У попередньому матеріалі «Оформлення документа: стереотипи та вимоги» на порталі RADNUK.COM.UA ми розповіли про вимоги до семи основних реквізитів документа. Проте є й інші важливі нюанси, що стосуються оформлення документів, такі як печатка на документі та копія документа. Про це розповімо у цій статті.
При тому, що законодавство дозволяє працювати без печатки, ті, хто нею користуються, все ж таки повинні знати вимоги до її застосування при оформленні документа в тендерній пропозиції.
Стосовно копії документа, то можемо згадати безліч закупівельних ситуацій та спорів щодо правильного оформлення копії, але задля того, щоб допомогти і учасникам, і замовникам уникнути негативних наслідків неправильного завіряння документа, проаналізуємо законодавчі вимоги з цього питання.
Печатка
Законодавство дозволяє працювати без печатки. У більшості тендерних документацій можемо зустріти вимогу, що відбиток печатки застосовується тільки в разі її наявності.
Відповідно до ДСТУ 4163-2003 відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи.
Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.
Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ. Тому, якщо в організації використовується печатка, вона має використовуватись правильно.
Копія документа
Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту «Підпис».
Наказ Мінекономіки від 15.04.2020 № 710 «Про затвердження Переліку формальних помилок» визначає формальною помилкою, лише якщо окрема сторінка (сторінки) копії документа (документів) не завірена підписом та / або печаткою учасника процедури закупівлі (у разі її використання), а також у разі подання документа учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що є сканованою копією оригіналу документа / електронного документа.
Крім розглянутих вимог, і для учасників, і для замовників важливо враховувати умови надходження документа та його реєстрації. Наприклад, досить часто можемо зустріти вимогу тендерної документації про подання фінансової звітності з відміткою про її надходження чи прийняття.
Відмітка про надходження (реєстрацію) документа до підприємства, організації або установи містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби — годину і хвилину) надходження документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа (пункт 5.31 ДСТУ 4163-2003).
Такі вимоги встановлює ДСТУ 4163-2003, проте замовникам не варто вдаватися до пуризму й у разі прийняття рішення про відхилення учасника, зважати на те, чи дійсно недотримання цих вимог позбавляє документ юридичної сили. Щоб мати реальні механізми для відхилення учасника в результаті порушення вимог до застосування печатки та створення копії документа, замовнику варто чітко прописати ці вимоги в тендерній документації.
Разом з тим слід зважати на практику Органу оскарження щодо правомірності відхилення учасників з підстав недотримання ними вимог ДСТУ 4163-2003 при формуванні та створенні тендерної пропозиції, яку ми розглянули на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Оформлення документа: практика Органу оскарження».
Статті за темою напорталі RADNUK.COM.UA:
- «Оформлення документа: стереотипи та вимоги»;
- «Оформлення документа: практика Органу оскарження»;
- «Електронний підпис чи печатка: що обрати?»;
- «Перемагаємо разом: накладання електронного підпису учасником публічних закупівель».
А ще більше інформації у книзі «Життєвий цикл документів з питань публічних закупівель» напорталі RADNUK.COM.UA.