Напередодні нового року своєчасне звітування про виконання за усіма договорами про закупівлю (далі — звітування) залишається одним із основних завдань замовника. Для тих, хто тільки крокує в даному напрямку, пропонуємо до уваги декілька поширених ситуацій (завершення строку дії договору про закупівлю без його виконання, оскарження тощо), наявність яких ставлять під сумнів саму можливість здійснення такого звітування.
Враховуючи наявність суттєвих адміністративних стягнень у зв’язку з пропущенням строків звітування та для з’ясування спірних питань, варто дізнатися позицію Уповноваженого органу.
Як один із прикладів нестандартної ситуації розглянемо запит АТ «У», оприлюднений на порталі Уповноваженого органу за № 1233/2021. Суть порушеного питання полягає в такому: «Прошу надати роз’яснення, чи поширюються положення пункту 12 частини 1 статті 10 ЗУ “Про публічні закупівлі” на випадки, коли строк дії договору чи строк виконання зобов’язань по договору завершився, але договір не виконано та оскаржено до суду, якщо в пункті 12 вказано лише щодо випадків закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами.
При цьому в частині 9 статті 41 Закону передбачено, що у разі закінчення строку дії договору про закупівлю, виконання договору про закупівлю або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю, тобто закінчення строку дії договору без будь-яких умов».
Відповідь Мінекономіки на запит така: «Відповідно до пункту 12 частини 1 статті 10 Закону звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюється замовником протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання. Отже, звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюється у трьох випадках:
- виконання сторонами договору про закупівлю;
- закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами;
- розірвання договору про закупівлю».
Коментар редакції. Закон чітко визначає три умови оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю, розмежувавши кожну з них розділовим сполучником «або», чим суттєво розширив можливості замовника. Адже досягнення лише однієї з них уже слугуватиме «зеленим» світлом для звітування. Тобто початком відліку строку для оприлюднення звіту про виконання договору повинно стати не одночасне виконання усіх трьох умов, а настання будь-якої з подій:
- або виконання сторонами договору про закупівлю;
- закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами;
- або розірвання договору про закупівлю.
Форму такого звіту знайдете на порталі RADNUK.COM.UA у розділі «Зразки документів» — «Зразки документів замовникам».
У цьому матеріалі детальніше зупинимося на особливостях звітування саме за другою умовою: закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами. Звітування може завершитися за декількома сценаріями, які напряму залежатимуть від погоджених умов договору про закупівлю:
- строк дії договору про закупівлю та умови його виконання сторонами співпадають;
- строк виконання сторонами договірних зобов’язань завершується раніше строку дії укладеного договору про закупівлю тощо.
Незалежно від того, який сценарій буде розіграний між постачальником (надавачем послуг / виконавцем робіт) та замовником, останньому не уникнути обов’язковості формування і оприлюднення у встановлені законодавством строки звіту про виконання договору про закупівлю.
Що ж таке строк дії договору про закупівлю?
Частина 1 статті 631 Цивільного кодексу України чітко визначає: строком договору є час, протягом якого сторони можуть здійснити свої права і виконати свої зобов’язання відповідно до договору.
З огляду на викладене, такі юридичні поняття, як «строк дії договору» та «строк дії зобов’язання» за договором про закупівлю, не є тотожними. Даний факт підтверджується й на практиці, де сторони розмежовують термін дії договорів про закупівлю та зобов’язань. Наведемо приклад.
Приклад 1
Із зазначеного випливає, що строк дії договору про закупівлю буде завершено 31.12.2022. Втім, у разі відсутності проведених повних взаєморозрахунків відповідно до умов укладеного договору про закупівлю та стовідсоткового виконання зобов’язань сторонами такий договір не можна вважати виконаним та таким, що підлягає звітуванню.
Загалом повне виконання зобов’язань за договором про закупівлю може настати і до закінчення строку його дії, що слугуватиме першою умовою для оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю (Приклад 2).
Приклад 2
У разі якщо сторонами виконано зобов’язання в повному обсязі достроково, приміром 17.03.2022, то в замовника вже виникає право на звітування за вказаним договором про закупівлю, навіть якщо таким договором про закупівлю визначений чіткий строк його дії до 31.12.2022.
Пам’ятайте: звітування в разі закінчення строку дії договору про закупівлю допускається лише за умови його виконання сторонами, як замовником, так і постачальником (надавачем послуг / виконавцем робіт).
Що вважатиметься виконанням договору про закупівлю?
Договір про закупівлю вважатиметься виконаним, якщо усіма його сторонами виконано взяті договірні зобов’язання в належній формі та в повному обсязі. Тобто:
- поставлено товар / надано послуги / виконано роботи;
- здійснена оплата з боку замовника;
- врегульовані питання щодо господарських санкцій, нарахування штрафів та пені, повернення коштів за непоставлений товар (невиконані роботи, ненадані послуги) тощо, про що було зазначено в тексті договору.
Проте на практиці, як завжди, є певні «але». Так, аби убезпечити себе та не натрапити на недобросовісного постачальника, замовник має у своєму арсеналі всі необхідні інструменти, аби договір про закупівлю був виконаний якісно і вчасно, передбачивши таке: забезпечення виконання договору про закупівлю, зокрема у вигляді банківської / страхової / фінансової гарантії, ретельно визначити в договорі про закупівлю механізм застосування штрафних санкцій тощо.
Як бачимо, механізмів впливу вдосталь, однак варто пам’ятати, що вказані умови слід вчасно виконувати кожній із сторін. Неврегулювання питань щодо накладення господарських санкцій, нарахування штрафів та пені, повернення коштів за непоставлений товар (невиконані роботи, ненадані послуги) тощо, які визначені та погоджені в договорі про закупівлю, аналогічно вважатиметься невиконанням сторонами договірних зобов’язань та унеможливлюватиме здійснення замовником звітування за вказаним договором про закупівлю.
Вказані дії матимуть наслідки у веденні претензійно-позовної роботи кожною із сторін з подальшим зверненням / оскарженням однією із сторін до суду внаслідок неналежного виконання взятих договірних зобов’язань, зокрема, як у наведеному для розгляду запиті.
Висновок: ведення претензійно-позовної роботи, звернення / оскарження до суду, наявність будь-яких інших невиконаних договірних зобов’язань, навіть при завершенні строку дії договору про закупівлі та при нагальній потребі у звітуванні за такою процедурою, замовник оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю лише після повного виконання сторонами всіх взятих зобов’язань за таким договором про закупівлю.
Окремо звертаємо увагу, що після оприлюднення звіту про виконання договору в електронній системі закупівель вносити будь-які зміни в закупівлю вже буде неможливо! Як діяти у разі помилкового оприлюднення звіту, читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Помилково оприлюднено звіт про виконання договору про закупівлю: який вихід?».
Що слугуватиме підтвердженням виконання договору про закупівлю?
Доказами належного виконання сторонами своїх зобов’язань вважатимуться відповідне оформлення і документування господарських операцій як елемент бухгалтерського та податкового обліку. На практиці достатнім підтвердженням виконання сторонами зобов’язань виступатимуть документи, що передбачені умовами договору про закупівлю, як правило: накладні, акти про прийняття-передання, акти звірки, платіжні доручення тощо.
Декілька слів про відповідальність
Неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника в розмірі ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 грн).
Дії, передбачені частиною 1 статті 164-14 КУпАП, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за такі ж порушення, тягнуть за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника в розмірі двохсот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (3 400 грн).
Ще більше інформації щодо звітування читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Ведеться претензійна робота. Оприлюднюємо звіт про виконання договору про закупівлю чи ні?».