Законодавче право замовників покладати обов’язки щодо проведення процедур закупівель на тендерний комітет завершується. Так, з 01.01.2022 тендерний комітет як самостійний інститут втрачає свою законну силу, передаючи повністю «кермо влади» уповноваженій особі.
Характерними рисами будь-якого перехідного періоду є безліч запитань та неузгодженостей, зокрема, щодо механізму завершення та відповідальності за процедури закупівель, розпочаті тендерним комітетом до 01.01.2022. Для отримання компетентної позиції та з’ясування подальших дій замовника пропонуємо ознайомитися з баченням Уповноваженого органу з цього питання.
Так, від відокремленого підрозділу «К» ДП «Е» надійшов запит № 1355/2021 такого змісту: «Доброго дня! Відповідно до норм Закону України „Про публічні закупівлі“ (далі – Закон) на підприємстві утворений тендерний комітет, який організовує та проводить процедури закупівель. З 01.01.2022 проводити процедури закупівлі можуть виключно уповноважені особи. З цього приводу виникають запитання:
- хто з 01.01.2022 повинен завершувати процедури закупівель, якщо вони розпочаті тендерним комітетом до 01.01.2022: тендерний комітет чи уповноважена особа?
- пунктом 5 частини 10 статті 11 Закону передбачено, що УО забезпечує оприлюднення в ЕСЗ інформації, необхідної для виконання вимог Закону. Чи можливе під час оприлюднення інформації накладення ЕЦП іншою особою, визначеною наказом по підприємству для супроводження роботи УО?».
Відповідь Уповноваженого органу на запит така: «Шановний користувачу, повідомляємо, що відповідь на аналогічний запит міститься у запиті № 1346/2021, розміщеному на інформаційному ресурсі Уповноваженого органу з питань закупівель.
Починаючи з 01.01.2022 організацією закупівель займатимуться виключно уповноважені особи. Разом з тим можливість організації та проведення процедур закупівель тендерним комітетом передбачено до 01.01.2022.
Отже, замовнику варто заздалегідь передбачати у своєму розпорядчому рішенні, яким визначається уповноважена особа, та / або в положенні про уповноважену особу покладення обов’язків на уповноважену особу (відповідну функцію) щодо оприлюднення інформації (повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною 5 статті 41 Закону, звіту про виконання договору про закупівлю) стосовно договорів про закупівлю, укладених за результатами процедур закупівель, розпочатих тендерним комітетом.
Коментар редакції. Частиною 4 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону встановлено, що для організації та проведення процедур закупівель замовник може утворювати тендерний комітет (комітети) до 01.01.2022.
Аби відмова від формату роботи тендерних комітетів з подальшим переходом виключно на уповноважених осіб відбулася безболісно, професійно та без небажаних наслідків для замовника, як рекомендує Уповноважений орган, замовнику слід заздалегідь підготуватися до змін в організації закупівельної діяльності шляхом розроблення нових / внесення відповідних змін до наявних організаційно-розпорядчих документів, зокрема:
- внутрішнього розпорядчого документа (наприклад, наказу) щодо призначення відповідальною(ими) за організацію та проведення процедур закупівель згідно із Законом уповноважену(их) особу(іб);
- розпорядчого рішення щодо передання / розподілу обов’язків між призначеними у законодавчо встановленому порядку уповноваженими особами в частині завершення процедур закупівель / договорів про закупівлю, укладених за результатами процедур закупівель, розпочатих тендерним комітетом;
- внесення відповідних змін до Положення про уповноважену особу в частині остаточного покладення обов’язків по організації процесу проведення процедур закупівель замовника виключно на уповноважену(их) особу(іб);
- розпорядчого рішення (наприклад, наказу) про ліквідацію тендерного комітету. З прикладом наказу про ліквідацію тендерного комітету та алгоритмом дій замовника при переході від тендерного комітету до уповноважених осіб знайомтесь на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Наказ про ліквідацію тендерного комітету».
Висновок: з 01.01.2021 відповідальною за організацію та проведення процедур закупівель / спрощених закупівель згідно із Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту) є виключно уповноважена(і) особа(и). Для правомірного завершення розпочатих у 2021 році та незавершених у 2022 році процедур закупівель замовнику варто до моменту ліквідації тендерного комітету зафіксувати перехідні зобов’язання в розпорядчому рішенні замовника.
Щодо можливості під час оприлюднення інформації в електронній системі закупівель накладення ЕЦП іншою особою, визначеною окремим наказом по підприємству для супроводження роботи уповноваженої особи
Відповідно до частини 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником / ЦЗО / учасником / постачальником / органом оскарження / органами державного фінансового контролю шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника / ЦЗО / учасника / постачальника / органу оскарження / органів державного фінансового контролю. Після внесення інформації в електронні поля на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. Інформація, що заповнюється в електронних полях, може відображатися на вебпорталі у вигляді документа, доступного для друку.
Питанню організації закупівельної діяльності замовника уповноваженими особами присвячена стаття 11 Закону, пунктом 6 частини 10 якої визначено, що функції із забезпечення оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог Закону, покладено на уповноважену особу замовника.
Висновок: оскільки оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог Закону, здійснюється саме уповноваженою особою, яка несе повну адміністративну відповідальність за повноту та своєчасність її оприлюднення, то і право щодо накладення власного електронного підпису належатиме саме їй.
Крім того, частиною 2 статті 11 Закону передбачена вимога щодо внесення та оновлення персональних даних уповноваженої особи в електронній системі закупівель, надання згоди на їх обробку та їх оновлення у разі їх зміни. Оскільки на «особу, визначеною окремим наказом по підприємству для супроводження роботи уповноваженої особи» не поширюються вказані вимоги, то накладення на оприлюднену в електронній системі закупівель інформацію її електронного підпису суперечитиме частині 2 статті 11 Закону в частині внесення недостовірних персональних даних.
Ще одним аргументом на користь накладення електронного кваліфікованого підпису лише уповноваженою особою є той факт, що з 01.01.2022 доступ для проведення процедур закупівель / спрощених закупівель в електронній системі закупівель Prozorro отримають лише ті уповноважені особи, які успішно пройдуть відповідне тестування на вебпорталі prozorro.gov.uа. На «особу, визначену окремим наказом по підприємству для супроводження роботи уповноваженої особи» не поширюється обов’язок проходити тестування, а тому й функціонал кабінету замовника може бути обмежений.
Ба більше, Закон не містить жодної згадки про «особу, що супроводжує роботу уповноваженої особи». Тому в жодному разі не рекомендуємо накладати цифровий підпис такої особи на процедуру закупівлі / спрощену закупівлю, відповідальність за яку несе уповноважена особа замовника.
Про застосування цифрового підпису читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Удосконалений чи кваліфікований електронний підпис: аналіз та рекомендації».
Усе про уповноважену особу ви можете дізнатися на порталі RADNUK.COM.UA в електронній книзі «Уповноважена особа». А протестувати свої знання з публічних закупівель, перед тим як здавати офіційні тести, ви можете у будь-який момент на порталі RADNUK.COM.UA в розділі «Тести».