27.04.2022 набрав чинності наказ Мін’юсту від 21.04.2022 № 1581/5, яким затверджено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. Що важливо врахувати у своїй роботі? Розглянемо детальніше.
Організаційні уточнення
Змінами уточнено, що служба діловодства — це структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби. Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства.
Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства в паперовій та електронній формах. Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи.
Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи. Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.
Вимоги до позначення «Найменування установи» в документах
Найменування установи — автора документа, у тому числі скорочене (за наявності), має відповідати найменуванню, яке міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. Скорочене найменування (за наявності) розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.
Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, якщо немає офіційно визначеного скорочення — повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.
На бланку установи, яка одночасно підпорядкована місцевій державній адміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщується тільки найменування держадміністрації.
Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу установи зазначається у разі, якщо вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи.
Доповнено, що текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль.
Прописано, що обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і внесення його до справи).
Проєкти нормативно-правових актів, наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються також керівником служби діловодства, керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (за наявності).
Проєкти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) та додатки до них візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції (за наявності), бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
У разі надсилання документа в паперовій формі з однаковим змістом одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи — автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.
Порядок підписання та оформлення документів у паперовій формі, які адресуються установам, їх структурним підрозділам або конкретній посадовій особі, а також тих, що містять кілька конкретних адресатів, здійснюється відповідно до пункту 36 розділу II Типової інструкції з діловодства та інструкції з діловодства установи.
У разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), документи підписуються двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб.
У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ (за їх наявності).
Уточнено порядок внесення напису про засвідчення копії документа
Уточнено, що документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, створеними в електронній формі. Не допускається одночасне проходження одного й того самого документа в електронній і паперовій формі.
Особові справи керівного складу та працівників підприємств, установ та організацій зберігаються за основним місцем роботи. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
У тексті Правил слова та цифри «ДСТУ 4163-2003» замінили словами та цифрами «ДСТУ 4163-2020»; слова «ініціали (ініціал імені)», «реєстраційно-контрольна картка» у всіх відмінках замінили, відповідно, словами «власне ім’я», «реєстраційно-моніторингова картка» у відповідних відмінках; слова «об’єднання громадян» замінили словами «громадські об’єднання».
Пам’ятаємо, що згідно з наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» «Про прийняття та скасування національних стандартів» № 144 на заміну старому ДСТУ 4163-2003 з 01.09.2021 почав діяти ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», який є обов’язковим для замовників у розумінні Закону України «Про публічні закупівлі», проте не кожен учасник повинен його дотримуватись. При цьому учасник «залежний» від вимог замовника в цій частині. Аргументація — у статті «Оформлення документів згідно з ДСТУ 4163:2020: практика АМКУ».
Висновок
Звертаємо особливу увагу замовників на прийняття вищезазначених змін. Також на правильність оформлення тендерної документації відповідно до прийнятих змін. Варто перевірити найменування установи, правильність оформлення підписів відповідних осіб. У реквізиті «Підпис» потрібно зазначати не ініціали та прізвище, а власне ім’я та прізвище, останнє — великими літерами. І так у всіх реквізитах, які потребують підпису (наприклад, під час візування документів, затвердження, ознайомлення, засвідчення копії під час підготовки до подання тендерної пропозиції тощо).
Наведемо приклад: у реквізиті «Підпис» потрібно зазначати не «Т. Г. Шевченко», а «Тарас ШЕВЧЕНКО».
Ці вимоги стосуються також і учасників, отже учасникам рекомендуємо звертати увагу на чітке дотримання умов тендерної документації та правильність оформлення документів, особливо якщо замовник встановив вимоги про надання документів відповідно до ДСТУ 4163:2020, до реквізитів у довідках у довільній формі, складених учасниками, або вказувати форми документів, від яких не можна відступати. Зверніть увагу на правильність завірення копій документів.
Учаснику варто враховувати вимоги замовника та оформлювати документи тендерної пропозиції відповідно, не зайвим буде переконатися в читабельності сканованих документів, які він планує надавати.
Рекомендуємо на цю тему ознайомитись зі статтею «Зверніть увагу! З 01.09.2021 набрали чинності нові національні стандарти оформлення документів ДСТУ 4163:2020».
Детальніше з оновленнями ДСТУ 4163:2020 можна ознайомитися в статті «Зміни в кадрових документах згідно з ДСТУ 4163:2020 з 01.09.2021», а повний текст ДСТУ 4163:2020 розміщено тут. Більше важливої нової інформації про закупівлі читайте на порталі RADNUK.COM.UA у розділі «Воєнний стан». А в разі необхідності завантаження прикладів документів, обов’язково користуйтесь зразками документів, зокрема прикладом договору на закупівлю товару (універсальний).
Пам’ятаємо, що кожен день наближає нас до перемоги! Все буде Україна!