У попередніх випусках журналу «Радник в сфері державних закупівель» ми вам обіцяли розглянути процедуру конкурентного діалогу, коли її буде реалізовано. Отже, нарешті з 26 жовтня в системі публічних електронних закупівель ProZorro діє процедура конкурентного діалогу, і тепер дану процедуру можна проводити на певних майданчиках. На 01.12.2016 не всі майданчики, які попередньо авторизовано за третім рівнем, реалізували можливість для замовників проведення конкурентного діалогу.
Перелік майданчиків, на яких на 01.12.2016 реалізовано можливість проведення конкурентного діалогу:
- Smarttender.biz.
- «Держзакупівлі.Онлайн».
- zakupki.prom.ua.
- Public Bid .
- E-tender.
- NEWTEND.
- Zakupki UA .
Перед тим, як покроково розглядати процедуру конкурентного діалогу, для початку розглянемо Закон України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), а саме статті 33 і 34 Закону, в яких передбачено можливість проведення конкурентного діалогу.
Коли можна застосовувати конкурентний діалог?
Згідно з частиною 1 статті 33 Закону, конкурентний діалог замовник може застосувати за таких умов:
- замовник не може визначити необхідні технічні, якісні характеристики (специфікації) робіт або визначити вид послуг, і для прийняття оптимального рішення про закупівлю необхідно провести переговори з учасниками;
- предметом закупівлі є консультаційні, юридичні послуги, розробка інформаційних систем, програмних продуктів, здійснення наукових досліджень, експериментів або розробок, виконання дослідно-конструкторських, будівельних робіт, визначення вимог до виконання яких потребує переговорів.
Звертаємо увагу! При проведенні процедури конкурентного діалогу повинні подати пропозиції не менше ніж три учасники.
Як готувати тендерну документацію для конкурентного діалогу?
Примірну тендерну документацію для процедури конкурентного діалогу затверджено наказом МЕРТУ від 13 квітня 2016 року № 680. Звертаємо увагу, що замовники не мають забувати після першого етапу та проведення діалогу і його завершення внести зміни до тендерної документації щодо технічних вимог та вимог до якості предмета закупівлі чи визначити нові характеристики предмета закупівлі згідно із Законом та запросити всіх учасників, які брали участь у діалозі, взяти участь у другому етапі.
Детальніше з порядком внесення змін до тендерної документації ви можете ознайомитися в даному журналі № 12 (63) за грудень 2016 року на стор. 28–31.
Невідповідності в Законі
У частині 2 статті 34 Закону встановлено, що після розкриття тендерних пропозицій замовник розглядає пропозиції учасників на відповідність вимогам, установленим у тендерній документації для першого етапу. Усіх учасників, пропозиції яких не було відхилено, замовник запрошує до переговорів, але не менше ніж трьох учасників. Отже, з даної норми випливає, що в разі якщо до переговорів запрошують менше трьох учасників, то замовникові необхідно відмінити процедуру, але в частині 1 статті 31 Закону такої причини не встановлено. Щодо особливостей роботи на майданчику: якщо в момент закінчення прийому пропозицій зареєстровано менше трьох пропозицій, то процедура автоматично переходить у стан «Закупівля не відбулась».
Особливості оцінки при конкурентному діалозі
Згідно з частиною 3 статті 28 Закону, у разі якщо для визначення найбільш економічно вигідної тендерної пропозиції крім ціни застосовують й інші критерії оцінки, то в тендерній документації визначають їх вартісний еквівалент або питому вагу цих критеріїв у загальній оцінці тендерних пропозицій. Питома вага цінового критерію не може бути нижчою ніж 70 відсотків, крім випадку застосування процедури конкурентного діалогу. Тобто в Законі йдеться про те, що питома вага цінового критерію у випадку застосування процедури конкурентного діалогу може бути й менше 70 відсотків. Отже, для конкурентного діалогу якісні показники замовник описує на першому етапі, а учасники мають можливість їх побачити на другому етапі. Особливість цієї процедури полягає в тому, що загальна вага таких нецінових критеріїв не повинна перевищувати 99 відсотків.
