Відповідно до вимог частини 3 статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі за текстом — Закон 922) тендерна документація може містити опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їхніх пропозицій згідно з вимогами статті 30 Закону № 922.
При цьому формальними (несуттєвими) є помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме технічні помилки та описки.
Зазвичай, рішення про віднесення допущеної учасником помилки до формальної (несуттєвої) ухвалюють колегіально на засіданні тендерного комітету замовника торгів.
За результатами проведеного автором матеріалу аналізу описів та прикладів формальних (несуттєвих) помилок, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції учасників і не впливають на зміст їхніх пропозицій [установлених замовниками в умовах тендерної документації, оприлюдненої на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель з початку остаточного набрання чинності Законом], визначимо, зокрема, такі з них:
- надання учасником довідки невстановленої форми, що за своїм змістом відповідає вимогам, установленим тендерною документацією замовника;
- відсутність підписів, печаток (за наявності) на окремих документах, крім тих, що підлягають засвідченню учасником;
- орфографічні помилки та механічні описки в словах та словосполученнях, що зазначені в документах, які підготовлені безпосередньо учасником та надані в складі пропозиції (наприклад, зазначення в довідці русизмів, сленгових слів, описок або технічних помилок тощо);
- зазначення неправильної назви документа, що підготовлений безпосередньо учасником, якщо зміст такого документа повністю відповідає вимогам цієї документації [наприклад, учасник надає документ, який містить неправильну (неповну) назву, встановлену вимогами тендерної документації];
- зазначення неповного переліку інформації в певному документі, усупереч вимогам тендерної документації, якщо така інформація повністю відображена в іншому документі, наданому в складі тендерної пропозиції учасника (наприклад, у відомостях про учасника не зазначено коду ЄДРПОУ або адреси, номера телефона, однак відповідна інформація щодо коду ЄДРПОУ зазначена на фірмовому бланку або на відбитку печатки учасника, інших документах);
- відсутність у тендерній пропозиції учасника номерів телефонів, неправильне зазначення місцезнаходження юридичної особи або місця проживання фізособи-підприємця;
- зазначення в документах учасника попередньої назви вулиці, міста, підприємства (установи) тощо, які підпадають під дію Закону України «Про засудження комуністичного та націонал-соціалістичного (нацистського) тоталітарних режимів в Україні та заборону пропаганди їхньої символіки» № 317- VIII;
- відсутність підпису вповноваженої посадової особи учасника або печатки (за наявності) учасника торгів на окремій сторінці (сторінках) тендерної пропозиції;
- неповне завірення копії документа згідно з вимогами тендерної документації [наприклад, завірення копії необхідного документа лише печаткою (за наявності) учасника];
- орфографічні помилки та механічні описки, допущені в словах та словосполученнях, що зазначені в документах, підготовлених безпосередньо учасником торгів та наданих у складі його тендерної пропозиції згідно з умовами тендерної документації;
- зазначення неправильної назви документа, що підготовлений безпосередньо учасником торгів, якщо зміст такого документа повністю відповідає вимогам тендерної документації (наприклад, на вимогу тендерної документації про надання учасником конкретної довідки, складеної в довільній формі, учасник надав відповідний документ, що має назву «Інформація в довільній формі» або «Лист-пояснення», або «Інформація», або «Довідка» тощо);
- відсутність нумерації сторінок, підписів, печаток на окремих документах, технічні помилки та описки [наприклад, відсутність нумерації, підписів, печаток на окремих документах (на окремих сторінках документів, наданих у складі пропозиції конкурсних торгів, чи відсутність підпису/печатки з одного боку аркуша, якщо на ньому відсутній текст); технічні помилки (відсутність реквізитів, номера та дати, у відповідних довідках, складених учасниками торгів у довільній формі та наданих у складі пропозицій конкурсних торгів); описки (граматичні помилки, помилки у правописі, у розділових знаках тощо, які не впливають на зміст пропозиції конкурсних торгів учасника)];
- орфографічні помилки та механічні описки в словах та словосполученнях, що зазначені в документах, підготовлених безпосередньо учасником та наданих у складі пропозиції;
- зазначення неправильної назви документа, що підготовлений безпосередньо учасником, у разі якщо зміст такого документа повністю відповідає вимогам цієї документації;
- неправильне (неповне) завірення учасником копії документа;
- незначні неточності перекладу, якщо вони не впливають на зміст пропозиції;
- розміщення інформації не на фірмовому бланку підприємства;
- встановлення учасником торгів іншої одиниці виміру (наприклад, комплект замість комплексу або штука замість одиниці), якщо це не змінює кількісних та/або якісних характеристик предмета закупівлі;
- самостійне виправлення учасником технічних, механічних помилок у поданій пропозиції під час складання учасником такої пропозиції, якщо вони не впливають на зміст пропозиції. Такі виправлення мають бути засвідчені печаткою учасника та написом «Виправленому вірити» із зазначенням прізвища, ініціалів та посади особи, що здійснила таке виправлення, дати завірення;
- незавірення окремої сторінки (сторінок) підписом та/або печаткою (за наявності) учасника торгів;
- неправильне (неповне) завірення або незавірення учасником копії документа згідно з вимогами цієї документації (наприклад, завірення копії документа лише підписом уповноваженої особи);
- відсутність вихідного номера на довідках, які учасник подає в довільній формі (при цьому наявність дати є обов’язковою умовою);
- надання у складі тендерної пропозиції на етапі підтвердження відповідності пропозиції кваліфікаційним критеріям на виконання вимог тендерної документації замість документів у довільній формі — документів, виданих відповідними державними органами;
- надання кількох довідок у довільній формі на одному аркуші;
- розміщення (завантаження) в електронній системі закупівель документів в іншій послідовності, якщо документ повністю відповідає вимогам цієї документації (наприклад, кваліфікаційний документ розміщено в папці «Інші документи, які вимагає замовник» або кваліфікаційні документи розміщено в декількох файлах. Разом із цим документ повністю відповідає вимогам цієї документації);
- розміщення (завантаження) в електронній системі закупівель документів в іншому форматі, якщо документи повністю відповідають вимогам цієї документації [наприклад, замість розміщення (завантаження) в електронній системі закупівель документа у форматі «pdf» (Portable Document Format) учасник розмістив (завантажив) документ у форматі «JPG». Однак документ повністю відповідає вимогам цієї документації);
- надання документів не в кольоровому форматі.
Слід зазначити, що наведені приклади не є вичерпними.
Отже, за замовником у розумінні норм Закону № 922 залишається право не відхиляти тендерні пропозиції учасників при виявленні формальних помилок незначного характеру, які описано вище. Проте замовник повинен дотримуватись усіх принципів, визначених статтею 3 Закону № 922.
Таким чином, прийняття рішення щодо встановлення у власній тендерній документації переліку описів та прикладів формальних (несуттєвих) помилок на відміну від відомостей документації, визначених частиною 2 статті 22 Закону № 922, є правом, а не обов’язком тендерного комітету замовника торгів. Тож таке рішення він приймає на власний розсуд.
Разом з тим нагадуємо, що з моменту набрання чинності Законом № 922 також скасовано й адміністративну відповідальність, визначену диспозицією статті 164-14 КУпАП, за оформлення замовником документації конкурсних торгів з порушенням законодавства про закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти.