На численні запитання передплатників журналу «Радник в сфері державних закупівель» та користувачів нашого сайту щодо діяльності тендерного комітету згідно із Законом України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) друкуємо статтю, яка, сподіваємося, стане в пригоді замовникам.
Отже, з 1 серпня 2016 року Закон введено в дію для всіх замовників, тож у всіх їх виникла необхідність в утворенні тендерного комітету або визначенні уповноваженої особи (осіб) згідно зі статтею 11 Закону. Щодо тлумачення терміна «уповноважена особа», її освіти, функцій та відповідальності ви можете ознайомитись у випуску журналу «Радник в сфері державних закупівель» № 4 (55) за квітень 2016 року на стор. 30–33. Стосовно тендерного комітету: повернемося до статті 11 Закону, яка визначає, що для організації та проведення процедур закупівель замовник утворює тендерний комітет (комітети), склад тендерного комітету і положення про тендерний комітет затверджуються рішенням замовника.
Норма Закону щодо кількості осіб у тендерному комітеті — не менше п’яти осіб або всі службові (посадові) особи замовника, у разі якщо кількість службових (посадових) осіб у штатній чисельності працівників замовника є меншою за п’ять осіб, — залишилась незмінною порівняно із Законом України «Про здійснення державних закупівель». Керівництво роботою тендерного комітету здійснює його голова. Голову тендерного комітету призначає замовник, голова організовує роботу комітету та є персонально відповідальним за виконання покладених на комітет функцій.
Нагадуємо про дію наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 30.03.2016 № 557 (зі змінами) «Про затвердження Примірного положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб)» (далі — наказ № 557),згідно із нормами якого голова комітету призначає заступника (заступників) голови, секретаря з числа членів комітету та визначає функції кожного члена комітету.
Відповідно до Закону та наказу № 557 метою створення комітету є організація та проведення процедур закупівель на засадах колегіальності та неупередженості. Членство в комітеті не повинно спричиняти конфлікт між інтересами замовника та учасника чи між інтересами учасників процедури закупівлі, наявність якого може вплинути на об’єктивність і неупередженість прийняття рішень щодо вибору переможця процедури закупівлі. На підтвердження колегіальності та неупередженості всі дії та рішення тендерного комітету заносять до протоколу засідання тендерного комітету, навіть рішення голови комітету щодо призначення заступника (заступників) голови та секретаря комітету, визначення функцій кожного члена комітету.
Необхідно наголосити на тому, що пунктом 2.5 Примірного положення про тендерний комітет визначено, що формою роботи комітету є засідання, яке є правомочним за присутності на ньому не менше двох третин членів комітету, тобто кворуму. [Кворум (лат. quorum praesentia sufficit — яких присутність достатня) — встановлена законом, статутом організації або регламентом найменша кількість учасників зборів (засідання), необхідна для визнання даних зборів правосильними ухвалювати рішення з питань порядку денного]. Наприклад: у тендерному комітеті 7 осіб, відповідно 2/3 складають:
7 * 2/3 = 4,7 особи (радимо користуватися правилами математики та округлювати в більшу сторону до 5 осіб), отже, у даному випадку кворум — 5 осіб.
Як комітет приймає рішення
Усі засідання комітету скликає голова комітету, засідання проводять у разі потреби. Перелік питань, що підлягають розгляду на засіданні комітету, та порядок денний доводять до відома членів комітету до початку засідання.
Рішення щодо питань, які розглядають на засіданнях комітету, приймають простою більшістю голосів. У разі рівного розподілу голосів голос голови комітету є вирішальним. Рішення комітету оформлюють протоколом, який підписують усі члени комітету, присутні на засіданні. У рішенні відображаються результати поіменного голосування членів комітету, присутніх на його засіданні, з кожного питання. Ця норма теж нам відома та залишилась незмінною.
У разі відмови члена комітету підписати протокол про це зазначають у протоколі з обґрунтуванням причин відмови. Нижче ви можете ознайомитися з прикладом складання поіменного протоколу голосування.
Приклад складання поіменного
протоколу голосування
Також рекомендуємо при складанні протоколу засідання тендерного комітету в разі прийняття певного рішення використовувати вираз «ВИРІШИЛИ», а не «УХВАЛИЛИ», оскільки всі рішення комітет приймає колегіально й вирішує, що певне рішення прийнято.
У вищезазначеному наказі № 557 замовникам рекомендовано під час розроблення положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб) керуватися Примірним положенням про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб), затвердженим цим наказом. Закон пропонує пройти навчання з питань організації та здійснення закупівель голові, секретареві, членам тендерного комітету та уповноваженій особі (частина 2 стаття 11 Закону), а редакція журналу «Радник в сфері державних закупівель» радить пройти навчання щодо застосування норм нового Закону для впевненості замовника у своїх діях, неупередженості рішень тендерного комітету і бажає успіхів у проведенні нових процедур по-новому, а також щоб на ваших засіданнях завжди був кворум!