Питання приймання-передачі закупленого товару постає перед будь-яким закупівельником. Добре, коли після укладення договору постачальник передав товар в необхідній кількості, комплектний та якісний, тобто такий, що повністю задовольняє замовника. Але подекуди виникають ситуації, коли не все так гарно: після приймання виявляється, що товар некомплектний або поставлений не в тій кількості, що було передбачено в договорі, або є неякісним.

Що тоді робити? Як провести процедуру приймання так, щоб потім правильно оформити претензію до постачальника? Якими документами оперувати і як оформлювати такі операції? У статті «Отримання товарно-матеріальних цінностей як завершальний етап закупівлі», що вийшла друком у журналі «Радник в сфері державних закупівель» за березень 2019 року [№ 3 (90), стор. 40–47], ішлося про отримання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) з погляду оформлення відповідного складського документообігу. У даній статті пропоную подивитися на це питання з погляду забезпечення отримання якісного, комплектного товару в необхідній кількості та усунення недоліків.

З чого почати, щоб підготуватися до приймання товару?

Відповідь на це питання лежить у двох площинах: професійній та організаційно-юридичній. У професійній площині важливо, щоб представники замовника, що задіяні в процесі прийняття отриманих товарів, були обізнані з вимогами до процедури такого прийняття, розуміли, як таку процедуру оформлюють та як поводитися, якщо буде виявлено невідповідність товару встановленим вимогам. Крім цього, важливо, щоб в організації був підхід до процедури прийняття з огляду на бізнес-процес, коли послідовність дій зрозуміла задіяним працівникам. Нагадаю, що про бізнес-процеси йшлося в статтях «Комплексно про процес планування закупівель», що вийшла друком у журналі «Радник в сфері державних закупівель» за листопад 2018 року [№ 11 (86) на стор. 31–35], та статті «Договірна робота як окремий процес закупівель» , [№ 2 (89) на стор. 30–35] в журналі за лютий 2019-го. Детальніше до процедури прийняття з позиції бізнес-процесу пропоную повернутися в подальших статтях. В організаційно-юридичній площині питання прийняття товару важливо врегулювати ще на етапі узгодження сторонами проєкту договору на закупівлю. Погодьтесь, що приймання-передача є невід’ємною частиною договірних відносин, яка означає перехід товару від постачальника до замовника, а тому, як мінімум, сторони повинні погодити такий процес, щоб на майбутнє не сперечатися щодо приймання-передачі товару та можливих претензій. На варіантах такого оформлення в договірних відносинах і пропоную зосередитись у цій статті.

Інструкції П-6 та П-7

Коли ми говоримо про процедуру приймання товару за якістю та кількістю, то більшість одразу згадує ще радянську Інструкцію про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного вжитку за якістю, затверджену Постановою Держарбітражу СРСР від 25.04.1966 № П-7 (далі — Інструкція № П-7), та Інструкцію про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного вжитку за кількістю, затверджену Постановою Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від 15.06.1965 № П-6 (далі — Інструкція № П-6).

Незважаючи на те, що останнім часом було багато розмов про повне скасування всіх радянських нормативно-правових актів (навіть підготовлено та подано до Верховної Ради України законопроєкт «Про визнання такими, що втратили чинність, актів органів державної влади і управління Української РСР та Постанови Верховної Ради України від 12 вересня 1991 року № 1545-ХІІ “Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР” та такими, що не застосовуються на території України, актів органів державної влади і управління Союзу РСР», № 6480 від 22.05.2017), ці інструкції продовжують застосовувати як суб’єкти господарювання при укладенні та виконанні договорів поставки, так і судові органи при розгляді справ.

Застосування цих інструкції зручне тим, що в них детально встановлено алгоритм дій, за тривалий час їх застосування накопичено велику судову практику. І зараз на ProZorro можливо знайти багато договорів, які в розділі «Порядок приймання Товару» містять норму, яка регулює договірні відносини сторін, що послуговуються саме цими інструкціями, наприклад:

«4.2. Приймання Товару здійснюється Покупцем у відповідності з Інструкцією Держарбітражу СРСР П-6 “Про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю” від 15.06.65 р. і Інструкцією Держарбітражу СРСР П-7 “Про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення та товарів народного споживання за якістю” від 25.04.66 р. 4.3. При прийманні Товару Покупець перевіряє його відповідність даним, які вказані в специфікації, рахунку-фактурі, накладній, по найменуванню, кількості, якості та комплектності».

Також не варто забувати, що ці інструкції будуть застосовані до приймання-передачі товару, якщо договорі сторони не врегулюють це питання на власний розсуд. Так, Міністерство економіки України у своєму листі від 11.10.2005 № 81-16/71 повідомило, що «повне застосування зазначених інструкцій Державного арбітражу Союзу РСР не є обов’язковим у разі, коли відповідно до положень Цивільного кодексу України сторони договору поставки на власний розсуд урегулювали питання щодо порядку приймання-передачі продукції».

Тож навіщо «вигадувати велосипед», якщо питання приймання-передачі чітко й ретельно врегульовано в інструкціях П-6 та П-7?! Однак разом зі зручністю їх застосуванням є доволі серйозні проблеми, пов’язані передусім з тим, що ці інструкції розробляли в умовах планової економіки, коли основними споживачами були промислові підприємства, які отримували великі партії товару від безпосередніх виробників.

Так, інструкції П-6 та П-7 разом з деталізованим алгоритмом дій встановлюють дуже суворі вимоги за наявності проблем з якістю та кількістю до виклику представника постачальника (виробника), порядку його участі в прийманні, участі сторонніх організацій, оформлення претензії тощо, недотримання яких ставить під загрозу сам факт наявності недоліків товару, майбутню претензію та застосування штрафних санкції до постачальника (виробника).

Для прикладу пропоную ознайомитися з рішенням Господарського суду Дніпропетровської області від 26.09.2018 у справі № 904/1639/18, яким акт приймання продукції за якістювизнано неналежним доказом постачання відповідачем товару неналежної якості.

Витяг з рішення Господарського суду Дніпропетровської області від 26.09.2018 у справі № 904/1639/18

«Відповідно до положень п. 6 Інструкції про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення та народного споживання по якості, затвердженої постановою Держарбітражу при Раді РСР від 25.04.1966 р. № П-7 (з доповненнями та змінами) приймання продукції за якістю та комплектністю здійснюється на складі одержувача при іногородній поставці не пізніше 20 днів, а продукції, що швидко псується — не пізніше 24 годин після видачі продукції органом транспорту чи надходження її на склад одержувача при доставці продукції постачальником або при вивозі продукції покупцем.
Згідно приписів п. 9 Інструкції П-7 акт про скриті недоліки повинен бути складений протягом 5 днів після виявлення недоліків, проте не пізніше чотирьох місяців з дня вступу продукції на склад одержувача, що виявив приховані недоліки, якщо інші терміни не встановлені обов'язковими для сторін правилами.
За змістом пункту 3.1 Договору якість продукції, що поставляється за Договором, має відповідати вимогам ДСТУ, ТУ. В разі виявлення неякісної продукції складається відповідний акт за участю представників обох сторін і постачальник повинен обміняти продукцію за свій рахунок в строк 20 днів з дня складання акту.
Акт приймання продукції за якістю від 09.01.2018 складено позивачем в односторонньому порядку за відсутності представника постачальника та підписано наступними членами комісії: директором ОСОБА_2, заступником директора з НВР ОСОБА_3, спеціалістом ІІ категорії (бухгалтер) ОСОБА_4, комірником ОСОБА_5 (а. с. 46–47).
Між тим, за змістом положень 16 Інструкції П-7 при виявленні невідповідності якості, комплектності, маркування поставленої продукції, тари та пакування вимогам стандартів, технічним умовам, кресленням, зразкам (еталонам), договору або даним, зазначеним у маркуванні та супровідних документах, що посвідчують якість продукції, отримувач призупиняє подальше приймання продукції та складає акт, у якому зазначає, кількість отриманої продукції та характер виявлених при прийманні дефектів. Отримувач зобов’язаний забезпечити зберігання продукції невідповідної якості або некомплектної продукції в умовах, що запобігають погіршенню її якості та змішування з іншою однорідною продукцією.
Отримувач також зобов’язаний викликати для участі у продовженні приймання продукції та складання двостороннього акту представника іногороднього виробника (відправника), якщо це передбачено в основних або особливих умовах поставки, інших обов’язкових правилах або договорі. 
За змістом пункту 17 Інструкції П-7 у повідомленні про виклик, направленому виробнику (відправнику), повинно бути зазначено наступне:
 а) найменування продукції, дата та номер рахунка-фактури або номер транспортного документа, якщо до моменту виклику рахунок не отримано;
 б) основні недоліки, виявлені у продукції;
 в) час, на який призначено приймання продукції по якості або комплектності (в межах встановленого для приймання строку);
 г) кількість продукції неналежної якості або некомплектної продукції.
Згідно положень пункту 20 Інструкції П-7 у випадку неявки виробника (відправника) на виклик отримувача (покупця) у встановлений строк та у випадках, коли виклик представника іногороднього виробника (відправника) не є обов’язковим, перевірка якості продукції здійснюється представником відповідної галузевої інспекції по якості продукції, а перевірка якості товарів — експертом бюро товарних експертиз або представником відповідної інспекції по якості.
За відсутності відповідної інспекції по якості або бюро товарних експертиз в межах знаходження отримувача (покупця), при відмові їх направити представника або неявці його за викликом отримувача (покупця) перевірка здійснюється:
 а) за участю компетентного представника іншого підприємства (організації), визначеного керівником або заступником керівника цього підприємства (організації), або
 б) за участю компетентного представника громадськості підприємства-отримувача, призначеного керівником підприємства з кола осіб, затверджених рішенням фабричного, заводського або місцевого комітету профспілки цього підприємства, або
 в) одностороннє підприємством-отримувачем, якщо виготовлювач (відправник) надав згоду на одностороннє приймання товару. 
При цьому, в матеріалах справи відсутні докази звернення позивача до відповідача з пропозицією щодо явки уповноваженого представника останнього для складання акту приймання товару за якістю. До того ж, доказів надання відповідачем згоди на одностороннє приймання товару позивачем не надано.
За викладених обставин, наданий позивачем акт приймання продукції за якістю від 09.01.2018 не є належним доказом поставки відповідачем товару неналежної якості в розумінні приписів Інструкції про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення та народного споживання по якості, затвердженої постановою Держарбітражу при Раді РСР від 25.04.1966 р. № П-7».

