Звітування про виконання за договорами про закупівлю, за якими виявлено кредиторську заборгованість на початку нового бюджетного року

Наприкінці бюджетного періоду у замовників можуть залишатися неоплачені бюджетні фінансові зобов’язання, які станом на початок нового року відображаються у звітності як кредиторська заборгованість, що може бути погашена у 2025 році. У замовників особливе занепокоєння викликає заборгованість з оплати бюджетних зобов’язань, що утворилася за договорами про закупівлю, укладеними за результатами проведення процедур, адже закупівельне законодавство вимагає звітувати за такими договорами, і тому коли залишаються неоплачені бюджетні зобов’язання, у замовника виникає питання: чи правомірно оприлюднювати в електронній системі закупівель (далі — ЕСЗ) звіт про виконання договору, за яким існує непогашена кредиторська заборгованість перед постачальником (виконавцем)?   

Тож у цій статті розглянемо:

• у яких випадках потрібно звітувати про виконання договору про закупівлю;
• як правильно діяти замовнику в разі виникнення кредиторської заборгованості за договорами про закупівлю;
• яким чином у новому бюджетному періоді слід відображати бюджетні зобов’язання для погашення кредиторської заборгованості.

Загальні вимоги законодавства до звітування за договорами про закупівлю

Частиною 9 статті 41 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон) передбачено, що замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю в таких випадках:

• закінчення строку дії договору про закупівлю за умови його виконання, враховуючи статтю 10 Закону;
• виконання договору про закупівлю; або
• розірвання договору про закупівлю.

Оскільки порядок здійснення закупівель на період воєнного стану регулюється Особливостями здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості), то норми цього нормативно-правового документа уточнюють вимоги Закону щодо оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю.

Так, пунктом 4 Особливостей встановлено, що в разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 Особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону.

Договори про закупівлю на підставі пункту 10 Особливостей укладаються за результатами:

• відкритих торгів у порядку, визначеному Особливостями;
• використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до порядку, встановленого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822 «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу» (далі — Порядок № 822);
• рамкових угод відповідно до умов, визначених Законом.

Статтею 42 Закону визначено перелік інформації, що повинен містити звіт про договір про закупівлю, серед якої необхідно зазначати унікальний номер оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі / спрощеної закупівлі, присвоєний ЕСЗ.

Підсумовуємо: замовники повинні оприлюднити в ЕСЗ звіт про виконання договору про закупівлю в разі укладення договору про закупівлю за результатами:

• відкритих торгів з урахуванням Особливостей;
• застосування електронного каталогу (запиту пропозицій постачальників).

Відповідно до пункту 12 частини 1 статті 10 Закону звіт про виконання договору про закупівлю замовник оприлюднює в ЕСЗ протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

На початку 2025 року, якщо за договором про закупівлю минулого року залишились зареєстровані, але не оплачені бюджетні фінансові зобов’язання, виникне кредиторська заборгованість. Тож далі розглянемо, що необхідно замовнику в новому бюджетному періоді зазначити в документах при реєстрації бюджетних зобов’язань, за якими планується погашення кредиторської заборгованості за минулий період, та чи можливо у разі наявності неоплачених бюджетних зобов’язань за договором про закупівлю оприлюднювати звіт про його виконання.

Що потрібно надати замовнику до органів Казначейства для реєстрації бюджетних зобов’язань за договорами про закупівлю минулого періоду, за якими наявна кредиторська заборгованість

Кредиторська заборгованість виникає в разі, якщо за договором про закупівлю було зареєстровано бюджетні зобов’язання та фінансові зобов’язання і такі фінансові зобов’язання залишаються неоплаченими на кінець бюджетного року.

У наступному бюджетному періоді таку заборгованість можливо оплатити за умови:

1. наявності бюджетних асигнувань у розпорядника для здійснення відповідних видатків;
2. передбачення в паспорті бюджетної програми розпорядника бюджетних коштів на відповідний бюджетний рік (далі — Паспорт) погашення кредиторської заборгованості як окремого напряму видатків;
3. подання замовником до органу Казначейства підтвердних документів для реєстрації бюджетних та бюджетних фінансових зобов’язань, які залишилися неоплаченими.

