Прив’язка всіх процедур закупівель до річного плану: як працюють нові статуси позицій

Не так давно замовники при роботі на майданчиках та ProZorro зіштовхнулися з двома новаціями. По-перше, прив`язка кожної окремої процедури до коннкретного пункту річного плану стала обов`язковою технічною складовою роботи елктронної системи закупвель та по-друге, спосіб внесення інформації про джерело фінансування закупвлі також зазнав змін. Тому в даній публікації ми розповімо детальніше про нюанси таких змін та надамо відповіді на поширені серед замовників питання.

З 1 листопада 2019 року прив’язка кожної процедури до конкретного пункту річного плану публічних закупівель (далі — План) стає обов’язковою вимогою ProZorro для всіх надпорогових процедур, окрім другого етапу конкурентного діалогу.

При публікації звіту про укладений договір або допорогової закупівлі зв’язувати план із таким видом закупівлі не обов’язково. Також зв’язок не застосовують при закупівлях за рамковими угодами. Отже, тепер, оголошуючи процедуру закупівлі, зазначають відповідний їй ідентифікатор Плану.

Подібний функціонал вже був реалізований на нашому майданчикові, проте наразі альтернативи його використанню вже немає. І державним замовникам потрібно дотримуватись вимог Уповноваженого органу. Це стосується всіх пунктів Плану, які створюють у системі після 31 жовтня 2019 року.

Якою є роль статусів Плану та як коректно закуповувати в нових умовах

Найголовніше — це пам’ятати про головний принцип нововведення, який є таким: один пункт плану — одна закупівля. Але як саме потрібно його розуміти? Що робити зі скасованими (відміненими) процедурами? Чи потрібно в разі повторного проведення неуспішної процедури використовувати той самий пункт Плану?

Спочатку розберемось, які статуси взагалі є в оновленій системі. З 1 листопада 2019 року кожен пункт Плану автоматично отримує відповідний статус із трьох таких варіантів:

• «заплановано» — цей статус отримують пункти, щойно занесені до Плану замовником;
• «оголошено тендер» — такий статус отримують пункти, з прив’язкою до яких було оголошено закупівлю;
• «скасовано» — цей статус отримують пункти, самостійно виключені з Плану замовником ще до оголошення процедури (чи іншого виду закупівлі якщо йдеться про додаток до Плану).

На рис. 1 можна побачити реалізацію статусів плану на нашому майданчикові.

А тепер головне питання: який статус можуть мати неуспішні процедури? Так, наприклад, якщо торги не відбулися через відсутність достатньої кількості пропозицій або через відхилення всіх учасників через певні порушення (невідповідності), статус Плану для такої закупівлі буде «оголошено тендер». Таким чином, у випадкові, якщо замовник закупівлю оголошував, однак закупівля через будь-які причини не відбулася (а отже така закупівля є неуспішною) — це вже відображається в самій процедурі, проте статус Плану для такої закупівлі залишається незмінним, а саме «оголошено тендер». Отже перебіг закупівлі і її результати в подальшому ніяким чином не пов’язані зі статусом Плану.

Нагадаємо, що у випадкові, якщо рядок Плану так і не дійшов до оголошення закупівлі, тобто План було самостійно технічно скасовано замовником, такий План отримає статус «скасовано». Варто зазначити, що це єдиний спосіб для присвоєння Плану статусу «скасовано».

Важливо те, що коригувати дані можна лише в тих пунктах Плану, які мають статус «заплановано». Тобто здійснювати коригування позиції Плану буде можливо технічно лише до оголошення закупівлі або публікації рішення про намір укласти договір під час проведення переговорної процедури.

У той же час, якщо здійснювати прив’язку до Плану при публікації звіту про укладені договори чи при оголошенні допорогової електронної закупівлі, також слід розуміти, що технічної можливості відкоригувати відповідний План з прив’язкою до будь-якої закупівлі після публікації звіту чи публікації оголошення допорогової закупівлі немає.

Отже, бути зміненим на інший статус може лише План зі статусом «заплановано». Обидва інших варіанти є остаточними й не підлягають подальшому коригуванню.

Висновок: якщо який-небудь пункт Плану було скасовано чи використано для оголошення тендеру, але потім закупівля не відбулася, то для повторного проведення такої ж закупівлі обов’язково потрібен новий пункт Плану.

Поле «Джерело фінансування»: що змінилось у технічному аспекті?

