Часом у процесі проведення закупівель виникає ситуація, коли замовнику під час розгляду тендерної пропозиції учасника, яка за результатами електронного аукціону визначена найбільш економічно вигідною, необхідно продовжити строк розгляду тендерної пропозиції. Як і попередня редакція Закону України «Про публічні закупівлі», поточна редакція передбачає право замовника на розгляд тендерних пропозицій поза межами обов’язкового строку, установленого для їх розгляду. Як нововведення Закону слід відзначити врегулювання питання терміну, протягом якого замовник оприлюднює повідомлення про продовження строку розгляду тендерних пропозицій. У даній публікації з’ясуємо, що саме може слугувати аргументом при продовженні строку розгляду тендерної пропозиції учасника, і детально розглянемо алгоритм дій замовника в разі прийняття рішення продовжити строк розгляду пропозиції.
Згідно з частиною дев’ятою статті 29 Закону України «Про публічні закупівлі» в редакції від 19.09.2019 № 114-IX (далі — Закон), після оцінки тендерних пропозицій замовник розглядає на відповідність вимогам тендерної документації тендерну пропозицію, яка визначена найбільш економічно вигідною.
Варто нагадати про те, що відповідно до частини першої статті 29 Закону оцінка тендерних пропозицій проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі критеріїв і методики оцінки, зазначених замовником у тендерній документації шляхом застосування електронного аукціону.
Відповідно до частини десятої статті 29 Закону строк розгляду тендерної пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції.
Водночас строк розгляду тендерної пропозиції може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів. У разі продовження строку розгляду тендерної пропозиції замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель.
Отже, згідно з положеннями статті 29 Закону, замовник має можливість продовжити строк розгляду тендерної пропозиції до 20 робочих днів. Водночас Закон містить вимогу, що таке своє право замовник має обов’язково аргументувати.
Підстави для продовження строку розгляду тендерної пропозиції
Аргументація в загальному значенні — це процес обґрунтування певного положення (твердження, гіпотези, концепції) з метою переконання в його істинності, доцільності. Тому при прийнятті рішення щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції учасника замовникові потрібно обґрунтовано довести існування обставин, що об’єктивно унеможливили розгляд пропозиції учасника в п’ятиденний термін.
Так, аргументом (підставою) для продовження строку розгляду тендерної пропозиції може бути:
- необхідність детального аналізу спеціалістами замовника технічних параметрів та характеристик обладнання, яке учасник пропонує для придбання замовникові як еквівалент предмета закупівлі. Варто нагадати, що відповідно до статті 11 Закону за рішенням замовника може бути утворена робоча група у складі працівників замовника для розгляду тендерних пропозицій. Робоча група за результатами аналізу технічної частини тендерної пропозиції може надати відповідні рекомендації, висновки, які можуть бути взяті до уваги при розгляді тендерної пропозиції;
- необхідність звернення до відповідного державного органу чи організації по підтвердження інформації, наданої учасником у тендерній пропозиції щодо її достовірності. Нагадаємо, що відповідно до абзацу першого частини 15 статті 29 Закону замовник має право звернутися по підтвердження інформації, наданої учасником, до органів державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їхньої компетенції.
Отже, замовник при аргументації свого рішення щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції може зважати на, зокрема, складність та специфіку закупівлі або доцільність одержання інформації, що може бути суттєвою при визначенні переможця процедури закупівлі.
Також рекомендуємо замовникові утриматись від «формального підходу» до визначення причини, що зумовлює необхідність продовження строку розгляду тендерної пропозиції.
Так, наприклад, замовник в останній день розгляду тендерної пропозиції (5 р. д.) приймає рішення про продовження її строку розгляду до 20 робочих днів — у зв’язку з перебуванням на лікарняному заступника голови тендерного комітету, який за розподілом обов’язків відповідає за перевірку інформації у відкритих реєстрах. На нашу думку, дана причина не може бути аргументом для продовження строку розгляду тендерної пропозиції насамперед з огляду на те, що Положенням про тендерний комітет замовника або відповідним рішенням голови тендерного комітету має бути визначено взаємозамінність працівників на випадок хвороби, відрядження, відпустки чи відсутності з інших причин. Далі розглянемо, як саме замовникові продовжити строк розгляду тендерної пропозиції.
Алгоритм дій у разі продовження строку розгляду тендерної пропозиції
Рішення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції учасника замовник відображає в протоколі засідання тендерного комітету або уповноваженої особи та відповідно до частини десятої статті 29 Закону протягом одного дня з дня прийняття такого рішення оприлюднює в електронній системі закупівель відповідне повідомлення.
Зверніть увагу, що Закон не містить вимог щодо оформлення такого повідомлення, а тому замовник складає його в довільній формі. Рішення тендерного комітету та уповноваженої особи затверджують протоколом, тож замовникові варто скласти відповідний протокол, до якого додатком можна затвердити і саме повідомлення, яке буде оприлюднене в електронній системі закупівель через автоматизоване робоче місце замовника. Або скласти протокол, в якому зазначити, що повідомлення про продовження строку розгляду відповідної пропозиції оприлюднюють у вигляді прийнятого протокольного рішення. Далі можете ознайомитися з прикладом Протоколу про продовження строку розгляду тендерної пропозиції.
Якщо замовникові для розгляду тендерної пропозиції недостатньо п’яти робочих днів, то замовник має право продовжити розгляд такої пропозиції до 20 робочих днів. Із зазначеного зрозуміло, що загальна кількість днів, передбачена для розгляду тендерної пропозиції, не повинна перевищувати 20 робочих днів, тобто в період 20 робочих днів також входить 5 робочих днів.
