Відомо, що 01.09.2021 почав діяти новий національний стандарт оформлення документів ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — ДСТУ 4163:2020). Старанні учасники публічних закупівель вже звернули увагу на новий стандарт в оформленні документів під час підготовки тендерної пропозиції / пропозиції, особливо якщо у вимогах тендерної документації / оголошенні про проведення спрощеної закупівлі замовник прямо посилається на цей стандарт.
Детально ознайомитися з основними змінами, які відбулися в оформленні документів через набуття чинності ДСТУ 4163:2020, та новими вимогами, яких відтепер потрібно дотримуватися під час оформлення документів, у тому числі під час участі в публічних закупівлях, які регулюються Законом України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), можна у статтях на порталі RADNUK.COM.UA:
- «Зверніть увагу! З 01.09.2021 набрали чинності нові національні стандарти оформлення документів ДСТУ 4163:2020»;
- «ДСТУ 4163:2020 — чи обов’язковий для замовників і учасників?».
Невідповідність оформлення документів тендерної пропозиції / пропозиції вимогам замовника переважно відносять до формальних помилок, перелік яких затверджено наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 710. Звісно, важливішим є зміст документа, наданого у складі тендерної пропозиції / пропозиції, та його відповідність вимогам замовника.
Проте, якщо надані документи учасника не відповідають умовам тендерної документації / оголошення про проведення спрощеної закупівлі замовника в частині оформлення, це може бути додатковою підставою для відхилення. Найімовірніше, відхилення через неправильне оформлення документів можна буде успішно оскаржити до Постійно діючої адміністративної колегії Антимонопольного комітету України з розгляду скарг про порушення законодавства у сфері публічних закупівель (далі — Колегія). Проте відхилення та оскарження призведуть до затягування процедури закупівлі. До того ж практику Колегії не можна назвати сталою, адже по дуже схожих вимогах у скаргах Орган оскарження може винести протилежні рішення.
Учасникам краще не ризикувати та під час підготовки тендерної пропозиції / пропозиції виконувати абсолютно всі вимоги замовника, в тому числі вимоги до оформлення. У цьому матеріалі розглянемо рішення Колегії, пов’язані з національними стандартами оформлення документів ДСТУ 4163:2020.
Оскарження умов тендерної документації
Рішення Колегії № 22518-р/пк-пз від 04.10.2021, оголошення № UA-2021-08-26-006270-c.
Умова тендерної документації: документи, що складаються безпосередньо учасником як власником документа, повинні бути оформлені належним чином та відповідати вимогам щодо наявності усіх обов’язкових реквізитів документа, що встановлені пунктом 4.4 ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
Скаржник: ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» втратив чинність з 01.09.2021 на підставі наказу Українського науково-дослідного і навчального центру проблем стандартизації, сертифікації та якості № 144 (v0144774-20) від 01.07.2020. Оскаржувана умова не узгоджується з вимогами Закону, що є дискримінаційним щодо суб’єктів господарювання, у тому числі скаржника.
Замовник: з метою усунення можливого неоднозначного тлумачення цього пункту тендерної документації замовник прийняв рішення внести зміни до тендерної документації (протокол від 28.09.2021 № 243): в абзаці 2 підпункту 3.1.4 пункту 1 тендерної документації «ДСТУ 4163-2003» замінити на «ДСТУ 4163:2020».
Колегія: замовник вніс зміни до умов тендерної документації та виклав у новій редакції абзац 2 підпункту 3.1.4 пункту 1 тендерної документації, в якому «ДСТУ 4163-2003» було замінено на «ДСТУ 4163:2020».
Скаржник (з урахуванням внесених змін) не довів та документально не підтвердив необхідності внесення змін до умов тендерної документації, також не довів, яким чином наведена вище умова порушує права та законні інтереси скаржника. Відсутні підстави для задоволення скарги в цій частині.
Ще одне рішення Колегії з такого самого питання — № 22977-р/пк-пз від 08.10.2021, оголошення № UA-2021-09-15-003695-c: після подання скарги замовник вніс зміни до умов тендерної документації та змінив «ДСТУ 4163-2003» на «ДСТУ 4163:2020». Колегія постановила, що внесені до тендерної документації зміни вказують на те, що замовник усунув порушення, зазначені у скарзі, та Колегія припиняє розгляд скарги в цій частині.
Додатково наведемо рішення Колегії № 21622-р/пк-пз від 22.09.2021, оголошення № UA-2021-09-01-004287-b. Скаржник оскаржив умову тендерної документації в частині посилання на ДСТУ 4163-2003, який втратив чинність. Колегія постановила, що замовник повинен внести відповідні зміни до умов тендерної документації.
Коментар: як бачимо, якщо замовник у вимогах до оформлення документів встановлює нечинний ДСТУ, то Колегія зобов’язує внести відповідні зміни. Чи варто оскаржувати таку вимогу? Мабуть, ні. Найімовірніше, буде достатньо просто звернутися до замовника через електронну систему закупівель та зауважити наявну невідповідність. Втім, якщо старий ДСТУ щодо оформлення документів — це єдина вимога замовника, яка не відповідає чинному законодавству, то звертатися до Колегії, напевно, недоцільно.
Прискіпування до оформлення документів у складі тендерної пропозиції
Враховуючи наявну практику Колегії, можна зробити висновок, що невідповідність в оформленні документів здебільшого не вважається підставою для відхилення. Проте є такі замовники, які намагаються відхилити учасників через неправильне оформлення наданих ними документів. Так само й учасники, які програли, роблять спроби оскаржити рішення про визнання переможця, посилаючись на невиконання національних стандартів з оформлення документів.
Обставини справи: замовник провів відкриті торги, участь взяли п’ять учасників, переможцем визнано учасника із найменшою ціною — ТОВ «Б». Інший учасник не погоджується з таким рішенням замовника та звертається до Колегії зі скаргою.
Позиція скаржника: згідно з пунктом 5.26 ДСТУ 4163:2020 відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів:
- слів «Згідно з оригіналом» (без лапок);
- найменування посади;
- особистого підпису особи, яка засвідчує копію;
- її власного імені та прізвища;
- дати засвідчення копії.
У складі тендерної пропозиції учасника, якого було визнано переможцем, містилися копії документів, завірені таким чином (див. Рисунок).
Скаржник вважає, що тендерна пропозиція ТОВ «Б» не відповідає вимогам тендерної документації та повинна бути відхилена згідно з частиною 1 статті 31 Закону.
Позиція замовника: тендерна документація не містить вимоги щодо оформлення копій документів відповідно до зазначеного ДСТУ, підстави для відхилення ТОВ «Б» відсутні.
Позиція Колегії: тендерна документація не містить окремих вимог щодо необхідності оформлення учасником документів тендерної пропозиції саме відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020. У складі тендерної пропозиції переможця є документи, в яких міститься підпис і відбиток печатки ТОВ «Б». Враховуючи викладене, відсутні підстави для задоволення скарги.
Обставини справи: замовник провів відкриті торги та відхилив тендерну пропозицію ТОВ «Б». Учасник ТОВ «Б» / скаржник не погодився з таким рішенням замовника та звернувся до Колегії зі скаргою.
Позиція замовника: згідно з протоколом № 189 підставою для відхилення скаржника вказано, зокрема, таке: «Наданий учасником Протокол про призначення директора містить інформацію про створення ТОВ, при цьому на протоколі відтиск печатки підприємства, що суперечить чинному законодавству».
Позиція скаржника: згідно з пунктом 5.23 ДСТУ 4163:2020 «Юридичні особи, що відповідно до положення (статуту) мають гербову печатку або основну круглу печатку юридичної особи із зазначенням найменування та ідентифікаційним кодом ЄДРПОУ, можуть засвідчувати на документі підпис посадової (відповідальної) особи. Перелік документів, підписи на яких потрібно скріплювати печаткою юридичної особи, визначає юридична особа на підставі законодавства та з унесенням в інструкцію з діловодства». Скаржник зазначає, що таким чином правом ставити чи не ставити на документи печатку наділено організацію.
Позиція Колегії: замовник не зазначає, в чому саме (якій умові тендерної документації) полягає невідповідність тендерної пропозиції скаржника вимогам. Враховуючи вищенаведене, тендерна пропозиція скаржника була неправомірно відхилена з наведеної підстави.
Коментар: можемо зробити висновок, що якщо замовник не встановив чітку вимогу в тендерній документації щодо оформлення документів відповідно до ДСТУ 4163:2020, то й завіряти всі документи згідно з цим стандартом необов’язково. Адже в такому випадку неоформлення документів відповідно до ДСТУ 4163:2020 не є підставою для відхилення.
Було б корисно проаналізувати рішення Колегії такого змісту: замовник, наприклад, встановив вимогу до оформлення документів згідно з ДСТУ 4163:2020, а учасник таку вимогу не виконав. Цікаво, якою була б думка Колегії, чи можна вважати таку невідповідність підставою для відхилення або все ж таки помилки в оформленні можна віднести до формальних? Адже Перелік формальних помилок, затверджений наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 710 (далі — Перелік), містить, у тому числі, такі визначення:
- окрема сторінка (сторінки) копії документа (документів) не завірена підписом та / або печаткою учасника процедури закупівлі (у разі її використання) (пункт 4 Переліку);
- подання документа (документів) учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що складений у довільній формі та не містить вихідного номера (пункт 7 Переліку);
- § подання документа учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що є сканованою копією оригіналу документа / електронного документа (пункт 8 Переліку), тощо.
Водночас стандарт ДСТУ 4163:2020 є чинним зовсім недовго, тому на момент написання цієї статті рішення Колегії з такого питання відсутні.
Практика розгляду скарг Колегією в частині формальних помилок згідно з ДСТУ 4163-2003, який був чинний до 01.09.2021, описана нами на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Оформлення документа: практика Органу оскарження». При цьому зазначені у статті рішення мають протилежний характер. В одних випадках Колегія постановляє, що невідповідне оформлення документів відноситься до формальних помилок, в інших, навпаки, що такі невідповідності є підставою для правомірного відхилення.
Висновки
Новий національний стандарт оформлення документів ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» діє з 01.09.2021.
Важливішим є зміст документа, наданого у складі тендерної пропозиції, та його відповідність вимогам замовника. Проте, якщо надані документи учасника не відповідають умовам тендерної документації замовника в частині оформлення, це може бути підставою для відхилення.
Якщо замовник у вимогах до оформлення документів встановлює нечинний ДСТУ 4163-2003, то Колегія зобов’язує внести відповідні зміни. Втім, якщо старий ДСТУ щодо оформлення документів — це єдина вимога замовника, яка не відповідає чинному законодавству, то краще звернутися до замовника через електронну систему закупівель, аніж сплачувати за подання скарги.
Якщо ж замовник не встановив чіткої вимоги в тендерній документації щодо оформлення документів відповідно до ДСТУ 4163:2020, то й завіряти всі документи згідно з цим стандартом необов’язково. Адже в такому випадку неоформлення документів відповідно до ДСТУ 4163:2020 не є підставою для відхилення.
Бажаємо учасникам вдалої участі в закупівлях і перемог!
Додаткову інформацію з цієї теми читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статтях: