«Доброго дня! Допоможіть, будь ласка, розібратися. Фірму запросили взяти участь у переговорній процедурі закупівлі. Замовник вказав час і місце проведення переговорів — інше місто. У зв’язку із цим питання: чи обов’язковою є особиста присутність представника фірми на таких переговорах? Дякую».
Добрий день! Відповідно до ч. 1 ст. 35 Закону переговорна процедура закупівлі — це процедура, яку замовник використовує як виняток і відповідно до якої укладає договір про закупівлю з учасником після проведення переговорів з одним або кількома учасниками. Із цього випливає, що переговори передбачають наявність щонайменше двох сторін: замовника та учасника (учасників). Відповідно до вимог ч. 1 ст. 11 Закону для організації та проведення процедур закупівель замовник утворює тендерний комітет (комітети) або визначає уповноважену особу (осіб). Згідно з ч. 4 ст. 11 Закону, рішення тендерного комітету або уповноваженої особи оформлюють протоколом.
Отже, результати, досягнуті під час переговорів між тендерним комітетом/уповноваженою особою і учасником, оформлюють протоколом. Підписують протокол зазвичай присутні на переговорах для фіксації і підтвердження досягнутих домовленостей та отриманих результатів. Учасника може представляти (і відповідно підписувати протокол) або керівник, який діє на підставі статуту чи іншого установчого документа, або уповноважений на це представник, який діє на підставі довіреності. Щодо особистої присутності: у Законі не визначено, яким чином повинні проходити переговори. Це може бути особиста зустріч чи дистанційна (за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку, мережі Інтернет тощо). У разі якщо переговори проходили дистанційно, то за їх результатами все одно необхідно скласти протокол, який потім можна передати для підпису представникові учасника, який дистанційно брав участь у переговорах.