З вищенаведеного рішення зрозуміло, що при виникненні проблем з якістю поставленого товару встановлення цього факту, відбирання зразків для експертизи тощо необхідно робити за участі представника постачальника (виробника). За відсутністю представника постачальника (виробника) приймання за якістю повинно відбуватися з обов’язковим залученням представників відповідної галузевої інспекції — для перевірки якості продукції, експерта бюро товарних експертиз або представника відповідної інспекції. Погодьтесь, це проблематично, потребує коштів на оплату експертів та є економічно невигідним у сучасних умовах. Наприклад, Господарський суд Полтавської області при розгляді справи № 917/943 в своєму рішенні від 10.04.2019 дійшов наступних висновків.

Витяг з рішення Господарського суду Полтавської області від 10.04.2019 у справі № 917/943/18 

«Крім цього, суд зазначає, що відбір зразків товару для експертизи та складання актів про фактичну якість і комплектність продукції здійснено ПАТ "Укрзалізниця" з порушенням норм чинного законодавства.
Так, в пункті 9.1 Договору, сторони узгодили, що прийом товару за кількістю якістю здійснюється Замовником у відповідності з Інструкціями № П-6 та № П-7. У пункті 15.3 Договору зазначено, що у випадках не передбачених цим Договором відносини сторін регулюються Положенням про поставки продукції виробничо-технічного призначення (затверджене постановою Ради Міністрів СРСР 25.07.88 № 888) та чинним законодавством України.
Відповідно до підпункту а) п. 6 Інструкції П-7 приймання продукції за якістю та комплектністю здійснюється на складі отримувача при іногородній поставці в строк не пізніше 20 днів після видачі продукції органом транспорту чи надходження її на склад отримувача при доставці продукції постачальником чи при вивезенні продукції отримувачем.
Згідно з п. 20 Інструкції П-7 за відсутністю представника виробника за викликом отримувача (покупця) у встановлені строки та у випадках, коли виклик іногороднього виробника не є обов'язковим, перевірка якості продукції здійснюється представником відповідної галузевої інспекції за якістю продукції, а перевірка якості товару — експертом бюро товарних експертиз або представником відповідної інспекції за якістю.
Судом встановлено, що при прийнятті поставленого постачальником товару за якістю замовником не дотримано вимоги підпункту а) п. 6 та п. 20 Інструкції П-7».

Таким чином, процедура приймання, що ґрунтується на інструкціях П-6 та П-7, у сучасних умовах ринкової економіки та практики ведення бізнесу є доволі зарегульованою, вимагає високих професійних знань від представника замовника, відповідального за приймання, тощо. Саме виходячи із цього, деякі замовники наполягають на включенні до договору норм, що передбачають альтернативу процедурам, передбаченим цими інструкціями, та прямо виключають їх застосування в договірних відносинах, наприклад так:

«До правовідносин Сторін за Договором не застосовують вимоги Інструкції про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного вжитку за якістю, затвердженої постановою Держарбітражу СРСР від 25.04.66 р. № П-7, та Інструкції про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного вжитку за кількістю, затвердженої постановою Держарбітражу при Раді Міністрів СРСР від 15.06.65 р. № П-6».

Приймання на умовах, визначених сторонами в договорі

Альтернативою інструкціям П-6 та П-7 є процедура прийняття, що самостійно визначена сторонами в договорі. Така процедура ґрунтується на нормах Цивільного (статті 669–690) та Господарського (статті 266–271) кодексів України. Крім цього, замовники можуть використовувати власні регламенти з приймання-передачі, за умови завчасного погодження їх застосування з постачальником (наприклад, включення цієї норми до тендерної документації та проєктів договорів). При цьому замовникові ніхто не забороняє розробляти такі норми на підставі тих же інструкцій П-6 та П-7, доповнюючи їх власним баченням щодо процедури прийняття, виходячи з власних реалій. Наприклад, врегулювати порядок прийняття можна таким чином:

«Приймання Товару за якістю, кількістю, комплектністю, тощо здійснюється Покупцем на складі у день надходження Товару або протягом ______ днів відповідно до супровідних документів.
У випадку виявлення недоліків Товару щодо якості, комплектності, кількості тощо приймання Товару призупиняється, складається односторонній акт про недоліки, у якому зазначається кількість отриманого Товару, характер виявлених недоліків; і забезпечується зберігання Товару в умовах, що запобігають погіршенню його якості та змішування з іншим однорідним Товаром.
Не пізніше ________ днів з дати складання акту на адресу Постачальника направляється повідомлення про виклик представника для участі у продовженні приймання Товару. Повідомлення може бути направлено засобами поштового чи електронного зв’язку або факсом. Дата продовження приймання визначається не раніше ___________ днів з дати відправлення повідомлення.
У повідомленні про виклик зазначається найменування Товару, дата та номер Договору та видаткової накладної; час, на який призначено продовження приймання Товару. До повідомлення додається односторонній акт про недоліки.
У визначений день представниками Постачальника і Покупця продовжується приймання Товару, що оформлюється двостороннім актом, в якому фіксуються всі недоліки та який підписується представниками сторін.
У випадку неявки представника Постачальника, якщо від нього не надійшло інформації про необхідність перенесення дати приймання, приймання товару по якості, комплектності, кількості тощо продовжується працівниками Покупця без участі представника Постачальника зі складанням Акту про недоліки. Акт разом з претензією протягом ______ днів з дати складання Акту направляється на адресу Постачальника.
За результатами отримання Товару з недоліками Покупець має право:
· При порушенні умов Договору щодо кількості та комплектності Товару: якщо Продавець передав Покупцеві меншу кількість Товару або некомплектний Товар — Покупець має право:
1) вимагати передання кількості Товару, якої не вистачає, або доукомплектування Товару;
2) відмовитися від переданого Товару та його оплати, а якщо він оплачений, то вимагати повернення сплаченої за нього грошової суми.
· При порушенні умов Договору щодо якості Товару: якщо Продавець передав Покупцю Товар неналежної якості — Покупець має право, незалежно від можливості використання Товару за призначенням:
1) вимагати заміни Товару:
2) вимагати безоплатного усунення недоліків Товару в розумний строк;
3) відмовитися від прийняття і оплати Товару, а якщо Товар вже оплачений, то вимагати повернення сплаченої суми.
У випадку виявлення недостачі Товару або поставки некомплектного, неякісного Товару постачальник зобов’язаний допоставити відсутню кількість Товару, доукомплектувати або замінити на якісний протягом __________ днів».

Висновки

Таким чином, якщо йдеться про врегулювання процедури приймання, то необхідно пам’ятати, що:

послуговуватися інструкціями П-6 та П-7 не обов’язково (а подекуди навіть і недоцільно) в тому випадкові, якщо сторони на власний розсуд врегулювали це питання в договорі, спираючись на норми Цивільного кодексу України (лист Мінекономіки від 11.10.05 № 81-16/712);
якщо в договорі сторони не врегулювали це питання на власний розсуд, то відповідно до судової практики, що склалася, до процедури приймання будуть застосовувати положення інструкцій П-6 та П-7, і це необхідно розуміти й брати до уваги.