«Доброго дня! Є наступне питання. Чи може директор бути головою тендерного комітету або уповноваженою особою? Дякую.»
Добрий день! Директор звичайно може бути головою тендерного комітету або виступати уповноваженою особою замовника.
Основу діяльності тендерного комітету складає процес прийняття рішень від імені організації-замовника з приводу проведення тих чи інших закупівельних процедур.
Тому, якщо керівник організації (підприємства, установи, закладу) є головуючим у тендерному комітеті, – це значно спрощує роботу комітету.
Річ у тім, що керівник є відповідальною особою за організацію всієї діяльності і розуміється на всіх аспектах потреб установи і фінансових ресурсах, які вона має, і внутрішніх процесах роботи установи, і часових обмеженнях тощо.
Отже, визначення керівника (або заступника) головою ТК має для діяльності такого комітету низку суттєвих переваг. Серед них однозначно слід виділити швидкість прийняття управлінських рішень, прямий контроль за процесом закупівель, його законністю і ефективністю, що може позитивно впливати на забезпечення потреб установи в плані якості та дотримання необхідних термінів.
Крім того, керівник організації має широку картинку не лише щодо проведення процедур, а і щодо виконання договору та постачання закупленого товару в контексті функцій, які забезпечує для держави або громади така організація.
Тож, якщо в процесах, що відбуваються після укладення договору, виникають складнощі, такий керівник в змозі нівелювати на майбутнє ризики співпраці з недобросовісними постачальниками, застосовуючи штрафні та оперативно-господарські санкції, ініціювати претензійно-позовну роботу тощо. Якщо головою ТК виступає не керівник (або його заступник), то бюрократичні внутрішні процеси будь-якої організації зазвичай негативно позначаються на швидкості та якості прийняття подібних рішень.
Аналогічна ситуація і з визначенням директора (або заступників) уповноваженою особою.
Оскільки будь-який керівник організації відповідає за ефективну організаційну структуру та створення внутрішніх підрозділів, безпосередню роботу по підготовці закупівель може проводити у такому разі створений для цього підрозділ (сектор, відділ, департамент) або помічник керівника (залежно від масштабу і розміру організації), але приймати всі рішення стосовно процедурних аспектів буде саме уповноважена особа-керівник.
Якщо говорити про уповноважену особу-керівника установи, то слід звернути увагу, що законодавство не передбачає обов’язку наявності секретаря для такого формату роботи. Додатковим навантаженням у такому разі вбачається безпосередня робота саме з електронною системою в кабінеті замовника з точки зору внесення необхідної інформації і документів, відслідковування запитань, скарг у системі тощо.
Варто зазначити, що підготовчу та супровідну роботу щодо процедур доречно покладати саме на відповідний підрозділ (або помічника), який може забезпечити належну підготовку до документування та супровід відповідних рішень уповноваженої особи.
У такому разі керівник-уповноважена особа безпосередньо несе відповідальність за прийняті по процедурі рішення та підписує їх, у тому числі в електронній системі закупівель. При цьому допоміжну роль відіграватиме саме структурний підрозділ або помічник керівника.