Два основні етапи конкурентного діалогу
Згідно з частиною 2 статті 34 Закону, конкурентний діалог проводять у два етапи:
- на першому етапі всім учасникам пропонують подати тендерну пропозицію, в якій вони мають надати інформацію про відповідність учасника кваліфікаційним критеріям, вимогам, визначеним замовником у тендерній документації, та опис рішення про закупівлю без зазначення ціни. Строк подання тендерних пропозицій не повинен бути меншим 30 днів з дня оприлюднення оголошення;
- на другому етапі учасники повинні подати остаточні тендерні пропозиції із зазначенням ціни. Строк подання тендерних пропозицій на другому етапі становить не менше 15 днів з дня отримання запрошення взяти участь у другому етапі.
Зверніть увагу! При створенні оголошення процедури конкурентного діалогу у вас буде можливість обрати вид процедури. Залежно від очікуваної вартості закупівлі ви маєте обрати конкурентний діалог або конкурентний діалог з публікацією англійською мовою (якщо очікувана вартість закупівлі перевищує 133 тис. євро для товарів та послуг і 5 150 тис. євро для робіт). У даній публікації розглянемо основні кроки, які замовник повинен зробити протягом двох етапів проведення звичайної процедури конкурентного діалогу.
Основні кроки проведення процедури конкурентного діалогу
| Перший етап | Перший етап |
| 1-й крок: розміщення річного плану або змін до нього протягом 5 днів з дня їх затвердження | Річний план закупівель (або зміни до нього) є найпершим етапом проведення будь-якої процедури закупівлі. Процедура конкурентного діалогу не є винятком. Отже, як і кожне рішення тендерного комітету, затверджують даний документ протоколом, що містить результати поіменного голосування всіх присутніх членів тендерного комітету. Оприлюднюють річний план (або зміни до нього) на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель протягом п’яти днів з дня їх затвердження (ч. 1 ст. 4 Закону). Детальнішу інформацію про затвердження річного плану ви можете прочитати в нашому журналі № 10 (61) за жовтень 2016 року на стор. 24–27 |
| 2-й крок: оголошення про проведення процедури закупівлі та тендерна документація [і в окремому файлі подають усі додатки до документації: проект договору, технічні вимоги та інші (відповідно до наказу № 680)]. Строк подання не повинен бути меншим за 30 днів з дня оприлюднення оголошення | Інформацію про проведення конкурентного діалогу оприлюднюють на веб-порталі Уповноваженого органу відповідно до статті 10 цього Закону за формою, установленою Уповноваженим органом. Необхідну інформацію для участі в торгах замовник зазначає в тендерній документації. На першому етапі всім учасникам пропонують подати тендерну пропозицію з інформацією про відповідність учасника кваліфікаційним критеріям, вимогам, визначеним замовником у тендерній документації, та опис рішення про закупівлю без зазначення ціни. Інформацію з описом рішення про закупівлю для першого етапу конкурентного діалогу подають у тендерній пропозиції окремим файлом. Для кожного прикріпленого файла визначають його тип. Для даного файла учасникові потрібно відзначати «Опис рішення про закупівлю», у зв’язку із цим переглянути цей файл матиме можливість тільки організатор. Оскільки, згідно з частиною 2 статті 34 Закону, під час розкриття тендерних пропозицій для участі в першому етапі конкурентного діалогу автоматично розкривається вся інформація, зазначена в пропозиціях учасників, крім інформації з описом рішення про закупівлю, що відкривається лише замовникові. У тендерній документації для першого етапу зазначають критерії оцінки, кваліфікаційні критерії до учасників відповідно до статті 16 цього Закону, вимоги, встановлені статтею 17 цього Закону, та інформацію про спосіб документального підтвердження відповідності учасників установленим критеріям та вимогам згідно із законодавством, пропозиції щодо технічних, якісних та інших характеристик предмета закупівлі, умови поставки, час та місце, у якому виконуватимуть роботи чи надаватимуть послуги. Строк подання тендерних пропозицій для участі в першому етапі конкурентного діалогу не повинен бути меншим 30 днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентного діалогу на веб-порталі Уповноваженого органу відповідно до статті 10 цього Закону (ч. 2 ст. 34 Закону) |
| 3-й крок: звернення фізичної/юридичної особи не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку подання тендерної пропозиції. Замовник повинен протягом трьох робочих днів з дня їх оприлюднення надати роз’яснення | Фізична/юридична особа має право не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника по роз’яснення щодо тендерної документації та/або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення процедури закупівлі. Усі звернення по роз’яснення та звернення щодо усунення порушення електронна система закупівель автоматично оприлюднює без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника. Замовник повинен протягом трьох робочих днів з дня їх оприлюднення надати роз’яснення на звернення та оприлюднити його на веб-порталі Уповноваженого органу відповідно до статті 10 цього Закону (ч. 1 ст. 23 Закону) |
