
Отже, замовник у окремих випадках може здійснити закупівлю без застосування порядку проведення спрощених закупівель. Далі розглянемо кожен виняток окремо.
Виняток 1. Якщо було двічі відмінено спрощену закупівлю через відсутність учасників. При цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, вимоги до учасника не повинні відрізнятися від тих, що були визначені замовником в оголошенні про спрощену закупівлю.
Тут усе зрозуміло: спрощену закупівлю двічі оголошували, але вона не відбулася через відсутність учасників. Сміливо укладайте договір поза електронною системою закупівель, проте не забувайте, що предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, вимоги до учасника не повинні відрізнятися від тих, що були визначені замовником в оголошенні про спрощену закупівлю.
Виняток 2. Якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання за наявності одного з таких випадків:
- предмет закупівлі полягає у створенні або придбанні витвору мистецтва або художнього виконання;
- укладення договору про закупівлю з переможцем архітектурного або мистецького конкурсу;
- відсутність конкуренції з технічних причин;
- існує необхідність захисту прав інтелектуальної власності;
- укладення договору про закупівлю з постачальником «останньої надії» на постачання електричної енергії або природного газу.
Ця підстава для укладення прямого договору може бути застосована в разі, наприклад, укладення договору про виготовлення рекламного ролика, якщо сценарій для нього був обраний за результатами проведення конкурсу. Обґрунтуванням у такому випадкові слугуватимуть документи щодо оголошення та визначення результатів такого конкурсу. Інший приклад — це необхідність придбання програмного забезпечення або користування певною автоматизованою системою, право інтелектуальної власності щодо яких належить лише одному суб’єктові господарювання. У такому випадкові замовник має обґрунтувати, чому лише цей програмний засіб або автоматизована система відповідає його вимогам.
Виняток 3. Якщо існує нагальна потреба в здійсненні закупівлі у зв’язку з:
- виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовниками строків для проведення спрощеної закупівлі;
- оскарженням прийнятих рішень, дій чи бездіяльності замовника після оцінки тендерних пропозицій учасників в обсязі, що не перевищує 20 відсотків від очікуваної вартості тендеру, який оскаржують;
- розірванням договору про закупівлю з вини учасника на строк, достатній для проведення тендеру, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в договорі про закупівлю, розірваному з вини такого учасника.
Об’єктивними обставинами, що унеможливлюють дотримання строків для проведення спрощеної закупівлі можна вважати надзвичайні або аварійні ситуації або ж загрозу їх виникнення, для ліквідації яких необхідно терміново здійснити закупівлю певних товарів, робіт або послуг. Наявність таких обставин має бути зафіксована, наприклад, комісією з надзвичайних ситуацій у результаті складання відповідного акта / протоколу тощо.
Можливість укласти прямий договір для забезпечення нагальної потреби в період оскарження оголошеного тендеру або у зв’язку з розірванням з вини учасника раніше укладеного договору про закупівлю — це нове в Законі. Щоб скористатися цими підставами для укладення договору, замовник має в обґрунтуванні підтвердити, що очікування завершення процедури у випадку її оскарження або оголошення нової процедури закупівлі / спрощеної закупівлі призведе до негативних наслідків. Як, наприклад, загроза зриву організації процесу харчування дітей у навчальному закладі в разі закупівлі послуг з харчування або загроза зупинки обладнання та припинення процесу виробництва в разі закупівлі запчастин та комплектуючих.
Виняток 4. Якщо після укладення договору про закупівлю в замовника виникла необхідність у постачанні додаткового обсягу товару в того самого постачальника, коли в разі зміни постачальника замовник був би вимушений придбати товар з іншими технічними характеристиками, що призвело б до виникнення несумісності, пов’язаної з експлуатацією і технічним обслуговуванням.
Закупівлю додаткового обсягу товару в того самого постачальника здійснюють протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість такого постачання не перевищує 50 відсотків ціни договору про закупівлю.
Наприклад, замовник придбав певне обладнання, об’єднане в мережу, а з часом з’явилась необхідність збільшити його кількість. Але для підключення до цієї мережі та коректної роботи нове обладнання має відповідати певним характеристикам, як і раніше придбане обладнання. У такому випадкові замовник може скористатись передбаченою Законом можливістю та укласти прямий договір з постачальником, з яким був укладений попередній договір про закупівлю такого обладнання. Таку можливість можна використати декілька разів, проте будьте уважні: прямі договори про закупівлю на цій підставі можна укладати протягом терміну, що не перевищує три роки з моменту укладення першого договору про закупівлю та загальна сума таких договорів не повинна перевищити 50 відсотків ціни основного договору про закупівлю.
Виняток 5. Якщо після укладення договору про закупівлю в замовника виникла необхідність у закупівлі додаткових аналогічних робіт чи послуг у того самого учасника. Можливість і умови таких додаткових робіт чи послуг можуть бути передбачені в основному договорі про закупівлю, укладеному за результатами проведення тендеру / спрощеної процедури.
Закупівлю додаткових аналогічних робіт чи послуг у того самого учасника здійснюють протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість таких робіт чи послуг не перевищує 50 відсотків ціни основного договору про закупівлю, укладеного за результатами проведення тендеру / спрощеної процедури.
Уявімо ситуацію: запланували поточний ремонт (наприклад, адмінприміщення), провели процедуру закупівлі, уклали договір з надавачем послуги й чекаємо на гарний результат. Аж тут з’ясовується, що під старими шпалерами ще й електричну проводку треба замінити, а під час складання дефектного акта й розроблення кошторису цього робити не планували. Тож якщо вартість додаткових послуг, необхідність яких ви не могли передбачити під час планування основної закупівлі, не перевищує визначених пунктами 1 і 2 частини першої статті 3 Закону вартісних меж, то маєте можливість укласти новий договір з тим же суб’єктом господарювання, з яким укладено попередній договір про закупівлю послуг. Але необхідність таких додаткових послуг має бути обов’язково підтверджена, наприклад, відповідним експертним висновком.
Виняток 6. Якщо відбувається закупівля послуг з адвокатської діяльності.
Ця підстава для незастосування порядку проведення спрощених закупівель не потребує додаткового пояснення: потрібні послуги адвоката. Закон дає право замовникові укласти прямий договір про закупівлю таких послуг (звісно, у межах вартості, що встановлена в пунктах 1 і 2 частини першої статті 3 Закону).
Виняток 7. Якщо закупівля товарів відбувається з використанням електронного каталогу.
Що ж таке електронний каталог та хто і як може його використовувати? Розглянемо детальніше ще одну з новинок Закону. Напевно, більшість з нас хоч раз користувалась послугами інтернет-магазинів. Це зручно, економить наш час та, зазвичай, гроші.
Електронний каталог — це такий собі інтернет-магазин для замовників у розумінні Закону.
Згідно з визначенням із Закону, електронний каталог — це систематизована база актуальних пропозицій, яку формує та супроводжує централізована закупівельна організація (ЦЗО) в електронній системі закупівель, а замовник використовує для відбирання постачальника товару (товарів), вартість якого (яких) є меншою за вартість, що встановлена в пунктах 1 і 2 частини першої статті 3 Закону.
Адміністраторами електронного каталогу є ЦЗО. Це означає, що ЦЗО формує категорії та профілі товарів, які будуть представлені в електронному каталозі, тобто визначає необхідні технічні характеристики таких товарів, а також здійснює кваліфікацію постачальників, що виявили бажання подати свої пропозиції до електронного каталогу.
Тобто замовникові не потрібно оголошувати допорогову закупівлю, чекати її завершення, перевіряти кваліфікацію постачальника. За нього це вже зробила ЦЗО.
