- Радник у сфері публічних закупівель - https://radnuk.com.ua -

Епоха ТК завершена: шість найгарячіших питань про перехід від ТК до УО

Особливої уваги серед закупівельної спільноти заслуговує процес вдосконалення організації закупівельної діяльності, який набирає обертів ще з 2016 року та прямо пов’язаний із переходом від тендерного комітету до уповноваженої особи. Однак черговий перехідний період добігає кінця, тому до вашої уваги відповіді на шість найпоширеніших запитань серед замовників, які ще не відмовилися від тендерних комітетів на користь уповноваженої особи. Для кращого розуміння підкріпимо факти прикладами, які стануть орієнтиром у розв’язанні зазначених питань.

Питання 1. Що слід врахувати кожному замовнику вже із січня 2022-го?

Частиною 4 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) установлено, що для організації та проведення процедур закупівель замовник може утворювати тендерний комітет (комітети). При цьому замовник має право визначити уповноважену особу (осіб) та тендерний комітет (комітети) за умови, що кожен із них буде відповідальним за організацію та проведення конкретних процедур закупівель. Водночас вказана законодавча норма втрачатиме свою юридичну силу з 01.01.2022.

Отже, до кінця 2021 року перехідний період ще триватиме, залишаючи право на організацію та проведення закупівель за тендерним комітетом. Однак починаючи з 01.01.2022 замовники зобов’язані повністю припинити діяльність тендерних комітетів з подальшим призначенням замовником уповноваженої особи (якщо на даний момент вказаний процес не відбувся). Останні повинні мати необхідний рівень знань у галузі публічних закупівель і підтвердити його, склавши безкоштовне тестування. Більше про тестування читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статтях: «Про тестування уповноважених осіб на практиці з перших вуст», «Чотири питання щодо тестування уповноважених осіб», «Чи має уповноважена особа повторно проходити тестування після зміни місця роботи?».

Що зміниться? Основною відмінністю є процес прийняття рішень, під час якого, на противагу тендерним комітетам, які вирішують колективно більшістю голосів, уповноважені особи самостійно організовують процедури закупівель / спрощені закупівлі та одноосібно несуть відповідальність за прийняті рішення.

Підсумок: з 01.01.2022 відповідальною за організацію та проведення процедур закупівель / спрощеної закупівлі буде лише уповноважена особа. Тож не пропустіть та врахуйте вказані зміни у своїй роботі. Чи є інші варіанти дій читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статт

Питання 2. Із чого варто почати перехід від тендерних комітетів до уповноважених осіб?

Ми з’ясували, що з 01.01.2022 тендерні комітети припиняють своє існування і «на полі бою» відповідальність за закупівлі залишається за уповноваженими особами, яким на відміну від форми роботи тендерних комітетів доведеться одноосібно приймати складні рішення.

Тож у замовників залишається небагато часу, щоб підготуватися до нових умов, зважаючи на вимоги та особливості призначення уповноважених осіб згідно не лише з закупівельним, а й трудовим законодавством.

Якщо ви досі не призначили уповноважених осіб, обмежуючись лише функціонуванням тендерного комітету, то для вас корисною буде стаття на порталі RADNUK.COM.UA «Вісім моделей роботи уповноважених осіб. Вам залишається тільки обрати». Ви ознайомитеся із загальними прикладами моделей роботи уповноважених осіб, які допоможуть замовникам, котрі ще не визначилися з поділом роботи між уповноваженими особами у встановленні можливих варіантів успішної організації закупівельної діяльності та вибором однієї із запропонованих моделей.

Для замовників, які успішно поєднували роботу тендерного комітету та уповноваженої особи, слід врахувати таке. Аби відмова від формату роботи тендерних комітетів з подальшим переходом виключно на уповноважених осіб відбулася безболісно, професійно та без небажаних наслідків, замовнику у вельми стислі строки слід вжити усіх необхідних заходів насамперед щодо документального оформлення цього процесу. При цьому Закон не визначає ані порядку, ані вимог, ані форми необхідного документального підтвердження переходу на нову форму роботи, тому замовник самостійно приймає рішення щодо її організації та визначає її послідовність з чітким дотриманням встановленого законодавством строку.

Так, достатнім, але не вичерпним документальним підтвердженням цього процесу вважатиметься наявність:

Висновок: починаючи з 01.01.2022 замовнику слід документально унормувати діяльність уповноваженої особи.

Питання 3. Чи зберігатиметься за тендерним комітетом право та / або обов’язок на затвердження річного плану закупівель на 2022 рік?

Пунктом 1 частини 10 статті 11 Закону право на планування закупівлі та формування річного плану закупівель в електронній системі закупівель покладено на уповноважену особу. Аналогічно розділом Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону за тендерним комітетом закріплено планування закупівель, складання та затвердження річного плану закупівель з подальшим забезпеченням оприлюднення інформації відповідно до вимог Закону.

Не зайвим буде згадати й частину 3 статті 3 Закону, якою визначено, що «уповноважена особа може бути відповідальною за організацію та проведення закупівель», що дає повноцінне право замовнику як на призначення уповноваженої особи із закупівель до 50 тис. грн, так і застосування іншого варіанта дій — призначити відповідального із закупівель. Ще більше про випадки, коли замовник не зобов’язаний призначати уповноважену особу, читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Чи може замовник працювати без уповноваженої особи? Так, і ми покажемо, за яких умов».

Отже, з огляду на зміст статей 3, 11 та розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону планувати та оприлюднювати в електронній системі закупівель річний план закупівель, залишаючись при цьому відповідальними кожен за конкретні процедури закупівлі / спрощені закупівлі / закупівлі без використання ЕСЗ / закупівлі для протидії Covid-19, можуть:

Вказана модель роботи усім відома та звична. Водночас з 01.01.2022 замовники зобов’язані припинити діяльність тендерних комітетів, позбавивши їх права та повноважень, у тому числі й у частині відповідальності за планування та оприлюднення річного плану закупівель в електронній системі закупівель, автоматично закріплюючи їх за уповноваженою особою або так званою відповідальною особою.

 Підсумок:

Питання 4. Чи може уповноважена особа вносити зміни до річного плану 2022 року, затвердженого тендерним комітетом?

Частиною 1 статті 4 Закону передбачена можливість внесення змін до річного плану закупівель. При цьому форма внесення змін до річного плану закупівель, періодичність і характер таких змін законодавством не обмежені. Тому замовник може періодично вносити зміни до річного плану закупівель відповідно до наявного фінансування, потреби у товарах, роботах, послугах тощо до здійснення відповідної закупівлі.

Отже, залежно від виробничої потреби (зміна розміру бюджетного призначення та / або очікуваної вартості предмета закупівлі, виду закупівлі, орієнтовного початку проведення закупівлі тощо) внесення змін до річного плану закупівель на 2022 рік можливе як наприкінці поточного року (у разі його затвердження у 2021 році), так і протягом 2022 року.

Враховуючи втрату юридичної сили законодавчою нормою в частині утворення тендерного комітету (комітетів), що позбавлятиме їх права та повноважень, у тому числі й у частині відповідальності за внесення відповідних змін до річного плану закупівель шляхом створення нових та / або редагування / видалення існуючих рядків річного плану з інформацією про публічні закупівлі, доходимо висновку:

Питання 5. Чи може тендерний комітет провести процедури закупівлі на 2022 рік?

Завершення бюджетного року є вельми напруженим періодом та охоплює низку питань, які потребують негайного вирішення замовниками. Одним із актуальних є своєчасна організація конкурентних процедур закупівель для забезпечення потреб у закупівлі товарів, робіт і послуг на наступний бюджетний рік.

Враховуючи, що середній строк продовження конкурентної процедури закупівлі триває орієнтовно 51 день, то для забезпечення першочергових потреб у проведенні процедур закупівель замовнику слід або їх розпочинати наприкінці поточного року, та / або вчасно застосувати порядок дій, визначений частиною 6 статті 41 Закону. Тим паче, що Закон не містить обмежень чи прямої заборони щодо організації проведення закупівель до моменту набрання чинності законом про Державний бюджет України, затвердження кошторису, плану використання бюджетних коштів, фінансового плану підприємства. Особливо гостро це питання стосується закупівлі комунальних послуг.

Отже, замовник для забезпечення невідкладних потреб у товарах, роботах i послугах у наступному році може наприкінці поточного року затвердити річний план закупівель та розпочати процедуру закупівлі, керуючись його очікуваною вартістю. Задля безсумнівного розмежування повноважень між уповноваженою особою та тендерним комітетом під час організації таких процедур закупівель слід врахувати, що повноваження тендерного комітету, у тому числі й щодо організації проведення закупівель, втрачають свою юридичну силу лише з 01.01.2022, отже, обов’язок щодо їх організації та проведення зберігатиметься у межах затверджених функціональних обов’язків до 31.12.2021 включно. Наведемо приклад.

Приклад 1

Річна наявна потреба бюджетної установи в закупівлі природного газу на 2022 рік (ДК 021:2015 — 09123000-7 Природний газ) становить 600 000,00 грн. Ураховуючи вартісні межі, визначені Законом, і категорію замовника, тендерним комітетом замовника прийнято рішення провести відкриті торги за вищевказаним предметом закупівлі для потреб 2022 року. При цьому орієнтовна дата проведення процедури закупівлі — листопад 2021 року.

З  огляду на вищевикладені обставини та враховуючи, що Закон не містить обмежень щодо проведення процедур закупівель до затвердження кошторису бюджетної установи, у зазначеному випадку для забезпечення замовником невідкладних потреб та враховуючи, що фактично діяльність тендерних комітетів з 01.01.2022 буде припинено, під час організації процедур закупівель – 2022 у поточному році рекомендуємо врахувати таке:

Прізвище, ім’я та по батькові, посада та електронна адреса однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками:

ПІБ: Шишлов Олександр Валерійович — заступник голови тендерного комітету — до 31.12.2021 включно,
e-mail: shiso@gmail.com
тел. / факс: 044591-95-415;

ПІБ: Смірнова Катерина Павлівна — уповноважена особа — з 01.01.2022,
e-mail: smirnova@gmail.com
тел. / факс: 044591-95-421.

Приклад 2

Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю оприлюднено тендерним комітетом в електронній системі закупівель 22.12.2021. Починаючи з 23.12.2021 у замовника було законодавчо встановлені 20 календарних днів для укладення договору про закупівлю. 30.12.2021 одним із учасників закупівлі до Колегії АМКУ подано скаргу на рішення замовника, сформувалася реєстраційна картка, тому починаючи з 30.12.2021 замовником призупинено період укладення договору про закупівлю.

З огляду на викладене, після прийняття рішення Органом оскарження за результатами розгляду скарги у замовника залишилося 13 днів для укладення договору про закупівлю із переможцем. Орган оскарження прийняв рішення 04.01.2022.

Оскільки перебіг строків продовжується з дня, наступного за днем прийняття рішення Органом оскарження за результатами розгляду скарги, то починаючи з 05.01.2022 продовжився термін для укладення договору про закупівлю.

Останнім законодавчо встановленим днем укладення договору про закупівлі буде 17.01.2022.

Питання 6. Як розмежувати повноваження під час продовження дії договору про закупівлю на 20 %?

Застосування механізму продовження дії договору про закупівлю на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку, передбачено частиною 6 статті 41 Закону.

З метою успішної реалізації даної можливості замовнику рекомендовано укласти дві додаткові угоди в такій послідовності: 

Враховуючи, що до кінця 2021-го триватиме перехідний період й усі повноваження щодо проведення процедур закупівель зберігаються й за тендерним комітетом, доходимо логічного висновку, що як право, так і прямий обов’язок на укладення першої додаткової угоди щодо продовження строку дії договору про закупівлю з подальшим оприлюдненням повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю в електронній системі закупівель зберігається одночасно як за уповноваженою особою, так і за тендерним комітетом у межах розподілу функціональних обов’язків кожного;

З огляду на рекомендований строк укладення другої додаткової угоди право та обов’язок на її укладення мають бути чітко покладені на визначену замовником уповноважену особу.

Для наочності та кращого розуміння, як це працює на практиці, змоделюємо ситуацію таким чином:

Річна наявна потреба бюджетної установи в закупівлі природного газу на 2022 рік (ДК 021:2015 — 09123000-7 Природний газ) становить 500 000,00 грн. Ураховуючи вартісні межі, визначені Законом, і категорію замовника, вказану закупівлю слід здійснити шляхом проведення відкритих торгів. Оскільки середня тривалість процедури проведення «ідеальних» відкритих торгів (без оскарження, без продовження строків розгляду тендерних пропозицій, без продовження строку укладення договору про закупівлю) складає орієнтовно 51 день, а це майже 2 місяці, то навіть розпочавши її у листопаді поточного року, є певний ризик її незавершення до 31.12.2021.
 
З огляду на викладене тендерним комітетом прийнято рішення про продовження дії договору про закупівлю на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року (частина 6 статті 41 Закону).
 
Відповідно до статті 631 Цивільного кодексу України строком договору є час, протягом якого сторони можуть здійснити свої права і виконати свої обов’язки відповідно до договору.

Крім того, Бюджетним кодексом України визначено, що бюджетний період для всіх бюджетів, що складають бюджетну систему, становить один календарний рік, який починається 1 січня кожного року і закінчується 31 грудня того ж року.
 
З огляду на викладене задля реалізації виконання даної законодавчої норми та враховуючи вимоги частини 1 статті 631 Цивільного кодексу України та Бюджетного кодексу України, тендерним комітетом прийнято рішення про укладення додаткової угоди від 30.12.2021 на продовження строку дії договору про закупівлю природного газу до 02.02.2022 з подальшим оприлюдненням повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та самих змін (додаткової угоди) в електронній системі закупівель у строки, встановлені статтею 10 Закону.
 
У подальшому для задоволення безперебійного постачання природного газу уповноваженою особою, на яку розпорядчим документом покладено обов’язки щодо завершення процедур закупівель, розпочатих тендерним комітетом, укладено другу додаткову угоду від 04.01.2022 із зазначенням обсягу та сум предмета закупівлі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, а саме 90 000 (500 000,00 грн х 20 %), з прямим обов’язком подальшого проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі.

Висновки

Як видно, кожний окремий випадок потребує індивідуальної оцінки та аналізу й напряму залежить від прийнятих рішень замовника, чітко розмежовуючи строк до та після 31.12.2021. Однак безсумнівним та беззаперечним залишається факт того, що:

Додатково про особливості призначення уповноваженої особи замовником читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статтях:

З документами, необхідними для призначення уповноваженої особи, знайомтесь на порталі RADNUK.COM.UA  у розділах «Зразки документів», «Зразки документів замовникам», «Уповноважена особа».