| 4-й крок: зміни до тендерної документації. Строк для подання тендерних пропозицій продовжується в електронній системі закупівель, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації до закінчення строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше ніж 7 днів | Замовник має право з власної ініціативи чи за результатами звернень або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації. У разі внесення змін до тендерної документації строк для подання тендерних пропозицій продовжується в електронній системі закупівель таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації до закінчення строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше ніж сім днів. Зміни, які вносить замовник до тендерної документації, розміщують та відображають в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції тендерної документації додатково до початкової редакції тендерної документації. Замовник разом зі змінами до тендерної документації в окремому документі оприлюднює перелік змін, які вносить. Положення тендерної документації, до яких вносять зміни, відображаються у вигляді закреслених даних та повинні бути доступними для перегляду після внесення змін до тендерної документації (ч. 2 ст. 23 Закону). Детальнішу інформацію про внесення змін ви можете прочитати в даному випуску журналу № 12 (63) за грудень 2016 року на стор. 28–31 |
| 5-й крок: розкриття тендерних пропозицій для участі в першому етапі | Під час розкриття тендерних пропозицій для участі в першому етапі конкурентного діалогу автоматично розкривається вся інформація, зазначена в пропозиціях учасників, крім інформації з описом рішення про закупівлю, що відкривається лише замовникові (ч. 2 ст. 34 Закону) |
| 6-й крок: відміна процедури закупівлі | Якщо в момент закінчення прийому пропозицій зареєстровано менше трьох пропозицій, то процедура автоматично переходить у стан «Закупівля не відбулась». Якщо подано три та більше пропозицій, то процедура переходить на стадію «Прекваліфікація» (розгляд пропозицій учасників на відповідність вимогам, установленим у тендерній документації для першого етапу) |
| 7-й крок: розгляд пропозиції учасників на відповідність вимогам, установленим у тендерній документації для першого етапу | Після розкриття тендерних пропозицій замовник розглядає пропозиції учасників на відповідність вимогам, установленим у тендерній документації для першого етапу. У даний момент рекомендуємо скласти протокол засідання тендерного комітету про розгляд тендерної пропозиції певного учасника (і в разі його відповідності — про прийняття рішення про запрошення до переговорів). Зверніть увагу! Протягом 5 днів після формування та публікації протоколу розгляду пропозицій не можна оголосити початок другого етапу конкурентного діалогу. Цей час дано на оскарження рішення допуску/недопуску до другого етапу конкурентного діалогу. Звертаємо увагу, що Законом для даного періоду строку не передбачено, у такому випадку замовник самостійно встановлює такий строк розгляду |
| 8-й крок: відхилення тендерної пропозиції. Інформацію про відхилення протягом одного дня з дня прийняття рішення оприлюднюють в електронній системі закупівель | У разі якщо тендерна позиція не відповідає вимогам тендерної документації, рекомендуємо скласти протокол розгляду тендерної пропозиції учасника та прийняття рішення про відхилення його тендерної пропозиції на підставі частини 1 статті 30 Закону. Згідно з частиною 2 статті 30 Закону, інформацію про відхилення тендерної пропозиції протягом одного дня з дня прийняття рішення оприлюднюють в електронній системі закупівель, її автоматично отримує учасник/переможець, тендерна пропозиція якого відхилена через електронну систему закупівель. Після цього процедура переходить на стадію «Преквалфікація» та починається період оскаржень (5 календарних днів), до завершення якого замовник не може оголосити початок другого етапу конкурентного діалогу. Змінити рішення щодо відхилення пропозицій або допуску до переговорів замовник може лише у випадку оскарження, яке було задоволено органом оскарження |
| 9-й крок: запрошення на переговори | Усіх учасників, пропозиції яких не було відхилено, замовник запрошує до переговорів, але не менше ніж трьох учасників (ч. 2 ст. 34 Закону) |
| 10-й крок: переговори | Замовник проводить переговори з кожним окремо, а також додатково може проводити спільні зустрічі з усіма учасниками. Під час переговорів можуть бути обговорені всі аспекти закупівлі з метою визначення засобів та рішення щодо робіт чи послуг, які планують закупити. Замовник під час переговорів не має права застосовувати дискримінаційний підхід до різних учасників та розкривати іншим учасникам запропоновані рішення або іншу конфіденційну інформацію, отриману від учасника, який бере участь у переговорах, без його згоди (ч.2 ст. 34 Закону). Переговори проводять поза системою |
| 11-й крок: визначення рішення щодо закупівлі | Замовник проводить діалог до визначення рішення щодо закупівлі (ч. 2 ст. 34 Закону). Замовникові потрібно визначитися з рішеннями, запропонованими учасниками, та внести зміни до тендерної документації |
| 12-й крок: зміни до документації | Після завершення діалогу замовник вносить зміни до тендерної документації щодо технічних вимог та вимог до якості предмета закупівлі чи визначає нові характеристики предмета закупівлі згідно із цим Законом та запрошує всіх учасників, які брали участь у діалозі, взяти участь у другому етапі (ч. 2 ст. 34 Закону). Детальнішу інформацію про внесення змін ви можете прочитати в даному випуску журналу № 12 (63) за грудень 2016 року на стор. 28–31 |
| 13-й крок: запрошення учасників до другого етапу | Замовник запрошує всіх учасників, які брали участь у діалозі, взяти участь у другому етапі (ч. 2 ст. 34 Закону). Фактично на другий етап будуть запрошені всі учасники, що пройшли «прекваліфікацію» на першому етапі, та, які брали участь у діалозі |
| Другий етап | Другий етап |
| 14-й крок: подання учасниками остаточних тендерних пропозицій із зазначенням ціни. Строк подання тендерних пропозицій на другому етапі становить не менше 15 днів з дня отримання запрошення взяти участь у другому етапі | На другому етапі учасники повинні подати остаточні тендерні пропозиції із зазначенням ціни. Строк подання тендерних пропозицій на другому етапі становить не менше 15 днів з дня отримання запрошення взяти участь у другому етапі. Розгляд та оцінку пропозицій учасників на другому етапі здійснюють відповідно до статті 28 цього Закону |
| 15-й крок: звернення фізичної/юридичної особи не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку подання тендерної пропозиції. Замовник повинен протягом трьох робочих днів з дня їх оприлюднення надати роз’яснення | Фізична/юридична особа має право не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника по роз’яснення щодо тендерної документації та/або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення процедури закупівлі. Усі звернення по роз’яснення та звернення щодо усунення порушення автоматично оприлюднює електронна система закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника. Замовник повинен протягом трьох робочих днів з дня їх оприлюднення надати роз’яснення на звернення та оприлюднити його на веб-порталі Уповноваженого органу відповідно до статті 10 цього Закону (ч. 1 ст. 23 Закону). Подавати вимоги/скарги, пропозиції, ставити питання можуть тільки ті, хто пройшов етап «прекваліфікації» в першому етапі. Також учасники можуть подавати пропозиції виключно щодо тих лотів, за якими їх допустили до участі під час першого етапу |
| 16-й крок: зміни до тендерної документації. Строк для подання тендерних пропозицій продовжується в електронній системі закупівель, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації до закінчення строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше ніж 7 днів | Замовник має право з власної ініціативи чи за результатами звернень або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації. У разі внесення змін до тендерної документації строк для подання тендерних пропозицій продовжується в електронній системі закупівель таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації до закінчення строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше ніж сім днів. Зміни, які вносить замовник до тендерної документації, розміщують в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції тендерної документації додатково до початкової редакції тендерної документації. Замовник разом зі змінами до тендерної документації в окремому документі оприлюднює перелік змін, які вносить. Положення тендерної документації, до якої вносять зміни, відображаються у вигляді закреслених даних та повинні бути доступними для перегляду після внесення змін до тендерної документації (ч. 2 ст. 23 Закону). Детальнішу інформацію про внесення змін ви можете прочитати в даному випуску журналу № 12 (63) за грудень 2016 року на стор. 28–31 |
| 17-й крок: оцінка (електронний аукціон) | Згідно з частиною 1 статті 28 Закону, оцінку тендерних пропозицій електронна система закупівель проводить автоматично на основі критеріїв і методики оцінки, зазначених замовником у тендерній документації, та шляхом застосування електронного аукціону |
