Десять кроків замовника при проведенні Е-закупівлі: шлях від реєстрації до укладання договору

Ганна Удачіна
2628
2 Вересня 2015
Десять кроків замовника при проведенні Е-закупівлі: шлях від реєстрації до укладання договору
2628
2 Вересня 2015

Стаття підготовлена станом на 08.09.2015 року. Слідкуйте за наступними виданнями в яких буде інформація про останні зміни щодо впровадження електронних закупівель

Одне з найгучніших нововведень в сфері державних закупівель – це впровадження електронних закупівель. Е-закупівлі – це новий пілотний проект в Україні, який передбачає запровадження більш прозорого процесу здійснення державних закупівель. Нормативним актом, що регулює такі закупівлі є розпорядження Кабміну «Про реалізацію пілотного проекту щодо впровадження процедури електронних закупівель товарів» від 20.05.2015 № 501-р (детальніше у випуску журналу «Радник в сфері державних закупівель» № 6 (45) за червень на сторінці 38. Даний пілотний проект триває з 20.05.2015 по 20.11.2015 на допорогових закупівлях: товарів та послуг на суму до 100 тисяч гривень і робіт – до 1 млн.грн . Тобто, це ті закупівлі, які не підпадають під регулювання Закону України «Про здійснення державних закупівель» (далі – допорогові закупівлі, е-торги).

В подальшому електронні закупівлі заплановано закріпити на законодавчому рівні, як обов’язковий порядок здійснення держзакупівель для визначених предметів закупівлі.

Хоча згідно даного розпорядження замовники самостійно приймають рішення щодо участі в пілотному проекті, проте на практиці це відбувається на добровільно-примусовій основі, тобто на виконання доручень та розпоряджень, що адресуються замовникам вищестоящих органів (установ, організацій).

Отже, нижче розглянемо більш детальніше систему ProZorro.  Іще 12 лютого 2015 року систему електронних майданчиків розроблених для проведення е-закупівель було презентовано громадськості та представникам ЗМІ під назвою ProZorro.

Що таке ProZorro?

Як зазначено на офіційному сайті ProZorro (http://prozorro.org/) – це  система, що створена з ініціативи громадських організацій, комерційних майданчиків, державних органів та підприємців, мета якої – прозоре і ефективне витрачання державних коштів, а також запобігання корупції завдяки громадському контролю та розширенню кола постачальників.

Як працює система ProZorro?

В основі системи ProZorro стоїть центральна база даних (далі – ЦБД) до якої приєднано комерційні майданчики, через які замовники оголошують закупівлі, а учасники подають свої пропозиції і приймають участь в електронному реверсійному аукціоні (далі – аукціон), за результатами якого система визначає кандидата який запропонував найнижчу ціну серед учасників (Рис. 1).

Після оголошення аукціону кожен майданчик передає інформацію в ЦБД, і через ЦБД інформація дублюється на всіх майданчиках. Тобто, всі зареєстровані електронні майданчики містять однакову інформацію, а учасники можуть брати участь в усіх державних закупівлях, в незалежності від майданчику на якому вони зареєстровані.

Рис. 1

Крок І. Реєстрація

На сайті prozorro.org в розділі «Для замовника» знаходиться інформація щодо роботи в системі «ProZorro» , та розміщено Регламент роботи системи пілотного проекту електронних державних закупівель (далі – Регламент), в якому встановлено правила проведення замовниками закупівель через електронні майданчики. Замовники мають дотримуватися даного Регламенту.

Зверніть увагу! В Регламенті зазначені певні вимоги щодо порядку проведення тендерної закупівлі, а саме:

  • оголосити закупівлю може лише юридична особа, яка відноситься до замовників, в розумінні Законів України “Про здійснення державних закупівель” або “Про здійснення закупівель в окремих сферах господарської діяльності ”;
  • замовник може оголосити закупівлю, сформувавши параметри закупівлі та опублікувавши технічні, кваліфікаційні вимоги, вимоги до фінансового забезпечення учасників;

Одночасно з цим, оскільки електронні закупівлі на сьогодні здійснюються лише в рамках пілотного проекту,в системі введені обмеження:

  • форма проведення торгів – одноетапна;
  • предмет закупівлі не передбачає поділу на лоти;
  • процедура не передбачає надання учасником гарантійного забезпечення.

Крок ІІ. Розробити положення  про комітет та про порядок придбання товарів в рамках пілотного проекту щодо впровадження системи електронних закупівель

Для проведення електронних закупівель замовнику необхідно визначити відповідальних (або відповідального координатора),  які будуть займатися впровадженням та проведенням електронних закупівель. Для прикладу замовник може створити окремий тендерний комітет, який буде відповідати за проведення електронних закупівель та розробити Положення про тендерний комітет, де зазначити обов’язки кожного члена тендерного комітету.