Ще одна вимога ProZorro, яка запрацювала з листопада цього року, — це обов’язкове зазначення джерела надходження коштів, за які відбуватиметься фінансування закупівлі за пунктом Плану. Для цього з’явилось відповідне поле — «Джерело фінансування». Для вибору на майданчикові під час створення позиції Плану доступні такі варіанти:

• Кошти Державного бюджету України (загальний фонд).
• Кошти Державного бюджету України (спеціальний фонд).
• Кошти бюджету Автономної Республіки Крим.
• Кошти місцевих бюджетів (загальний фонд).
• Кошти місцевих бюджетів (спеціальний фонд).
• Кошти від господарської діяльності підприємства (власні кошти).
• Кошти цільових бюджетних фондів, державних та місцевих цільових фондів:
• Державний дорожній фонд;
• Державний інноваційний фонд України;
• Державний інформаційний геологічний фонд України;
• Державний картографо-геодезичний фонд України;
• Державний фонд винаходів України;
• Державний фонд дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння України;
• Державний фонд сприяння молодіжному житловому будівництву;
• Державний фонд фундаментальних досліджень;
• ДСБУ Аграрний фонд України;
• Пенсійний фонд України;
• Український культурний фонд;
• Український мовно-інформаційний фонд;
• Фонд гарантування вкладів фізичних осіб;
• Фонд державного майна України;
• Фонд соціального страхування України;
• Фонд сприяння зайнятості населення України;
• Фонд соціального захисту інвалідів;
• Фонд охорони навколишнього природного середовища;
• Фонд сприяння місцевому самоврядуванню в Україні;
• Фонд охорони праці;
• Фонд розвитку та захисту конкуренції;
• Фонд підтримки селянських (фермерських) господарств;
• Інший цільовий фонд.
• Кошти Національного банку України.
• Кошти кредитів та позик міжнародних валютно-кредитних організацій, кошти донорів, проєктів та грантів.
• Інше джерело фінансування.

На рис. 2 можна побачити реалізацію поля «Джерело фінансування» на нашому майданчикові.

Відповіді на актуальні питання замовників

Тепер давайте перейдемо до відповідей на запитання, які найчастіше виникають у державних замовників у публічних закупівлях у зв’язку з вищеописаними технічними новинками:

• Чи обов’язково треба вносити конкретну суму до поля «Джерело фінансування»? Так, її потрібно вносити до поля обов’язково через нові вимоги системи закупівель.
• Чому поля «Джерело фінансування» не видно у формі, наприклад, оголошення про проведення відкритих торгів? Поле «Джерело фінансування» з’являється лише за наявності зв’язки між Планом і тендером.
• Чи можна вказувати одразу декілька варіантів походження бюджету закупівлі? Так, система допускає комбіноване джерело фінансування закупівлі.
• Якщо вказати «Джерело фінансування» при створенні Плану і потім зробити прив’язку цього рядка при публікації процедури, то ця інформація потрапить у всі необхідні поля тих форм документів, якими, згідно з наказом Мінекономіки від 22.03.2016 № 490, передбачено заповнення такого поля? Так, після створення рядка Плану із вказуванням джерела фінансування ці дані автоматично підвантажаться у відповідні форми прив’язаної процедури.
• При створенні додатка до Плану на майданчикові та заповненні в ньому рядка «Джерело фінансування», якщо потім прив’язати звіт до Плану, дана інформація автоматично підтягнеться до форми звіту про укладені договори? Так, дані щодо джерела фінансування, занесені під час створення додатка до Плану, підвантажаться до форм звіту автоматично, якщо звіт створено з прив’язкою до цього пункту Плану.
• Тобто тепер замовник технічно не може оминути стадію заповнення поля «Джерело фінансування» у Плані для процедур закупівель, а ось при створенні додатка до річного Плану — може й не вказувати (додаток все одно збережеться, однак потім у разі публікації звіту про укладені договори доведеться заповнювати це поле вручну)? Якщо оминути заповнення цього поля при створенні додатка до Плану, то заповнити його вручну буде неможливо. Для цього потрібно буде коригувати відповідний пункт Плану, що можливо лише зі статусом «заплановано».
• Отже, якщо вказане джерело фінансування в Плані, то таку інформацію не потрібно дублювати при створенні, наприклад, оголошення про проведення відкритих торгів? Так, нічого не потрібно дублювати. Відтепер джерело фінансування необхідно заповнювати один раз при створенні Плану закупівель, ідентифікатор якого в подальшому прив’язується до процедури при її публікації.
• Яким нормативно-правовим актом передбачено такі зміни функціоналу системи і майданчиків? Такі зміни реалізовано майданчиками відповідно до технічного завдання ДП «Прозорро», покликаного спростити роботу замовникам та зробити процес планування максимально коректним і прозорим.

На нашому майданчику SmartTender вже є оновлена інструкція з роботи із Планом, яку можна знайти в особистому кабінеті Організатора (інструкція № 161 «План закупівель з джерелом фінансування, статусом та прив’язкою до процедури. Створення та внесення змін»).

Отже, державним замовникам варто пам’ятати, що кожен рядок Плану можна використовувати лише раз, незалежно від перебігу та результатів прив’язаної до нього процедури, а також орієнтуватись у джерелах надходження грошей, які будуть використовувати для здійснення закупівлі. А головним є те, що вже сьогодні слід готуватись до запровадження нововведень, анонсованих новою редакцією Закону України «Про публічні закупівлі», адже вони будуть ще масштабнішими.