Незважаючи на те, вихідні це чи святкові дні, у сфері держзакупівель регулярно відбуваються зміни, адже реформи не чекають. Так, 29 травня 2015 року о 18:28 на головній сторінці веб-порталу Уповноваженого органу було оприлюднено повідомлення про внесення змін до порядку подання інформації про державні закупівлі, а саме протоколу розкриття пропозицій конкурсних торгів, кваліфікаційних пропозицій та цінових пропозицій.
З 02.06.2015 р. протоколи розкриття заповнюються безпосередньо в системі веб-порталу, а не прикріплюються у вигляді супровідного документа (файла), як оголошення про проведення процедури закупівлі, повідомлення про акцепт або оголошення про результати проведення торгів. Але необхідність оформлювати комітетом з конкурсних торгів форму протоколу розкриття, затверджену наказом Мінекономрозвитку від 15.09.2015 р. №1106, залишається незмінною.
У листі ДП «Зовнішторгвидав України» від 11.03.2015 р. № 206/669/04 зазначається, що за результатами наради 05.03.2015 р. з представниками громадськості (ГО «Центр протидії корупції», ГО «Трансперенсі Інтернешнл Україна», ГО «Прозорі закупівлі», Prozorro/RBG Group) було прийнято рішення про необхідність подальшого підвищення прозорості та відкритості інформації про державні закупівлі.
Для забезпечення можливості з боку громадськості отримувати дані про учасників державних закупівель та їхні цінові пропозиції у форматі, придатному для машинного читання, визначено необхідність подання замовниками протоколу розкриття не у вигляді файла, а у вигляді форми з проханням погодити впровадження подання замовниками протоколу розкриття в зазначеному вище форматі.
Таку ініціативу ДП «Зовнішторгвидав України» та представників громадських організацій підтримало Мінекономрозвитку і листом № 3305-04/9196-08 від 24.03.2015 р. надало відповідне погодження.
Хоча правила заповнення форми протоколу розкриття в системі веб-порталу аналогічні правилам заповнення інших форм (оголошення про проведення процедури закупівлі, повідомлення про акцепт та оголошення про результати проведення торгів), однак така зміна спричинила до хвилювання замовників. Провиною цього стала технічна сторона питання.
Солідарна вимога Веб-сервісу і Кабінета Замовника: номер реєстрації пропозиції зазначати цифрами
На веб-порталі в повідомленні про внесення змін до порядку подання протоколу розкриття зазначено, що правила заповнення форми аналогічні правилам заповнення інших форм. Тобто під час оформлення документів замовникові необхідно керуватися тимчасовим порядком системи веб-порталу, де визначено алгоритм заповнення форм, проте саме алгоритму заповнення форми протоколу розкриття в тимчасовому порядку не передбачено. Казус виникає у зв’язку з тим, що в полі «Номер реєстрації замовником пропозиції конкурсних торгів (кваліфікаційної пропозиції, цінової пропозиції)», у разі якщо в установі замовника вхідні документи реєструються із зазначенням номера номенклатури, немає технічної можливості зазначити фактичний номер, під яким зареєстровано пропозицію учасника. Адже система запрограмована таким чином, що поле, де зазначається номер реєстрації пропозицій учасника, вказується цілим числом без будь-яких додаткових символів, таких як «-», «/». Отже, замовник змушений зазначати недостовірну інформацію. З прикладом відображення помилки знайомтеся на Рис. 1-3.
Суперечлива вимога Кабінету замовника зазначати час реєстрації пропозиції
Також одна з безпідставних вимог системи при оформлені протоколу розкриття — необхідність зазначення в полі «Номер і дата реєстрації замовником пропозиції конкурсних торгів» часу реєстрації пропозиції учасника, що суперечить формі, затвердженій наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 15.09.2014 р. № 1106. Згідно з формами, затвердженими Мінекономрозвитку, дата та час реєстрації конкурсних торгів вказуються в реєстрі отриманих пропозицій, а у формі протоколу розкриття зазначається номер і дата реєстрації замовником пропозиції конкурсних торгів (Рис. 4).