Звертаємо увагу замовників, що (оскільки продовження строку розгляду тендерної пропозиції є правом замовника) йому не обов’язково розглядати пропозицію протягом усіх 20 робочих днів. Замовник може розглянути тендерну пропозицію учасника й раніше.
Отже, алгоритм дій замовника в разі продовження строку розгляду такий:
- Повинна бути наявна обґрунтована підстава для продовження строку розгляду до 20 робочих днів.
- Замовник приймає рішення про продовження строку та оформлює таке рішення протоколом.
- Протягом одного дня з дня прийняття такого рішення (протоколу) замовник оприлюднює в електронній системі закупівель відповідне повідомлення про продовження строку розгляду.
- Загальна кількість днів, яка передбачена для розгляду тендерної пропозиції, не повинна перевищувати 20 робочих днів, тобто в період 20 робочих днів також входить 5 робочих днів.
Кожну пропозицію можна продовжити до 20 робочих днів
А чи може загальний строк розгляду всіх тендерних пропозицій перевищувати 20 робочих днів?
Відповідь однозначна — так, може. Відповідно до частини одинадцятої ст. 29 Закону у разі відхилення тендерної пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, замовник розглядає наступну тендерну пропозицію у списку пропозицій, розташованих за результатами їх оцінки, починаючи з найкращої, порядку та строки, визначені цією статтею. Із зазначеного вбачається, що Закон передбачає право замовника продовжувати строк розгляду кожної тендерної пропозиції до 20 робочих днів. Якщо, наприклад, у торгах взяли участь два учасники і за наявності підстав замовник продовжив строк розгляду кожної до 20 робочих днів, то в загальному строкові розгляду всіх пропозицій може бути 40 робочих днів.
Окремо звертаємо увагу, що у разі якщо оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі оприлюднюють відповідно до норм частини третьої статті 10 Закону, замовник розглядає тендерні пропозиції на відповідність вимогам тендерної документації до проведення оцінки тендерних пропозиції у строк, що не перевищує 20 робочих днів. При цьому, за результатами розгляду замовником в електронній системі закупівель відповідно до статті 10 Закону складається та оприлюднюється протокол розгляду всіх тендерних пропозицій.
Продовження строку розгляду пропозиції у спрощеній закупівлі
У разі проведення спрощеної закупівлі замовнику необхідно зважати на обмеження в часі у зв’язку зі встановленням чіткого строку розгляду найбільш економічного вигідної пропозиції, який не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дня завершення електронного аукціону (частина 11 статті 14 Закону). Але теоретично Закон дозволяє замовникові аргументовано продовжити зазначений строк до 20 робочих днів, оприлюднивши повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення (частина 10 статті 29 Закону).
Але зверніть увагу, що зважаючи на офіційну відповідь ДП «ПРОЗОРРО», в електронній системі закупівель відсутня технічна можливість продовження строку розгляду пропозицій у спрощеній закупівлі. Детально про це читайте в статті «Чи можна в спрощеній закупівлі продовжити строк розгляду до 20 роб. днів?» на порталі RADNUK.COM.UA
У разі наявності технічної можливості щодо продовження строку розгляду пропозиції алгортм продовження такий же, як і в процедурі закупівлі (див. розділ «Алгоритм дій у разі продовження строку розгляду тендерної пропозиції»).
Продовження розгляду пропозицій за лотами
Також буде доцільним зазначити, що, згідно з пунктом 32 частини першої статті 1 Закону, тендерна пропозиція — пропозиція щодо предмета закупівлі або його частини (лота), яку учасник процедури закупівлі подає замовнику відповідно до вимог тендерної документації. У відповідності до пункту 39 частини першої статті 1 Закону частина предмета закупівлі (лот) — визначена замовником частина товарів, робіт чи послуг, на яку в межах єдиної процедури закупівлі учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції. В разі якщо замовником здійснюється закупівля за визначеними окремими частинами предмета закупівлі (лотами), строк розгляду тендерної пропозиції щодо частини предмета закупівлі (лота), яка за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції та може бути аргументовано продовженим замовником до 20 робочих днів. Враховуючи те, що оскільки Законом не визначено послідовність розгляду тендерних пропозицій щодо окремих частин предмета закупівлі (лотів) в межах єдиної процедури закупівлі, рекомендуємо замовнику дотримуватись вимог, передбачених статтею 29 Закону, та починати розгляд тендерних пропозицій з пропозиції учасника, яка за результатами аукціону визначена найбільш економічно вигідною.
Не забуваймо, що законодавство у сфері публічних закупівель передбачає можливість оскарження прийнятих рішень замовником. Порядок оскарження процедури закупівлі регламентує стаття 18 Закону. Так, у разі якщо учасник, розгляд тендерної пропозиції якого продовжено замовником, вважатиме рішення про таке продовження недостатньо аргументованим, такий учасник, з метою захисту своїх прав та охоронюваних законом інтересів, може подати скаргу до органу оскарження (АМКУ), в порядку визначеному абзацом другим частини восьмої статті 18 Закону.
Тож, аналізуючи вищевикладене, доходимо висновку, що для реалізації свого права на продовження строку розгляду пропозиції до 20 робочих днів, а також уникнення спірних ситуацій замовникові потрібно зважати на вимоги Закону щодо обов’язковості наведення переконливих аргументів такого продовження.
Детально з алгоритмами закупівель ознайомтесь на порталі RADNUK.COM.UA в таких публікаціях:
- «Алгоритм проведення переговорної процедури»;
- «Алгоритм проведення відкритих торгів з публікацією оголошення англійською мовою»;
- «Алгоритм проведення відкритих торгів за новим Законом»;
- «Алгоритм проведення спрощеної закупівлі»;
- «Допорогові електронні закупівлі: забуте минуле чи сьогодення? Покроковий алгоритм проведення».