Уже більше пів року з початку війни та дня, коли життя всієї країни розділилося на «до війни» і «війна». Ще 23.02.2022 всі громадяни жили звичайним життям, а 24.02.2022 прокинулися від вибухів.
24.02.2022 наша установа перейшла на особливий режим роботи із забороною виходу в офіс. Територія зачинилася, усі, крім критично важливого персоналу, залишилися сам на сам із новими реаліями. А вже 25.02.2022 безпосередньо біля установи велися воєнні дії. Нашій установі на практиці випало пересвідчитися в актуальності потреб за Маслоу та розпочати нову сторінку закупівельної діяльності, коли звичайна робота в кабінеті з папками документів та службових записок залишилася в минулому. Тож, до вашої уваги піраміда потреб Абрагама Маслоу для закупівельника під час війни (див. Рисунок).
Базовий рівень
Базовий рівень піраміди потреб Маслоу складають фізіологічні потреби (найнижчого рівня), які є необхідними для виживання. Вони включають потребу в їжі, воді, захисті, відпочинку тощо та потребу в безпеці, тобто в захисті від фізичних і психологічних небезпек з боку навколишнього світу, і впевненість у тому, що фізіологічні потреби будуть задовольнятися в майбутньому.
У перші дні ніхто не займався закупівлями та роботою, займалися пошуком безпечного місця для родини та поступово звикали жити в нових умовах. Кожен, певно, пам’ятає величезні затори на трасах, перевантажені речами легкові автомобілі, тимчасове житло, заповнене людьми із засмученими обличчями та нерозумінням навколишньої ситуації. З часом після численних переїздів деякі українці осіли на одному місці, утім «розкидані» по всій Україні та країнах світу.
Соціалізація
Соціальні потреби, за визначенням Маслоу, — це потреби в приналежності, дружбі, любові, підтримці, включають почуття приналежності до чого-небудь або кого-небудь.
Після задоволення базових потреб безпеки свідомість перемкнулася та стала нагадувати про потребу в спілкуванні, у тому числі з колегами. На власному досвіді зауважу, що з власним колективом інколи обмінювалися повідомленнями та розуміли, де вони і як вони, але про інших співробітників, знайомих та контрагентів було недостатньо інформації. У мене залишилось багато листувань того часу, що починалися запитом: «Як ти? Усі живі? У безпеці?». У цей період був розквіт груп у месенджерах та зум-конференцій, коли було просто радісно побачити знайоме обличчя.
Коли перша спрага спілкування була задоволена, прийшла потреба повертатися до роботи.
Потреба в причетності
Потреба в причетності, або потреба в повазі, за Маслоу включає потреби в особистих досягненнях, компетентності, повазі з боку оточуючих, визнанні.
Як може закупівельник працювати в електронній системі Prozzorо без власного токена з електронним підписом та без бази даних? Майже ніяк. А тому на цьому етапі ми почали повертати собі необхідні атрибути закупівельника.
Через персонал, що залишився на роботі, домовлялися про пересилання токенів з електронними ключами, копіювали інформацію із сервера, завантажували її на хмарове сховище інформації, або по-простому ґуґл-диск. Тут варто зауважити, що нам дуже допомогли наші довоєнні напрацювання колективної роботи уповноважених осіб, а саме:
- свого часу у відділі закупівель було започатковано колективну роботу на єдиному сервері для зберігання та обміну інформацією. Ми встановили правило, що на персональних комп’ютерах можливо зберігати будь-що, але всю документацію, пов’язану з плануванням, організацією та проведенням процедур закупівель, необхідно робити на спільному сервері, щоб будь-яка уповноважена особа мала можливість зайти на сервер та побачити, що саме робить інша уповноважена особа. Це свого часу дозволило виробити єдиний стандарт зразків документів, оскільки була можливість використовувати для нового документа вже раніше зроблену електронну версію;
- було впроваджено загальноприйняті правила створення папок електронних документів, формування назв файлів та їх повної консолідації в одній папці за процедурою закупівель та інше. Усе це дозволило легко скопіювати весь файловий масив із сервера;
- у нашій установі станом на лютий 2022 року було призначено шість уповноважених осіб, що оформили токени з КЕП для роботи в системі Prozorro, за відповідною категорією діяльності, під загальним керівництвом начальника відділу закупівель, який теж є уповноваженою особою. Це нам дозволило згодом легко перейти на закупівлі відповідно до постанови Кабміну від 28.02.2022 № 169 «Деякі питання здійснення оборонних та публічних закупівель товарів, робіт і послуг в умовах воєнного стану» (далі — Постанова № 169), враховуючи, що алгоритм взаємодії та координації роботи вже був налагоджений. Також ми використовували зразки документів, оприлюднених на порталі «Радник». Дивіться, як швидко їх можна знайти:
На цьому етапі всі вчилися працювати без роздрукованих документів, змінювали прийняті алгоритми роботи. Так, наприклад, у статті «Упорядкування процесу підготовки процедури закупівлі до її проведення» можна знайти інформацію про упорядкування процесу підготовки процедури закупівлі до її проведення. У нових умовах требо було вчитися працювати по-новому та освоювати нові навички.
Пізнавальні потреби
Пізнавальні потреби, або потреби в самовираженні, самореалізації, за визначенням Маслоу, — це потреби в реалізації своїх потенційних можливостей і зростанні як особистості.
Обсяг закупівель організації в умовах воєнного стану значно впав, але все-одно залишилася потреба в обслуговуванні раніше укладених договорів про закупівлю, закупівлі необхідних послуг та будівельних матеріалів для відновлення пошкоджених споруд.
Як працювати та взаємодіяти між собою? Тут в нагоді став ґуґл-диск та хмарний офісний пакет (ґуґл-документ, ґуґл-таблиці), що дозволяють вести спільну роботу з документами не тільки з ноутбука, а й зі звичайного смартфона.
Звісно, така робота потребує дуже серйозної самоорганізації та уваги. Одна справа працювати зі свого звичного робочого місця, коли в тебе під рукою папки з роздрукованими документами, зовсім інша — коли все в телефоні або ноутбуку. Тут важливо не просто працювати з документами, а й приділяти увагу їх систематизації, правильному сортуванню для зберігання, щоб за необхідності можливо було знайти необхідний документ та інформацію.
Заявки на закупівлі ми збирали, керуючись інструментами, що були викладені у статті «Комплексно про процес планування закупівель». Зведення даних робимо в ґуґл-таблиці. Тексти документів теж викладаємо на загальний диск у необхідні папки, як це робили до війни.
Змінилася тільки вимога до назв файлів. Так, враховуючи, що можливість роботи з паперовими документами дуже обмежена, перегляд здійснюємо на екрані ноутбука або смартфона, а тому треба розуміти, який файл ти відкриваєш (див. Приклад).
Приклад
Первинні документи до договору (видаткова накладна або акт) формуємо з назви договору з додаванням слова, що це саме видаткова або акт.
Це дозволяє швидко орієнтуватися в масиві даних та одразу розуміти, який це документ, без необхідності його відкривати.
Договірна робота побудована на тих самих принципах, що були викладені у статті «Договірна робота як окремий процес закупівель».
Безумовно, змінився алгоритм узгодження договорів, перейшовши, як правило, в площину обміну електронними листами-погодженнями.
Те саме стосується віддаленої організації отримання матеріальних цінностей, з чим можна ознайомитися у матеріалі «Отримання товарно-матеріальних цінностей як завершальний етап закупівлі». Наразі ми його адаптували під реалії. На підставі даних з ґуґл-таблиці, що сформована на стадії формування заявки, надсилаємо персоналу, що буде зустрічати вантаж на місці, усю необхідну інформацію: час доставки, дані перевізника, розпис що і кому, а також інші необхідні інструкції. Після отримання вантажу на місці дзвонимо та перевіряємо, як справи.
Самоактуалізація
Коли процес закупівель у нових умовах налагодився, задіяні особи розуміють, що їм робити, а процедури повторюються і мають всі ознаки бізнес-процесу, з’являється час на самовдосконалення.
У період воєнного стану в мережі Інтернет з’явилося багато різноманітного навчального контенту. Цим обов’язково необхідно користуватися, прокачуючи власні вміння новими навичками. Доступні такі навчальні програми і в Академії Радник.
У повсякденній роботі кожного закупівельника буде доречною «Таблиця. Вартісні межі в публічних закупівлях та вид закупівлі». Використовуйте.
Нагадуємо, що з останніми змінами до Постанови № 169 можна ознайомитися у матеріалах:
Більше важливої інформації про закупівлі під час війни читайте на порталі RADNUK.COM.UA у розділі «Воєнний стан».