Закупівельній спільноті добре відомо, що тендерні комітети можуть працювати тільки до 31.12.2021, а з 01.01.2022 відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа. Щоб належно здійснювати свої повноваження, уповноважена особа повинна відповідати певним умовам. Такі умови було детально розглянуто у статті «5 умов, яким повинна відповідати УО, щоб працювати з закупівлями». Однією з таких обов’язкових умов є наявність в уповноваженої особи кваліфікованого електронного підпису (далі — КЕП). Тому нагадаємо найважливіші моменти щодо КЕП, про які не варто забувати замовникам.
Відповідно до пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 11.06.2020 № 1082, розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником / ЦЗО / учасником / постачальником / органом оскарження / органами державного фінансового контролю шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель. Після внесення інформації в електронні поля на неї накладається КЕП посадової особи. Отже, уповноважена особа повинна використовувати виключно КЕП.
КЕП, який використовує уповноважена особа, повинен бути робочим (виданим на фізичну особу, яка працює в юридичній особі). Згідно з Порядком використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності № 749 від 19.09.2018 у кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа підписувача додатково до ідентифікаційних даних фізичної особи, яка є працівником державної установи, зазначаються ідентифікаційні дані відповідної державної установи (найменування та ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України).
При цьому уповноважена особа не може використовувати КЕП, який виготовлений для фізичної особи в приватному порядку, оскільки в такому випадку фізична особа буде діяти не від імені свого роботодавця, а від власного імені. Адже згідно з Цивільним кодексом України встановлено, що не є представником особа, яка хоч і діє в чужих інтересах, але від власного імені. Тому документ, підписаний приватним КЕП уповноваженої особи, не буде вважатись підписаним від замовника.
Також радимо замовникам пам’ятати, що у випадку перебування уповноваженої особи у відпустці чи на лікарняному її обов’язки виконуються іншим працівником, який набуває усіх прав та обов’язків особи, яку він заміщає, а тому особа, що заміщує уповноважену, повинна мати власний КЕП.
Більше статей за темою на порталі RADNUK.COM.UA:
- «Нотатки закупівельника: те, що повинен знати кожен про КЕП / УЕП»;
- «Накладання УЕП / КЕП обов’язкове!»;
- «Удосконалений чи кваліфікований електронний підпис: аналіз та рекомендації»;
- «Усе, що потрібно знати про уповноважену особу, або Організація закупівельної діяльності за новим Законом»;
- «Усе, що потрібно знати про уповноважену особу, або Організація закупівельної діяльності за новим Законом (частина II)».