У разі незазначення часу розкриття (годин та хвилин) система відмовляється зберігати такий протокол розкриття.
Цікаво те, що вимога вказувати час реєстрації стосується «Кабінету замовника». Система «Веб-сервісу» приймає на оприлюднення протокол розкриття, якщо в полі «Дата реєстрації замовником пропозиції конкурсних торгів (кваліфікаційної пропозиції, цінової пропозиції)» зазначено виключно дату (Рис. 5).
На даний час система «Кабінету замовника» зберігає протокол розкриття без зазначення часу (Рис. 6). До того ж якщо замовник усе ж вирішив у протоколі розкриття, окрім номера реєстрації, вказувати час, то під час докладного перегляду такого документа години і хвилини зазначені не будуть (Рис. 7).
В протоколі розкриття відображаємо фактичну, а не заплановану дату розкриття
Підчас оформлення протоколу розкриття замовникам, які вносили зміни до документації конкурсних торгів, необхідно бути уважними й не забувати в системі зазначати фактичну дату та час розкриття пропозицій, відповідно до внесених змін до документації конкурсних торгів.
З виглядом віконця для зазначення фактичної дати розкриття при роботі з Кабінетом замовника та Вебсервісом, знайомимо вас на Рис. 8 та Рис. 9 відповідно.
Зверніть увагу на те, що дату розкриття в системі веб-порталу самостійно можна змінити, лише оформлюючи протокол розкриття. Для того щоб внести зміни до оголошення про проведення торгів, замовникові необхідно дотримуватись тимчасового порядку роботи з веб-порталом Уповноваженого органу, де пунктом 9.9.1 передбачено можливість встановити нову дату подання та розкриття пропозиції конкурсних торгів. Внесення таких змін може здійснюватися в порядку, установленому пунктом 17 цього тимчасового порядку, в якому передбачено, що внесення таких змін вважається сервісною послугою (детальніше — у журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 6 (33) за червень 2014 р. на стор. 20–22).
Основна ж проблема, з якою стикаються користувачі безоплатного доступу до веб-порталу «Веб-сервіс», — це брак часу. Адже система запрограмована таким чином, що замовники торгів не мають можливості користуватися зручною функцією «Copy&Past», тобто вона не дозволяє копіювати текст з документа та вставляти необхідну інформацію в потрібний рядок форми протоколу розкриття.
Особливо важко доводиться замовникам, у яких закупівля поділена на лоти. У такому випадку під час заповнення протоколу розкриття у «Веб-сервісі» замовник власноручно і багаторазово впродовж заповнення протоколу розкриття змушений декілька разів «вбивати» одну і ту ж інформацію.
Звичайно, технічних неполадок під час подання протоколу розкриття на веб-портал може бути безліч, тому, поки систему іще не налагоджено, радимо під час подачі протоколу розкриття користуватися функцією «Print Screen» для того, щоб у разі виникнення непорозумінь можна було довести свою правоту. А в разі виникнення будь-яких невідповідностей замовникові необхідно звертатися по роз’яснення та консультації до технічної підтримки веб-порталу.
Зазвичай, представники контролюючих органів не зазначають як порушення замовника невчасне оприлюднення інформації про закупівлю, строки для подання з метою оприлюднення якої передбачені статтею 10 Закону, якщо замовник доводить факт вчасного подання ним відповідного документа. Адже вказана стаття встановлює імперативну вимогу щодо вчасного подання, а не забезпечення оприлюднення зазначених документів. Тож замовник може зробити скріншот екрана як доказ вжиття всіх залежних від нього заходів та здійснення вчасного подання документа для оприлюднення.
Тож залишається сподіватися, що всі технічні неполадки системи веб-порталу в найкоротший час будуть виправлені і що зміни стосовно оприлюднення документів на веб-портал не тільки підвищать прозорість та відкритість інформації про державні закупівлі, а й будуть адаптовані для більш комфортного оприлюднення замовниками торгів документів, що сприятиме підвищенню ефективності здійснення державних закупівель.