Слід зазначити, що Правила складання паспортів бюджетних програм та звітів про їх виконання затверджено наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2002  № 1098 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 14.01.2008 № 19 (далі — Правила № 1098)). Відповідно до них паспорти затверджуються головним розпорядником замовника протягом 45 днів від дня набрання чинності законом про Державний бюджет України. Окремим напрямом використання бюджетних коштів у Паспорті визначається погашення заборгованості за бюджетними зобов’язаннями минулих років, узятими на облік органами Казначейства (у тому числі такими, що зняті з обліку органами Казначейства в кінці відповідного бюджетного періоду), у разі, якщо строк виконання напряму, за яким утворилася така заборгованість, закінчився в минулому бюджетному періоді.

Частиною 1 статті 48 БКУ передбачено, що розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років.

Наведемо приклад відображення в документах замовника даних для погашення кредиторської заборгованості.

Приклад 1. Визначення у Паспорті бюджетної програми на 2025 рік напрямів видатків для погашення кредиторської заборгованості

При цьому слід зазначити, що в такому випадку замовнику не потрібно продовжувати дію договору про закупівлю або вносити будь-які інші зміни до нього, які стосуються тільки можливості здійснення оплати кредиторської заборгованості за цим договором про закупівлю в новому бюджетному періоді.

На що слід звернути увагу замовнику при заповненні Реєстру:

• термін дії договору про закупівлю необхідно вказати той, який відповідає умовам самого договору. Якщо, наприклад, його термін був до 31.12.2024, то такий слід вказувати і при заповненні Реєстру;
• сума бюджетного зобов’язання повинна відповідати тій, на яку планується зареєструвати кредиторську заборгованість у поточному році;
• у графі «Примітка» слід відмітити, що це заборгованість за минулий період.

Наведемо приклад заповнення Реєстру в разі реєстрації кредиторської заборгованості в поточному бюджетному році за договором про закупівлю, укладеним, але не оплаченим минулого року (Приклад 2).

 Приклад 2. Заповнення Реєстру бюджетних зобов’язань

Як і коли потрібно звітувати за договором про закупівлю, за яким на початок нового року залишились неоплачені зобов’язання та виникла кредиторська заборгованість

Якщо за договором про закупівлю, укладеним у минулому бюджетному періоді, на початок нового бюджетного періоду залишились неоплачені зобов’язання, то цей договір не можна вважати виконаним обома його сторонами, адже замовник не дотримався взятих зобов’язань в частині оплати, передбачених умовами цього договору про закупівлю.

Крім цього, статтею 10 Закону наголошується, що звіт про виконання договору про закупівлю замовник повинен оприлюднювати після виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання. Отже, основною умовою щодо того, коли оприлюднюється звіт про виконання договору, є саме виконання його обома сторонами.

Тому в разі, якщо на кінець бюджетного періоду за договором про закупівлю залишились неоплачені бюджетні зобов’язання, звітувати за таким договором про закупівлю варто після виконання сторонами всіх зобов’язань, передбачених умовами договору про закупівлю, зокрема після здійснення замовником повної оплати за придбані товари (виконані роботи або послуги).

Адже слід припускати, що поки за договором про закупівлю зобов’язання не виконані, то до нього ще можуть бути внесені зміни, наприклад зменшення суми, визначеної в договорі про закупівлю, для приведення її у відповідність до суми проведеної оплати. Такі зміни вплинуть на значення графи «Загальна сума оплати за договором про закупівлю», яку потрібно заповнювати при звітуванні.

Чому важлива взаємодія між структурними підрозділами замовника для організації його закупівельної діяльності

Слід зазначити, що в установі замовника функції щодо організації та проведення закупівель, зокрема звітування про виконання договору, здійснює уповноважена особа, відповідальна за цей напрям роботи. Досить часто такі обов’язки покладаються на працівника юридичного відділу.

