Тендерна документація (далі — ТД) — документація щодо умов проведення тендеру, що розробляється та затверджується замовником й оприлюднюється для вільного доступу в електронній системі закупівель. Оформлення тендерної документації має відповідати певним вимогам законодавства. А ви впевнені, що знаєте все про те, як скласти тендерну документацію? Перевірте свої знання щодо складання тендерної документації та пройдіть новий тест від Радника. Але спочатку в матеріалі ознайомтеся з основними нюансами складання тендерної документації. Також пропонуємо корисні статті та матеріали з цієї теми.
Що таке тендерна документація
Пунктом 31 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) визначено, що тендерна документація — це документація щодо умов проведення тендеру, що розробляється та затверджується замовником і оприлюднюється для вільного доступу в електронній системі закупівель.
Більше читайте у статті «Тендерна документація-2025: з чого почати та зразок».
Хто затверджує примірну ТД
Мінекономіки затверджує примірну тендерну документацію для процедури закупівлі відкриті торги. При цьому примірна тендерна документація, що затверджена наказом Мінекономіки, має рекомендаційний характер. Уповноважена особа самостійно формує тендерну документацію відповідно до вимог чинного законодавства, а такий допоміжний документ від Мінекономіки може стати чудовим орієнтиром, щоб підготувати якісну тендерну документацію.
Враховувати примірну ТД від Мінекономіки чи ні, замовник вирішує самостійно, оскільки це його право. Ознайомтесь з матеріалом «Зверніть увагу! Нова тендерна документація від Мінекономіки є примірною, а не типовою».
Чи можна в ТД встановити вимогу щодо надання забезпечення тендерної пропозиції нерезидентом
Національний банк України (далі — НБУ) листом від 18.12.2017 № 57-0007/84845 повідомив, що надання гарантій за тендерними пропозиціями учасникам публічних закупівель, які є нерезидентами, здебільшого здійснюватимуть саме банки-нерезиденти (лише сплата коштів може бути здійснена банком-резидентом у разі наявності контргарантії). НБУ не встановлює вимог до порядку роботи банків-нерезидентів, у тому числі й за операціями за гарантіями. Відповідно до Закону замовник має право зазначити в тендерній документації вимоги щодо надання забезпечення тендерної пропозиції, тобто гарантії.
Отже, замовник разом з тендерною документацією має право вимагати, які саме умови мають бути зазначені в гарантії, а в разі невиконання таких (-ої) вимог (-и) — відмовитися приймати таку гарантію, зокрема передбачати в умовах тендерної документації, що учасники-нерезиденти надають гарантію, що видана відповідно до законодавства країни їх реєстрації. Детальніше — у статті «Огляд закупівельної практики за участю нерезидентів: кроки для вдалого формування ТД».
Що може зробити УО, якщо під час оголошення торгів не оприлюднено ТД
У матеріалі «Під час оголошення відкритих торгів випадково не розмістили ТД: як бути?» ми зазначили, що, якщо замовник при оголошенні відкритих торгів випадково не розмістив тендерну документацію, радимо скористатися правом відповідно до пункту 50 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості), і відмінити закупівлю у зв’язку із неможливістю усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень, і, відповідно, протягом одного робочого дня з дати прийняття відповідного рішення зазначити в електронній системі закупівель підстави прийняття такого рішення.
Чи обовʼязково формувати окремі додатки до ТД для учасників і переможців, де міститься перелік документів та/або інформації, які мають бути подані на такий тендер
З 09.07.2024 тендерна документація повинна мати окремі додатки для учасників і переможців, де міститься перелік документів та/або інформації, які мають бути подані на такий тендер.
У статті «Як правильно сформувати додатки до ТД згідно з останніми змінами до Особливостей + приклад» запропоновано два варіанти, як можна сформувати додатки до ТД згідно з останніми змінами до Особливостей.
Чи можна в ТД встановити вимогу, що строк дії тендерної пропозиції не може бути меншим за 90 днів із дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій
Пунктом 28 Особливостей передбачено, що тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей.