Зверніть увагу!  Кожному члену тендерного комітету замовника необхідно внести зміни в посадову інструкцію в розділ «Права і обов’язки».  Для цього керівник має видати розпорядження про необхідність внесення змін до відповідного переліку посадових інструкцій. Компетентний відділ вносить необхідні зміни, після чого відділом кадрів розробляється та подається на підпис керівнику наказ про внесення змін в посадову інструкцію. Про ознайомлення з наказом та зміненою посадовою інструкцією кожен член тендерного комітету ставить свій особистий підпис.

Для роботи в системі, тендерному комітету необхідно назначити координатора, який буде відповідальний завпровадження електронних закупівель. Таке призначення відбувається шляхом складання протоколуна засіданні тендерного комітету з числа членів такого комітету.

Для проведення електронних закупівель замовник має розробити Примірне положення про порядок придбання товарів в рамках пілотного проекту щодо впровадження системи електронних закупівель (далі Положення), зразок якого розміщений на сайті: prozorro.org в розділі «Для замовника».

Крок III. Обрати майданчик.

Щоб приєднатись до Prozorro оголосити закупівлю необхідно зареєструйтесь на одному з  торгівельних майданчиків, що вже приєднались до проекту. Наразі таких майданчиків 6, адреси їх сайтів наступні:

Проте кількість зареєстрованих майданчиків постійно збільшується.

Варто пам’ятати, що замовники можуть бути зареєстровані на декількох майданчиках (реєстрація безкоштовна), проте кожну закупівлю слід проводити повністю на одному із майданчиків, тобто якщо вона оголошена на одному майданчику, то на ньому має і завершитись.

Крок IV. Зареєструватися на обраному майданчику 
(Нижче наведенареєстрація на прикладі майданчика ZAKUPKI.PROM.UA)

Для того аби зареєструватися на обраному електронному майданчику, замовник має здійснити наступний порядок дій: На обраному електронному майданчику натиснути функцію «Зарегистрироваться». (Рис.2)

Рис. 2

Заповнити реєстраційну анкету.

Зверніть увагу! Коли замовник реєструється на посиланні «Государственная компания» необхідно поставити галочку.  (Рис. 3)

Рис. 3

Після заповнення анкети необхідно подати заявку на реєстрацію, натиснувши «Зарегистрироваться».

Для початку роботи необхідно ввійти на електронний майданчик, використовуючи зареєстрований логін і пароль.

Після подання заявки заповнена анкета потрапляє на модерацію і матиме відповідний статус «На модерации».

Під час цього періоду оператор перевіряє вказані в анкеті дані та підтверджує або відхиляє реєстрацію профілю. Про це замовникові повідомляють листом, надісланим на електронну адресу, що було зазначено під час заповнення анкети.

Після успішної модерації статус профілю змінюється на «Активный».

Зверніть увагу! Після створення профілю користувач системи перебуватиме в тестовому режимі (Рис. 4).

Рис. 4

Тестовий режим надає можливість користувачеві здійснювати функції щодо закупівлі (створення закупівлі, реєстрація пропозиції, участь в електронно-реверсивному аукціоні, визначення переможця та ін.) в пробному режимі (для навчання порядку користування системою).

У такому режимі на електронному майданчикові користувачам доступні тільки тестові оголошення щодо закупівель.

Для того щоб вийти з режиму навчання, замовникові необхідно подати заявку на перехід у режим реальних торгів або внести зміни в налаштування профілю — залежно від того, на якому е-майданчикові працює замовник (потрібно уважно читати інструкцію майданчика, на якому зареєстровано замовника).

Одночасно з тим замовники мають можливість повернутися в режим навчання. Для цього необхідно в аналогічному порядку змінити налаштування/подати заявку.

Проте користувач системи зможе перейти в режим реальних закупівель тільки після того, як буде пройдено етап модерації анкети.

Зверніть увагу! У правилах тестування системи е-закупівель, що розміщені на сайті prozorro.org, зазначено:

  1. Тестові закупівлі потрібно оголошувати виключно в навчальному режимі, відповідно до специфіки використання кожного майданчика.
  2. Тестові закупівлі потрібно оголошувати виключно під основним обліковим записом замовника. Створення інших облікових записів державного замовника забороняється.
  3. Предмет закупівлі має бути реалістичним і повинен відповідати планам замовника щодо проведення справжніх закупівель у продуктивному режимі.
  4. Статті класифікатора потрібно вибирати лише відповідно до предмета закупівлі.
  5. До кожних тестових торгів потрібно додавати справжню документацію, що відповідає предметові закупівлі (наприклад, із попередніх закупівель).
  6. Питання і відповіді мають бути в діловому тоні, вони повинні відповідати предметові заку півлі.

Крок V. Створення замовником закупівлі — оприлюднення оголошення

Для створення закупівлі замовникові необхідно увійти у власний «Кабинет» та обрати функцію «Новая закупка». Далі замовникові необхідно заповнити всі порожні поля і додати раніше підготовлену документацію.

Документацію конкурсних торгів прикріплюють окремим файлом до оголошення про проведення процедури закупівлі. Прикріпити її можна таким чином: у розділі «Список закупаемых товаров и услуг» форми оголошення про проведення закупівлі (яку ви заповнюєте на майданчикові при створенні процедури закупівлі) замовник може скористатися функцією «Прикрепить файл».

Під цією функцією розміщено такий припис: «Пожалуйста, загрузите тендерную документацию: описание предмета закупки, проект договора и т. д. Вы можете загрузить не более 9 файлов по 49 mb каждый». Потрібно звертати увагу на вищезазначений припис, коли оприлюднюємо документацію при проведенні процедури електронної закупівлі. Під час формування оголошення закупівлі замовник визначає тривалість двох періодів:

Період уточнення.

Під час даного періоду замовники можуть вносити зміни, надавати роз’яснення, а учасники — ставити питання щодо вимог до торгів. Питання можна поставити в розділі «Вопросы и ответы» (рис. 5).

Рис. 5

Замовник повинен надати відповідь через систему протягом двох робочих днів з моменту розміщення запитань у системі. У разі необхідності замовник може внести відповідні зміни до технічних вимог до предмета закупівлі та/або вимог до кваліфікації учасників та оприлюднити їх у системі.

Під час даного періоду учасники не можуть подавати свої пропозиції.

Строки періоду уточнень замовник визначає згідно з власним Положенням. Зверніть увагу, що, згідно з Регламентом, зазначені строки мають бути не меншими трьох робочих днів і не більшими семи робочих днів з моменту оприлюднення оголошення про проведення закупівель.

Період приймання пропозицій.

Під час даного періоду учасники подають свої пропозиції. Для замовників закрита можливість вносити зміни до своїх вимог та бачити подані пропозиції. Замовник самостійно визначає строк закінчення подання пропозицій відповідно до Положення. Проте, згідно з Регламентом, вищезазначений строк становить не менше ніж два робочі дні та не більше ніж п’ять робочих днів з моменту початку подання пропозицій.

Крок VI. Подання пропозиції

Пропозиції подають лише тоді, коли закупівля перебуває в даному статусі, про що сповіщає індикатор статусу закупівлі, а саме — «Прием предложений» (рис. 6).

Рис. 6

Зверніть увагу! Усі пропозиції фіксуються анонімно: ані інші учасники, ані замовник не знають назви компанії, що подала пропозицію.

Нижче розглянемо три ситуації, які можуть виникнути при проведенні процедури закупівлі

Ситуація 1.
На закупівлю не подали жодної пропозиції

Якщо замовник оприлюднив інформацію про закупівлю, а у визначений ним строк для подання пропозицій не надійшло жодної пропозиції, то в такому разі процедура автоматично скасовується. Інформацію про це замовник може побачити в індикаторі статусу оголошеної ним закупівлі. Нижче наводимо приклад (рис. 7).

Рис. 7

Ситуація 2.
На закупівлю подали лише одну пропозицію

Якщо на е-торги було подано лише одну пропозицію, тоді закупівля одразу переходить у статус «Квалификация — идет оценка кандидата» без проведення аукціону, де замовник оцінює пропозицію постачальника. Це відбувається автоматично після завершення строку «Подача предложений».

Тобто етап аукціону не відбувається в такому разі. Закупівля переходить у статус «Квалификация — идет оценка кандидата», потім замовник підтверджує кандидата-переможця та укладає договір з ним. Нижче ми розглянемо ці кроки більш детально.

Ситуація 3.
На закупівлю подали дві і більше пропозицій

Якщо після розміщення замовником інформації про закупівлю на його закупівлю надіслали дві і більше пропозицій, тоді настає наступний етап проведення електронних закупівель — аукціон. Система електронних закупівель автоматично формує та надсилає інформацію про проведення аукціону, враховуючи строки, які замовник визначав в оголошенні про проведення закупівлі. Порядок проведення аукціону розкрито нижче.

