Напруження, у якому працюють замовники через шалений ритм, досягає апогею наприкінці бюджетного періоду, що може призвести до допущення технічних та / або механічних помилок під час оприлюднення інформації в електронній системі закупівель або до оприлюднення звітів з порушенням публічного законодавства.
Кожен має право на помилку, але не кожен може вчасно помітити її. Однак у запиті до Мінекономіки, який ми розглянемо далі, замовник вчасно усвідомив допущену похибку в частині завершення виконання договору про закупівлю до настання моменту його повного виконання, розпочавши пошук шляхів її вирішення. Як діятиме у цій ситуації замовник та що пропонуватиме Уповноважений орган, дізнаваємося нижче.
Консультація від Мінекономіки
Так, на офіційному порталі Мінекономіки від КП «П» оприлюднено запит № 1464/2021, суть якого полягає у такому: договір з постачальником на суму 106 596 грн виконаний на суму 82 631 грн, але був помилково завершений, а сума 23 964 грн залишилася невикористаною. Що робити в такому випадку?
У свою чергу, у встановлені законодавством строки Мінекономіки оприлюднено відповідь такого змісту: «наказом Мінекономіки від 07.04.2020 № 648 вебпорталом Уповноваженого органу з питань закупівель визначено інформаційно-телекомунікаційну систему “PROZORRO” за адресою в мережі Інтернет: www.prozorro.gov.ua, а відповідальним за забезпечення функціонування та наповнення вебпорталу є державне підприємство “ПРОЗОРРО” (далі — ДП “ПРОЗОРРО”).
Тому з питань технічної можливості відновлення договору по закупівлі, який було помилково припинено, пропонуємо звернутися до адміністратора системи ДП “ПРОЗОРРО”.
Крім того, пропонуємо ознайомитись із листом від 24.11.2020 № 3304-04/69987-06 „Щодо укладення, виконання, змін та розірвання договору про закупівлю“».
Коментар редакції. Замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме: звіт про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання (пункт 12 частини 1 статті 10 Закону).
Здавалося б, встановлений законодавцем строк надає більш ніж достатньо часу, аби замовники не поспішали з оприлюдненням звіту про виконання договору про закупівлю на новорічні свята, маючи можливість оцінити його своєчасність, необхідність та законність.
Ще одна приємна новина, надана законодавцем, полягає у праві самостійно вирішувати, що саме брати за основу для встановлення строку, з яким пов’язаний обов’язок оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю, виклавши його в такій редакції: протягом 20 робочих днів із дня закінчення:
- строку дії договору про закупівлю (за умови його виконання);
- виконання договору про закупівлю;
- розірвання договору про закупівлю.
Водночас навіть така кількість бонусів не завадила замовнику припуститися помилки, оприлюднивши звіт про виконання договору про закупівлю до моменту остаточного та повного його виконання сторонами. Як наслідок, постачальником не надано, а замовником не отримано товару на 23 965,00 грн.
Оскільки оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю не тільки слугує підтвердженням завершення / виконання укладеного сторонами договору про закупівлю, а й технічно унеможливлює внесення будь-яких змін до нього (зокрема, як в частині укладення додаткової угоди щодо збільшення та / або зменшення суми предмета закупівлі, так і скасування даного рішення), то доходимо логічного висновку: після публікації звіту про виконання договору про закупівлю процедура закупівлі / спрощена закупівля вважатиметься завершеною. Отже, вносити зміни до договору про закупівлю чи взагалі виконувати будь-які інші дії стосовно такої процедури закупівлі / спрощеної закупівлі замовник не матиме технічної можливості.
Які ризики помилкового оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю до моменту виконання сторонами договірних зобов’язань?
По-перше, розпорядникам бюджетних коштів у разі наявності будь-яких змін до умов укладених договорів про закупівлю слід приводити бюджетні зобов’язання у відповідність до фактично використаних сум договорів про закупівлю, зокрема укладати відповідні додаткові угоди, що у зв’язку з проведеним звітуванням в електронній системі буде неможливим.
Важливість вказаних дій полягає у можливості замовника заздалегідь «зняти» з казначейського обліку невикористані бюджетні зобов’язання за певним договором про закупівлю та зареєструвати в разі виникнення потреби в закупівлі інших товарів (робіт або послуг) на вказану суму бюджетні зобов’язання за іншим договором про закупівлю.
По-друге, існує ризик намагання постачальником (виконавцем робіт / підрядником тощо) стягнути із замовника збитки у вигляді упущеної вигоди внаслідок невиконання взятих зобов’язань у повному обсязі. Наприклад, як у справі № 910/708/19, коли постачальник — переможець відкритих торгів намагається стягнути із замовника збитки у вигляді упущеної вигоди через те, що замовник не направив заявку на постачання товару.
Відповідно до інформації про дану процедуру закупівлі у системі «Прозорро» в замовника було відсутнє фінансування, а тому він не направляв заявки на постачання товару. Суди трьох інстанцій відмовили в позові, оскільки в договорі про закупівлю було зазначено про право, а не обов’язок замовника надсилати заявки на постачання товару контрагентові, що врятувало замовника від відповідальності за фактичну відмову від виконання договору про закупівлю.
Це судове рішення має стати додатковою пересторогою замовникам не припускатися вказаних помилок, навіть через звичайну неуважність. Більше читатйе на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Вісім важливих підстав для зміни істотних умов договору про закупівлю».
Окремо зауважимо, що в разі, якщо замовником в електронній системі закупівель оприлюднено звіт про виконання договору про закупівлю, що містить розбіжності між відомостями, що внесені в електронну систему, та сумою фактичної оплати за договором про закупівлю, замовнику варто сформувати протокол про виявлення технічної (механічної) помилки. У такому протоколі варто зафіксувати реальні відомості (при цьому вказати, яка інформація є хибною) та зберігати його разом з іншими документами процедури закупівлі / спрощеної закупівлі відповідно до внутрішніх документів замовника, наприклад Положення про уповноважену особу чи Номенклатури справ. Більше щодо цього — на порталі RADNUK.COM.UA в статті «Помилки замовників та можливі варіанти їх виправлення».
Також пам’ятайте: неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, зокрема звіту про укладений договір про закупівлю, тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника в розмірі ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян відповідно до статті 16414 Кодексу України про адміністративні правопорушення у розмірі 1 700 гривень.
Чи існує вихід?
Анулювати помилкове оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю через функціонал електронної системи закупівель технічно неможливо. Отже, єдиний вихід щодо технічної можливості відновлення договору про закупівлю, дію якого було помилково припинено, як зазначає у своєму роз’ясненні Уповноважений орган, — офіційне звернення до адміністратора системи ДП «ПРОЗОРРО». Водночас замовник повинен розуміти, що таке звернення не є гарантом відміни вчинених дій замовником в електронній системі закупівель.
Тож у разі наявності незадоволеної потреби в предметі закупівлі, за яким було помилково прозвітовано в електронній системі, замовнику варто розглянути інші варіанти, зокрема провести процедуру закупівлі / спрощену закупівлю чи оприлюднити звіт про укладений договір про закупівлю з огляду на наявні обставини, потреби та вартісні межі, що визначені в статті 3 Закону.
Будьте обачними та пам’ятайте, що з порталом RADNUK.COM.UA вам не страшні жодні закупівельні виклики! Також до вашої уваги такі корисні статті: