У попередніх статтях «Алгоритм участі в спрощеній закупівлі» та «Особливості періоду уточнення у спрощеній закупівлі» на порталі RADNUK.COM.UA ми розглянули загальний алгоритм участі у спрощеній закупівлі, на що необхідно звернути увагу учаснику під час участі, проаналізували, для чого потрібен період уточнення інформації та як звертатися до замовника із питанням та / або вимогою.
У цій статті дамо рекомендації з таких питань:
- з чого розпочати підготовку пропозиції;
- які строки підготовки пропозиції у спрощеній закупівлі;
- як виконати вимоги замовника;
- якщо не можемо виконати вимоги замовника, що робити в такому випадку;
- як подати пропозицію для участі у спрощеній закупівлі.
Починаємо підготовку пропозиції для участі у спрощеній закупівлі
Насамперед необхідно вивчити всі вимоги замовника. Якщо ви спроможні їх виконати, сміло переходимо до підготовки пропозиції. У цьому вам може допомогти чек-лист для підготовки пропозиції.
Це необов’язкова вимога, проте підготовка пропозиції потребує ретельності й уважності, отже, у пригоді стане чек-лист. Адже дуже сумно, коли учасник начебто все передбачив, знайшов потрібний товар і необхідну документацію для закупівлі, зумів запропонувати найнижчу ціну, проте пропустив якийсь, на перший погляд, неважливий документ та його пропозицію замовник відхилив.
Тож пропонуємо при підготовці документів для участі у спрощеній закупівлі використовувати чек-лист, у якому учасник зможе зазначити, які документи вимагає замовник, і зафіксувати, який документ та яку вимогу він надаватиме.
Основним правилом публічних закупівель завжди було, є та, найімовірніше, залишиться і у майбутньому те, що пропозиція учасника повинна віддзеркалювати та виконувати всі вимоги замовника. Пропонуємо заповнювати чек-лист у три етапи.
По-перше, пропонуємо учаснику відмічати, що документ роздрукований, скажімо, «+» у відповідному стовпчику. Наприклад, постачальник надіслав учаснику електронною поштою декларацію виробника. Фахівець, який готує пропозицію, перевірив, що декларація у повному обсязі відповідає вимогам замовника, та роздрукував цей документ.
По-друге, учаснику варто перевірити, чи відповідає документ вимогам замовника щодо оформлення, та відмітити «+» у відповідній комірці. Припустимо, фахівець учасника зібрав усі необхідні документи та надав їх керівнику на підпис, після чого всі документи печаткою завіряє бухгалтер, а вже потім пакет документів повертається до фахівця, який готує пропозицію. Після повернення документів з підпису фахівець повинен знову все перевірити, чи всі документи підписані та пропечатані відповідним чином.
Цікаву інформацію щодо оформлення читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Вимагали оригінал, надав копію. Відхилять? Практика АМКУ».
По-третє, учасник відзначає вже відсканований документ, перевіряючи наявність усіх сторінок, наприклад у статуті або договорі, та чіткість зображення сканкопії. Таким чином заповнюємо чек лист по всіх документах, які вимагаються (Приклад 1).
Приклад 1
Чек лист
| № | Вимога, визначена в оголошенні про спрощену закупівлю та додатках до неї | Що надає учасник у складі пропозиції | 1) Документ роздрукований | 2) Документ оформлений | 3) Документ відсканований |
| 1. | Сертифікат якості та / або декларацію виробника та / або сертифікат відповідності, виданий УкрСЕПРО, тощо | Декларація виробника від 22.04.2021 року (Виробництво концерну «Х», Німеччина) | + | + | + |
| 2. | …. | …. | |||
| 3 | …. | …. |
Строки підготовки пропозиції
Як відомо, строк уточнення інформації у спрощеній закупівлі складає не менше 3 робочих днів. Відповідно до пункту 2 частини 1 статті 10 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) оголошення про проведення спрощеної закупівлі та проєкт договору про закупівлю оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель не пізніше ніж за 6 робочих днів до кінцевого строку подання пропозицій. Отже, мінімальний час для підготовки пропозиції у спрощеній закупівлі становить 6 робочих днів за умови, що ви щодня відслідковуєте нові закупівлі та починаєте готувати пропозицію в день її оприлюднення замовником в електронній системі закупівель. Важливі дати фіксуються електронною системою закупівель, учасник може легко їх знайти на майданчику, яким користується (Рис. 1).
Кінцевий строк подання пропозиції дуже важливий, та учаснику варто залишати про запас декілька годин, на випадок можливих проблем з інтернетом або функціональними збоями в системі. Не варто залишати подачу пропозиції на останні хвилини, адже якщо виникнуть складнощі та учасник раптом не зможе подати документи у строк, то вся виконана робота не принесе жодного результату.