Замовникові потрібно лише за допомогою фільтрів та відповідно до бажаних технічних характеристик обрати товар, який йому потрібен, після чого йому буде запропоновано кілька постачальників, які можуть продати цей товар. Також буде зазначена коротка інформація про постачальника, ціна товару (у різних постачальників вона може бути різною), умови поставки тощо. Замовник обирає постачальника, в якого хоче купити конкретний товар, додає цей товар у кошик і натискає кнопку «Купити». Протягом двох днів обраний постачальник зв’яжеться із замовником для укладення договору.
Крім того, у разі придбання товару з використанням електронного каталогу електронна система закупівель сама сформує чернетку звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. Після підписання договору з постачальником замовникові залишиться лише доповнити чернетку даними договору та опублікувати звіт.
На даний час в електронному каталозі Prozorro-Market представлені найпопулярніші серед державних замовників товари, такі як: офісні товари та приладдя, комп’ютерне обладнання, машини для обробки даних (апаратна частина), мережеве обладнання, нафта і дистиляти, медичні вироби та фармацевтична продукція й ін. (усього 17 категорій товарів, перелік яких поступово розширюватиметься).
Наразі електронний каталог Prozorro-market працює в пілотному режимі відповідно до Меморандуму щодо реалізації пілотного проекту «Електронні каталоги», підписаного 01.03.2019 державним підприємством «Прозорро», державною установою «Професійні закупівлі», державним підприємством «Медичні закупівлі України» та представниками електронних майданчиків, Інструкція щодо використання електронного каталогу затверджена наказом ДП «Прозорро» від 22.04.2019 № 16. Після вступу в дію нової редакції Закону структура, порядок формування та використання електронних каталогів будуть визначені Кабінетом Міністрів України.
Детальніша інформація про порядок використання електронного каталогу Prozorro-market доступна за посиланням https://cutt.ly/jrrL9qI.
Виняток 8. Якщо закупівля товарів і послуг відбувається в підприємств громадських організацій осіб з інвалідністю.
Закон передбачає для замовників можливість укладення договору про закупівлю без застосування порядку проведення спрощених закупівель у разі, якщо постачальником за таким договором буде підприємство громадської організації людей з інвалідністю.
Обґрунтованість застосування винятку та обов’язковість звітування
Отже, Закон передбачає підстави для незастосування порядку проведення спрощених закупівель, проте не визначає переліку або видів документів, які можуть свідчити про обґрунтованість застосування таких підстав. Обґрунтування вибору однієї з підстав для укладення договору без використання електронної системи закупівель — відповідальність замовника. Таким чином, обґрунтування підстави для незастосування спрощеної закупівлі замовник здійснює самостійно та індивідуально в кожному окремому випадкові.
За наявності підстав для незастосування порядку проведення спрощених закупівель відповідно до вимог Закону тендерний комітет / уповноважена особа замовника ухвалює рішення про укладення договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель, оформляє рішення протоколом, обов’язково зазначаючи обґрунтування такого рішення з посиланням на документи (за необхідності), що підтверджують наявність таких підстав (експертні, нормативні, технічні та інші документи).
Інформацію про заплановану закупівлю зазначають у Річному плані закупівель замовника та оприлюднюють відповідно до вимог статті 4 Закону (упродовж п’яти робочих днів з дня затвердження), а протягом трьох робочих днів з дня укладення договору про закупівлю замовник обов’язково має оприлюднити звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. Зверніть увагу, що обов’язок замовника звітувати в зазначений спосіб жодним чином не залежить від конкретної обставини, що стала винятком для незастосування порядку проведення спрощених закупівель. Отже, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель (аналог звіту про укладені договори) завжди необхідно оприлюднювати за фактом укладення договору без застосування порядку проведення спрощених закупівель та у строки, визначені Законом.
Про порядок проведення спрощених закупівель у системі ProZorro читайте в статті «Алгоритм проведення спрощеної закупівлі» — випуск журналу № 1 (100) за січень 2020 року, стор.11–15.
Вдалих закупівель!