При цьому пунктом 11 частини 2 статті 22 Закону передбачено, що в тендерній документації зазначаються такі відомості, як строк дії тендерної пропозиції, протягом якого тендерні пропозиції вважаються дійсними, але не менше 90 днів із дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій.
Таким чином, замовником зазначається строк дії тендерної пропозиції, який не може бути меншим за 90 днів із дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій. Закон та Особливості не забороняють замовнику на власний розсуд встановлювати триваліший строк дії тендерної пропозиції, наприклад 100 днів або 120 / 190 днів тощо, але в жодному разі не менше 90 днів.
Ознайомтесь з матеріалом «Який повинен бути строк дії тендерної пропозиції».
Чи потрібно складати ТД для запиту пропозицій постачальників
У статті «Особливості заповнення критеріїв за статтею 16 Закону в електронних полях системи закупівель з 31.07.2024» ми зазначаємо, що відповідно до пункту 13 частини 1 статті 1 Закону конкурентна процедура закупівлі — здійснення конкурентного відбору учасників за процедурами закупівлі відкритих торгів, торгів з обмеженою участю та конкурентного діалогу.
Тобто тендерна документація розробляється замовниками при проведенні конкурентних процедур закупівель:
- відкриті торги;
- відкриті торги з публікацією англійською мовою;
- конкурентний діалог;
- торги з обмеженою участю.
Крім цього, з огляду на етапи проведення рамкової угоди, згідно з чинним законодавством тендерна документація для такого виду закупівлі також складається уповноваженою особою.
Необхідні взірці документів зібрані для вас в розділі «Тендерна документація».
Якщо формуємо ТД по закупівлі послуг, чи обовʼязково вносити вимогу щодо інформації про залучення субпідрядника / співвиконавця?
Пункт 18 частини 2 статті 22 Закону зобов’язує замовника встановити вимогу в тендерній документації про зазначення учасником у тендерній пропозиції інформації (повне найменування та місцезнаходження) щодо кожного суб’єкта господарювання, якого учасник планує залучати до виконання робіт чи послуг як субпідрядника / співвиконавця в обсязі не менше 20 відсотків від вартості договору про закупівлю — у разі закупівлі робіт або послуг.
Про порядок залучення субпідрядника / співвиконавця читайте в матеріалі «Чи може замовник не передбачати залучення субпідрядника при закупівлі послуг?».
Якщо УО встановить вимогу, що обмежує нижню межу ціни тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі, чи буде це порушенням?
У статті «Порушення в умовах ТД при закупівлі електричної енергії: практика ДАСУ» ми зазначали: «Тендерна документація не повинна містити вимог, що обмежують нижню межу ціни тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі, тому замовнику не рекомендується визначати будь-які умови, які обмежують або впливають на розміри торговельної надбавки / знижки, що встановлюються учасником у ціні своєї тендерної пропозиції, у тому числі не може забороняти встановлення від’ємної торговельної надбавки / знижки».
Чи потрібно в ТД наводити приклади формальних (несуттєвих) помилок
Частиною 2 статті 22 Закону передбачено, що в тендерній документації зазначаються такі відомості, зокрема, як опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їхніх тендерних пропозицій. Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст тендерної пропозиції, а саме технічні помилки та описки.
Більше — у статті «Тендерна документація-2025: з чого почати та зразок».
Переходимо до тестування щодо того, як складати тендерну документацію
Перевірте свої знання за допомогою тесту «Тендерна документація: тестування для перевірки знань».
Тестування складається із десяти запитань, відповівши на які, ви переконаєтесь у глибині своїх знань. Якщо неправильно відповісте на запитання — не біда, під кожним питанням ви знайдете посилання на матеріал щодо його теми. Проаналізуєте статтю і вже точно будете знати правильну відповідь.
Тестування уповноваженої особи
Окремо зверніть увагу, що на порталі є електронна книга «Тестування уповноваженої особи: гайд для початківців». У книзі ми зібрали нормативно-правове забезпечення тестування, добірку матеріалів щодо тестування уповноважених осіб. Усе, що необхідно розуміти про порядок проходження тестування, дізнаєтеся з книги.
