Рішення № 5894-р/пк-пз від 18.06.2018. Оголошення № UA-2018-04-27-001118-a
Зміст порушення
Скаржник не погоджується з рішенням замовника стосовно відхилення його пропозиції та просить скасувати рішення про відхилення його пропозиції та рішення про визначення переможця процедури закупівлі.
У зв’язку із цим було розглянуто підстави відхилення пропозиції скаржника та встановлено викладене далі.
Відповідно до протоколу засідання тендерного комітету замовника від 22.05.2018 № 3 пропозицію скаржника було відхилено (не відповідає умовам документації на підставі вимог частини четвертої статті 30 Закону України «Про публічні закупівлі»).
За інформацією скаржника, він звернувся до замовника по роз’яснення щодо конкретних підстав відхилення. За інформацією скаржника, однією з підстав відхилення було надання копії не з оригіналу, а з копії документа, що посвідчує особу, уповноважену на підписання договору.
Скаржник з приводу цього зауважив, що у складі своєї пропозиції надав довідку із зазначенням прізвищ і посад осіб, уповноважених діяти від імені учасника, які мають право укласти договір про закупівлю за результатами торгів; протокол від 28.07.2017 № 1 загальних зборів учасників ТОВ «Y»; наказ від 28.07.2017 № 1 про прийняття посади; копію паспорта Сергієнка Олександра Володимировича, який є документом, що посвідчує особу, уповноважену на підписання договору.
Скаржник зауважує, що у складі його пропозиції розміщено всі заповнені сторінки паспорта, власноручно завірені Сергієнком О. В. (власником документа), з відбитком про правильність копії та датою завірення копії документа.
Скаржник, посилаючись на типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджену Постановою Кабінету Міністрів від 17.01.2018 № 55, та вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003, зазначив, що копією є документ, який засвідчує уповноважена на це особа (з відображенням особистого підпису цієї особи та інших необхідних реквізитів). Також із вказаних норм випливає, що копію засвідчують з оригіналу документа, вона має повністю відтворювати його форму та зміст.
На підставі наведеного скаржник зауважує, що у складі його пропозиції копія паспорта Сергієнка О. В. відтворена саме з оригіналу документа, завірена належним чином.Скаржник зауважує, що, згідно з умовами документації, замовник вимагав надання копії з оригіналу, а не сканованої копії оригіналу документа
Позиція органу оскарження
Згідно з пунктом 1 розділу ІІІ документації, усі документи (як завантажені файли), окрім заповненої електронної форми з окремими полями, в яких зазначено інформацію про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх установлення замовником), що подає учасник у складі своєї пропозиції, повинні бути скановані з оригіналів або копій (якщо про надання копій сказано в документації) документів у кольоровому режимі — у вигляді електронного (-их) файла (-ів) у форматі pdf, jpg, bmp, doc, docx тощо.
Якщо згідно з документацією передбачено надання копій, то всі копії документів повинні бути завірені нотаріально (у випадку, якщо це прямо передбачено документацією) або завірені підписом уповноваженої особи учасника та печаткою учасника процедури закупівлі (у разі наявності печатки).
Відповідно до пункту 6.2.4 розділу VI документації учасник повинен надати у складі пропозиції інформацію (довідку в довільній формі) про особу, що уповноважена підписувати договір про закупівлю в разі перемоги учасника в торгах.
Довідка повинна містити відомості про повноваження на підписання договору про закупівлю, наявність чи відсутність обмежень щодо можливості підписання договорів та зразок підпису.
У разі наявності обмежень щодо підписання договору, необхідності додаткового погодження з вищим органом (наприклад, загальними зборами, власником) тощо додатково необхідно надати документ про наявність в особи таких повноважень.
Також необхідно надати в складі пропозиції копію з оригіналу документа, що посвідчує особу, уповноважену на підписання договору.
Отже, документація не передбачала обов’язку надавати саме сканований оригінал документа, що посвідчує особу.
У складі пропозиції скаржника у файлі «25. Документи уповноваженої особи.pdf», зокрема, містяться:
- довідка від 11.05.2018 № 2804-05/18/2, в якій наведено інформацію про уповноважену особу, зокрема директора Сергієнка О. В.;
- протокол від 28.07.2017 № 1 загальних зборів учасників скаржника стосовно обрання Сергієнка О. В. директором;
- наказ від 28.07.2017 № 1 про призначення директора;
- паспорт Сергієнка О. В. з приміткою «Копія вірна» та підписом цієї особи.
Документація не містила окремих вимог щодо необхідності обов’язкового надання у складі пропозиції учасників саме сканованого оригіналу паспорта відповідної особи.
Виходячи з вищенаведеного, скаржник не порушив умови документації в цій частину, у зв’язку із чим його пропозиція була неправомірно відхилена з наведеної вище підстави
Коментар
Як видно з наведеного прикладу процедури закупівлы та рішеня Колегії щодо скарг, порада учасникам уважно вивчати умови тендерної документації залишається актуальною. Передусім замовник (автор тендерної документації) ще на етапі її розробки має розуміти зміст, закладений у ту чи іншу вимогу власної тендерної документації.
Своєю чергою з наведеної практики оскарження можливо дійти висновків, викладених далі.
Якщо в тендерній документації замовника є вимога надання учасником саме «оригіналу документа», то учасникові необхідно при підготовці тендерної пропозиції брати саме оригінал та сканувати його. І саме цю копію долучати до складу власної тендерної пропозиції.
Якщо в тендерній документації замовника є вимога надання учасником «копії з оригіналу документа», то учасникові необхідно при підготовці тендерної пропозиції брати оригінал документа, робити з такого документа ксерокопію, далі таку копію завіряти належним чином, а потім сканувати таку завірену копію документа. І саме цю копію долучати до складу власної тендерної пропозиції.
Згідно з положеннями Закону, учасник подає тендерну пропозицію саме через електронну систему закупівель, ці документи замовник не може «помацати». Тож не слід при розробці тендерної документації встановлювати окремі вимоги для вигляду сканованих документів тендерної пропозиції учасника, що допоможе уникнути безглуздих помилок учасників та відхилень замовників, адже не забуваймо, що основне правило, яке однакове для всіх суб’єктів процедури закупівлі, є таким: тендерну пропозицію подають відповідно до вимог тендерної документації, тобто тендерна пропозиція = тендерна документація.
Рекомендуємо читачам прописувати в тендерній документації вимогу до вигляду документів на кшталт: «Документи, які подає учасник у складі пропозиції, повинні бути завантажені у вигляді електронних документів або у вигляді документів, сканованих з оригіналів та/або їхніх копій».
А от над встановленням вимоги про «сканування усіх документів в кольоровому режимі» чи встановленням у тендерній документації вибірковості для виду документів і режиму його сканування (чорно-білий чи кольоровий вигляд) замовникові також варто добре подумати. І головне питання полягатиме в доцільності та важливості подібної вимоги, що за своїм змістом навряд чи потягне на дискримінацію, однак може мати наслідком зростання статистики замовника щодо «непопулярних відхилень». Найоптимальнішим рішенням для учасника (аби уникнути додаткових витрат на оскарження рішення замовника та затягування перебігу процедури) є підготовка та подання пропозиції, яка повністю відповідатиме умовам тендерної документації замовника.