Водночас функції щодо подання до органів Казначейства документів, моніторинг проведення оплати за договором про закупівлю тощо може здійснювати інша особа, наприклад працівник структурного підрозділу, на якого покладено функції бухгалтерського обліку, планування тощо.

У разі, якщо документи в ЕСЗ стосовно закупівлі оприлюднює юрист, а із договором в частині подання на реєстрацію бюджетних зобов’язань та здійснення оплат працює бухгалтер, у їхній роботі має бути абсолютна співпраця та поінформованість один одного щодо стану виконання договору.

Розглянемо ситуацію, коли два працівники невчасно інформували один одного стосовно виконання договору та до чого це може призвести.

Ситуація

Слід зазначити, що після оприлюднення в ЕСЗ звіту про виконання договору про закупівлю зникає можливість вносити та оприлюднювати будь-які повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю. І тому, якщо виникне необхідність внести зміни до суми договору про закупівлю, у замовника не буде можливості оприлюднити повідомлення про внесення змін.

Тож слід звернути увагу замовників, що має бути постійною взаємодія працівника, який виконує обов’язки уповноваженої особи, та працівника, який готує підтвердні документи для подання в орган Казначейства для реєстрації бюджетних зобов’язань для проведення оплати за договорами.

Така взаємодія повинна передбачати постійний обмін між цими працівниками актуальною інформацією щодо проведення закупівель, укладання договорів, реєстрації бюджетних зобов’язань та стану здійснення оплати за цими договорами.

Найпоширенішими випадками, коли може бути неналагоджена взаємодія між працівниками замовника, що в подальшому призводить до бюджетних правопорушень, є:

• несвоєчасне повідомлення уповноваженої особи бухгалтера про укладений договір про закупівлю, у зв’язку з чим бухгалтер несвоєчасно подає цей договір для реєстрації бюджетних зобов’язань до органів Казначейства;
• відсутність інформації у бухгалтера про вид закупівлі, за результатами якої укладено договір, тобто застосування або незастосування процедури закупівлі.

На початку нового бюджетного року в період дії Особливостей поширеним випадком є укладання договору про закупівлю без застосування процедури відкритих торгів з урахуванням особливостей або електронного каталогу для закупівлі товару, що передбачено пунктом 13 цих Особливостей.

Проте досить часто уповноважена на здійснення закупівель особа не повідомляє бухгалтеру норму законодавства (пункт Особливостей), яку використано як підставу для укладання договору без застосування відкритих торгів.

З цієї причини бухгалтер при підготовці документів для органів Казначейства не зазначає інформацію про це, і коли у працівника органу Казначейства виникає питання, чому не зазначено інформацію в Реєстрі про застосування процедури закупівлі, наприклад, на суму 250 тис. грн, бухгалтер нічого відповісти не може. Тому співпраця та обмін інформацією про закупівлі повинні бути налагодженими в установі замовника.

Висновок

Оприлюднювати звіт про виконання за договорами про закупівлю, укладеними в минулому бюджетному періоді, за якими залишилися виконані, але неоплачені бюджетні зобов’язання, для замовників доцільно після здійснення повної оплати за цим договором, або ж внесення відповідних змін, після яких договір про закупівлю буде вважатися виконаним.

Реєстрація бюджетних зобов’язань з минулорічною кредиторською заборгованістю в органах Казначейства відбувається на підставі договору про закупівлю, укладеного в попередньому році (при цьому додаткову угоду на його продовження на поточний рік укладати не потрібно), акта виконаних робіт, інших підтвердних документів та Реєстру бюджетних (бюджетних фінансових) зобов’язань, у якому наявна інформація, що це здійснюється реєстрація заборгованості минулого періоду.

Також важливим є налагодження постійної співпраці між різними структурними підрозділами для обміну інформацією про укладення договору про закупівлю та стан його виконання.