Протокол УО на звернення учасника. Чи потрібно уповноваженій особі замовника при наданні відповіді на звернення учасника щодо тендерної документації та / або з вимогою щодо усунення порушення під час проведення тендеру оформлювати протокол? Розглянемо це питання у матеріалі.
Нерідко під час проведення відкритих торгів, відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості), учасники через електронну систему закупівель звертаються за роз’ясненнями до замовників. Як уповноваженій особі замовника правильно оформити відповіді на такі звернення?
Передусім звернемося до норм Особливостей. Так, пунктом 54 Особливостей, зокрема, передбачено, що фізична/юридична особа має право не пізніше ніж за три дні до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника за роз’ясненнями щодо тендерної документації та / або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення тендеру. Усі звернення за роз’ясненнями та звернення щодо усунення порушення автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника. Замовник повинен протягом трьох днів з дати їх оприлюднення надати роз’яснення на звернення шляхом оприлюднення його в електронній системі закупівель.
Тобто звернення від учасників можуть надходити стосовно умов тендерної документації, при цьому Закон та Особливості не обмежують зміст і перелік звернень учасників щодо роз’яснень. Тому виникають ситуації, коли звернення викладені некоректно, оскільки електронна система закупівель не відслідковує зміст звернень, а отже зареєстровані користувачі системи можуть написати що завгодно. Водночас замовник зобов’язаний підготувати роз’яснення на будь-яке звернення, яке надійшло через електронну систему закупівель. Якщо звернення надходить стосовно умов тендерної документації, замовник повинен протягом трьох днів з дати їх оприлюднення надати роз’яснення на звернення шляхом оприлюднення його в електронній системі закупівель.
Чи потрібно уповноваженій особі замовника в разі надання роз’яснення на звернення щодо тендерної документації або на вимогу щодо усунення порушення під час проведення тендеру складати протокол? Пунктом 3 частини 1 статті 10 Закону передбачено, що замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про зміни до тендерної документації та роз’яснення до неї (у разі наявності) у машинозчитувальному форматі — протягом одного дня з дня прийняття рішення про їх внесення або надання роз’яснень.
Отже, у Законі чітко зазначено, що роз’яснення до документації розміщують протягом одного дня з дня прийняття рішення про надання роз’яснень. При цьому останнім абзацом частини 10 статті 11 Закону передбачено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Виходячи з викладеного, радимо уповноваженій особі замовника в разі надання роз’яснення на звернення щодо тендерної документації або на вимогу щодо усунення порушення під час проведення тендеру складати протокол.
Протокол УО на звернення учасника (зразок)
Радимо скористатися зразком протоколу, розробленим фахівцями групи компаній «Радник»: Протокол надання роз’яснення на звернення (запитання).
Протокол УО на звернення учасника та чи можна його розмістити в ЕСЗ
Як публікується відповідь на запитання на одному з майданчиків, ви можете побачити на рисунку:
Зверніть увагу, що в електронній системі закупівель в разі надання відповіді на звернення щодо тендерної документації або на вимогу щодо усунення порушення під час проведення тендеру не передбачене поле, у яке уповноважена особа зможе розмістити протокол про надання роз’яснень. Тому уповноважена особа готує відповідний протокол та самостійно зберігає.
Рекомендуємо ознайомитися з електронною книгою «Особливості здійснення закупівель на період дії воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування».