Виконуємо вимоги замовника правильно
Пропонуємо розглянути на прикладі, як учасник повинен виконувати вимогу замовника. Розглянемо витяг з оголошення про проведення спрощеної закупівлі або з додатка до нього (Рис. 2). Замовник у вимогах до учасника зазначив, що пропозиція учасника спрощеної закупівлі обов’язково повинна містити кольорові зображення предмета закупівлі, учасник має зазначити повне найменування запропонованого товару (марку, модель, артикул і т. п.), а також країну виробництва товару та найменування його виробника (Рис. 2).
Учасник обов’язково повинен надати фото товару, вказати його повне найменування (марку, модель, артикул і т. п.), країну виробництва товару та найменування його виробника (Рис. 3).
У разі якщо учасник не виконає вимог замовника у повному обсязі, його пропозиція може бути відхилена.
Взагалі спрощена закупівля, як і допорогова, передбачає проведення закупівлі швидко та легко, тобто у стислі терміни та з поданням з боку учасника мінімальної кількості документів. Проте, на жаль, на практиці спрощена закупівля може проводитися з численними вимогами до учасника, а оголошення про проведення спрощеної закупівлі передбачає подання більшої кількості документів, ніж, наприклад, тендерна документація при проведенні відкритих торгів з публікацією англійською мовою.
Отже, якими б не були вимоги замовника, складними або мінімальними, учасники повинні відповідати їм у повному обсязі. Адже головне правило публічних закупівель, яке є запорукою перемоги, — «пропозиція учасника = вимогам замовника».
Окрім цього, при підготовці пропозиції учасники повинні звернути увагу на такі вимоги замовника, як умови оплати, місце та строк поставки. А під час формування цінової пропозиції закласти можливі ризики.
Якщо не можемо виконати вимоги замовника, що робити в такому випадку?
При підготовці пропозиції учасник повинен усвідомлювати, що його пропозиція повною мірою повинна відповідати вимогам замовника, інакше існує велика ймовірність, що його пропозиція буде відхилена.
Якщо при вивченні вимог замовника потенційний постачальник виявив умову, яку не зможе підтвердити та / або виконати, йому слід у період уточнення звернутися до замовника з проханням вилучити або скоригувати той або інший пункт оголошення про проведення спрощеної закупівлі.
Якщо замовником не внесені очікувані зміни, тоді учаснику краще пошукати іншу закупівлю, вимогам якої він відповідає, та сконцентрувати свої зусилля на ній. На жаль, спрощені закупівлі не підлягають оскарженню згідно з Законом.
Як подати пропозицію для участі у спрощеній закупівлі
Під час періоду уточнення інформації подати пропозицію технічно неможливо. Така можливість передбачена виключно в період подання пропозицій, який розпочинається після періоду уточнення інформації. Кожен учасник може подати лише одну пропозицію. Розглянемо, як це зробити технічно. Для початку слід зайти на сторінку обраної вами закупівлі та натиснути «Подати пропозицію» (Рис. 4).
Потім учасник обирає файли, які планує надати на спрощену закупівлю, та вантажить їх, заповнює поле «Сума пропозиції», накладає КЕП / УЕП (Рис. 5).
Після цього учасник натискає на «Надіслати пропозицію» ( Рис. 6)
Інтерфейси майданчиків різні, а тому візуальна частина може відрізнятися від наведеного вище прикладу. Важливим є зміст: підвантажуємо документи — заповнюємо ціну — накладаємо електронний підпис — надсилаємо — накладаємо електронний підпис. Якщо виникають питання або сумніви щодо правильності механічної (технічної) подачі на майданчик документів та пропозиції, завжди можна звернутися до консультанта на гарячу лінію майданчика й отримати технічну підтримку.
Отже, етап подання пропозицій у спрощеній закупівлі розглянули, підведемо підсумки:
- готуємо чек-лист документів, щоб не загубити необхідну складову своєї пропозиції;
- якщо ви знайшли закупівлю в перший день її оприлюднення, у вас є мінімум 6 робочих днів для її підготовки;
- інформація про кінцевий строк подання пропозицій відображається на сторінці кожної закупівлі;
- головним правилом публічних закупівель є «пропозиція учасника = вимогам замовника»;
- якщо учасник не може виконати певну вимогу замовника, йому слід у період уточнення звернутись до замовника з проханням вилучити / скоригувати той або інший пункт оголошення про проведення спрощеної закупівлі. Якщо замовником не внесені зміни, учаснику краще пошукати іншу закупівлю, вимогам якої він повністю відповідає.
Статті за темою на порталі RADNUK.COM.UA:
- «Як перемогти з найвищою ціною: нецінові критерії оцінки»;
- «Забезпечення тендерної пропозиції / пропозиції по-новому»;
- «Аналітика в публічних закупівлях: як BI Prozorro допомагає бізнесу перемагати?»;
- «Оновлення / заміна документів тендерної пропозиції / пропозиції: чи необхідно повторно накладати КЕП?»;
- «Особливості періоду уточнення у спрощеній закупівлі»;
- «Алгоритм участі в спрощеній закупівлі».