| 18-й крок: розкриття тендерних пропозицій із ціною | Згідно з частиною 2 статті 27 Закону, під час розкриття тендерних пропозицій автоматично розкривається вся інформація, зазначена в пропозиціях учасників, та формується перелік учасників у порядку від найнижчої до найвищої запропонованої ними ціни/приведеної ціни. Також, згідно з частиною 3 статті 27 Закону, протокол розкриття тендерних пропозицій електронна система закупівель формує та оприлюднює автоматично в день розкриття пропозицій за формою, установленою Уповноваженим органом |
| 19-й крок: розгляд пропозицій учасників. Строк розгляду не повинен перевищувати 5 робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції. Строк розгляду тендерної пропозиції може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів | Після оцінки пропозицій замовник розглядає тендерні пропозиції на відповідність вимогам тендерної документації з переліку учасників, починаючи з учасника, пропозиція якого за результатом оцінки визначена найбільш економічно вигідною. Строк розгляду тендерної пропозиції, яка за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції. Строк розгляду тендерної пропозиції замовник може аргументовано продовжити до 20 робочих днів. У разі продовження строку розгляду тендерної пропозиції замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель. Протягом розгляду пропозицій рекомендуємо скласти протокол розгляду та прийняття рішення про намір укласти договір — у разі якщо пропозиція учасника відповідає вимогам документації. Система автоматично сформує повідомлення про намір укласти договір. А також додатково рекомендуємо на виконання вимог частини 1 статті 32 повідомлення про намір укласти договір направити переможцеві |
| 20-й крок: відхилення тендерної пропозиції. Інформацію про відхилення протягом одного дня з дня прийняття рішення оприлюднюють в електронній системі закупівель | У разі якщо тендерна позиція не відповідає вимогам тендерної документації рекомендуємо скласти протокол розгляду тендерної пропозиції учасника та прийняття рішення про відхилення його тендерної пропозиції на підставі частини 1 статті 30 Закону. Згідно з частиною 2 статті 30 Закону, інформацію про відхилення тендерної пропозиції протягом одного дня з дня прийняття рішення оприлюднюють в електронній системі закупівель, її автоматично отримує учасник/переможець, тендерна пропозиція якого відхилена через електронну систему закупівель. У разі відхилення тендерної пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, замовник розглядає наступну тендерну пропозицію з переліку учасників, яку вважають найбільш економічно вигідною |
| 21-й крок: надання переможцем документальних підтверджень за ст. 17 Закону. У строк, що не перевищує п’яти днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір | Згідно з частиною 3 статті 17 Закону, переможець торгів у строк, що не перевищує п’яти днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір, повинен надати замовникові документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктами 2, 3, 5, 6 і 8 частини першої цієї статті. Замовник не вимагає документального підтвердження інформації, що міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним. А також звертаємо увагу, що для вимоги частини 2 статті 17 Закону чітко не встановлено строку для подання переможцем. У такому випадку замовник може встановити і більший строк для подання документального підтвердження відсутності/наявності заборгованості зі сплати податків і зборів (обов’язкових платежів) |
| 22-й крок: договір про закупівлю. Не раніше 10 календарних днів та не пізніше 20 календарних днів з дати повідомлення про намір укласти договір про закупівлю | Згідно з частиною 2 статті 32 Закону, замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем торгів протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 20 календарних днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та пропозиції учасника-переможця. З метою забезпечення права на оскарження рішень замовника договір про закупівлю не може бути укладено раніше ніж через 10 календарних днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір про закупівлю. Нововведенням Закону є оприлюднення договору за результатами проведення процедури закупівлі, укладеного між переможцем та замовником. Даний документ необхідно оприлюднити замовникові в системі протягом 2 календарних днів з дати укладення договору (ч. 1 ст. 10 Закону) |
| 23-й крок: звіт про результати процедури. Оприлюднюють протягом 1 дня після оприлюднення замовником договору про закупівлю | Згідно з частиною 2 статті 19 Закону, звіт про результати проведення процедури закупівлі автоматично формує електронна система закупівель та оприлюднює протягом одного дня після оприлюднення замовником договору про закупівлю на веб-порталі Уповноваженого органу |
У наступному номері журналу «Радник в сфері державних закупівель» розглянемо процедуру конкурентного діалогу з публікацією англійською мовою (якщо очікувана вартість закупівлі перевищує 133 тис. євро для товарів та послуг і 5 150 тис. євро для робіт).