Крок VII. Аукціон

Аукціон автоматично призначає Центральна база даних. Замовники і учасники про це дізнаються, отримавши відповідне повідомлення на електронну пошту.

Зверніть увагу! Відслідковувати період аукціону може будь-який користувач системи з будь-якого електронного майданчика, що забезпечує більшу прозорість закупівлі. Замовник у своєму кабінеті бачить інформацію щодо закупівлі (рис. 8).

Рис. 8

Подані пропозиції всіх учасників зазначають по порядку (від найдорожчої до найдешевшої).

Аукціон проходить у три раунди. У кожному з них в учасника є п’ять хвилин, щоб змінити свою ставку, орієнтуючись на ціни, запропоновані іншими постачальниками. Перший хід робить учасник з найдорожчою пропозицією, при цьому відомо тільки ціни, запропоновані учасниками, а їхні назви замінює нумерація.

Після закінчення третього раунду оголошують результати та «відкривають» назви учасників (рис. 9).

Рис. 9

Крок VIII. Кваліфікація пропозицій учасників (кандидатів)

Якщо аукціон відбувся, то закупівля отримує статус «Квалификация — идет оценка кандидата» після його завершення.

На даному етапі замовник уперше бачить усіх учасників е-торгів і їхні пропозиції, перелік яких публікується на сторінці закупівлі. Система автоматично пропонує постачальника, що вказав найнижчу ціну. Замовник за результатами розгляду переліку документів, які він вимагав, має або прийняти цю пропозицію, натиснувши функцію «Подтвердить», якщо вона відповідає кваліфікаційним умовам, або відмовитися від неї, натиснувши на функцію «Отклонить» (рис. 10).

Рис. 10

Якщо замовник вирішив відхилити пропозицію переможця, то він натискає кнопку «Отклонить» та, натиснувши на функцію «Прикрепить решение комиссии», додає рішення тендерного комітету, в якому вказує причину відмови (рис. 11).

Рис. 11

Система відправить на кваліфікацію учасника (кандидата), пропозиція якого є наступною в переліку мінімальних за результатами аукціону.

Якщо замовник відхилив пропозиції всіх учасників (кандидатів), то закупівля переходить у статус «Предложения рассмотрены» (рис. 13). Наступного дня закупівля автоматично перейде в статус «Закупка не состоялась».

Замовник має право повторно оголосити закупівлю.

Зверніть увагу! Замовник протягом п’яти робочих днів з дня закінчення аукціону аналізує визначену системою пропозицію з найнижчою ціною щодо відповідності учасника, що її подав, вимогам до кваліфікації учасників, а запропонований предмет закупівлі — технічним вимогам, зазначеним в оголошенні та/або документації закупівель.

Якщо два учасники подали пропозиції з однаковою ціною, то замовник обирає переможцем учасника, що подав свою пропозицію першим.

Крок IX. Підтвердження кандидата-переможця

Інформацію про визначення переможця замовник обов’язково оприлюднює в системі в день прийняття ним рішення про визначення переможця.

Для цього на сторінці закупівлі, після обрання розділу «Оценка документов», відкривається вікно з інформацією про пропозицію учасника (кандидата). Для підтвердження даних переможця необхідно натиснути функцію «Подтвердить». У наступному вікні завантажується документ щодо рішення замовника про підтвердження пропозиції учасника (кандидата) та визначення його переможцем (рис. 12).

Рис. 12

Після успішного вибору учасника закупівля змінює статус на «Предложения рассмотрены» (рис. 13).

Рис. 13

Крок X. Договір

Договір може бути укладений між замовником і переможцем не раніше ніж через три робочі дні та не пізніше десяти робочих днів з моменту оприлюднення інформації про визначення переможця.

Після укладення договору замовник зобов’язаний оприлюднити на електронному майданчикові сканкопію укладеного договору протягом трьох робочих днів з моменту його укладання, натиснувши на кнопку «Загрузить договор», та прикріпити даний документ (рис. 14).

Рис. 14

Наступного дня після того, як договір буде завантажено, тендер (закупівля) автоматично переходить у статус «Завершена».

Отже, радимо замовникам опановувати систему електронних закупівель, поки ще є можливість працювати в тестовому режимі та обов’язок проводити закупівлі саме в такий спосіб не закріплено на законодавчому рівні.

У наступному номері журналу читайте про алгоритм дій учасника при роботі в системі електронних закупівель: від реєстрації — до укладення договору.

Журнали

Публікації, що вийшли друком у паперовій версії журналу «Радник в сфері державних закупівель» (з посиланням на номер журналу)