Планування закупівлі є найбільш відповідальним та важливим етапом під час проведення публічних закупівель. Замовники часто недооцінюють цей етап та зводять усе до публікації річного плану закупівель. Правильне планування включає в себе передбачення можливих ризиків, оскільки саме вони можуть спричинити затягування строків на проведення закупівлі у зв’язку з оскарженням до АМКУ, затягування укладення договору про закупівлю або неукладення його взагалі. Отже, далі розглянемо поради, які допоможуть вчасно здійснити закупівлю газу.
Розраховуємо очікувану вартість закупівлі
Для цього варто проаналізувати ринок та ціни на ньому. Для початку рекомендуємо ознайомитися з цінами на офіційних вебсайтах українських постачальників. На сьогодні на ринку України представлено більше 50 постачальників, які продають природний газ бюджетним організаціям. У даному разі важливо проводити аналіз вартості ресурсу за місяць, який слідує за поточним (тобто в березні нас цікавитиме ціна, яка буде у квітні). Для більшої офіційності проведеного дослідження замовники можуть замовити довідку в регіональної торгово-промислової палати щодо відображення рівня цін на внутрішньому ринку на природний газ. Ціна такої довідки коливається від 1 500 грн до 3 000 грн.
Ще одним джерелом інформації є Українська енергетична біржа (далі — УЕБ), яка на щоденній основі відображає приведену вартість природного газу до кордону України. Даний ресурс є більш надійним для отримання достовірної інформації про ринкові коливання газу в Європі, оскільки УЕБ публікує ціни на чотирьох європейських хабах. Газовий хаб — це точка перетину значної кількості газотранспортних маршрутів. Часто, але не обов’язково, хаб поєднано зі сховищем або комплексом сховищ природного газу. Як правило, саме на базі хабів формуються майданчики з торгівлі природним газом, тобто газові біржі. Важливо зазначити, що ринок України характеризується надвисокою залежністю від імпорту природного газу.
Також є можливість відслідковувати потенційний прогноз цін на європейських хабах Month+1.
На основі отриманих даних замовник матиме розуміння діапазону актуальних цін газу як на українському ринку, так і на європейському.
Необхідно сказати, що при розрахунку очікуваної вартості для закупівлі природного газу завжди потрібно враховувати фактор швидкої змінності ціни та відносно довгих строків до моменту розкриття пропозицій, особливо якщо йдеться про відкриті торги з публікацією англійською мовою. Тобто навіть при розрахунку очікуваної вартості на основі актуальної ціни на даний момент немає гарантій, що через 15-30 днів ціни не зростуть. Для уникнення таких ситуацій рекомендовано закладати в очікувану вартість максимальну ціну зі всіх отриманих у результаті моніторингу постачальників та УЕБ. На етапі ж аукціону учасники знизять ціни до рівня ринкових.
Розраховуємо необхідну кількість газу, яка потрібна на опалювальний сезон
У більшості замовників об’єм газу є сталою одиницею та не змінюється з року в рік. Однак у разі реорганізації установи (наприклад, відділ освіти реорганізовують в ОТГ та додають на баланс додаткові школи та дитячі садки) необхідно знати точний об’єм кубів з урахуванням всіх додаткових об’єктів. У випадку оголошення тендеру без усіх структурних підрозділів установи в майбутньому буде неможливо підключити додаткові об’єкти до договору.
Це зумовлено тим, що при підписанні договору про закупівлю постачальники закріпляють за собою замовника на платформі Укртрансгазу згідно з призначеними замовнику ЕІС-кодами. Ці коди є індивідуальними для кожної точки підключення. У разі оголошення тендеру тільки для двох об’єктів постачальник зможе закріпити за собою тільки два об’єкти. Додавати нові об’єкти з унікальними ЕІС-кодами буде неможливо, оскільки в постачальника буде відсутня законодавча підстава, а саме договір.
Установам, які перебувають у процесі реорганізації та не можуть порахувати точний об’єм споживання, рекомендовано:
- дочекатися (при можливості) остаточного рішення від керівного органу щодо доведених лімітів на рік по всіх структурних підрозділах;
- оголосити закупівлю по лотах. По об’єктах, де точно відомо об’єм, можна укласти договір, а по інших дочекатися рішення керівного органу або відмінити в будь-який момент. У такому випадку варто зазначити, що не є порушенням Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) оголошення закупівлі без доведеного кошторису.
Детально про планування закупівель читайте в листі Уповноваженого органу на порталі RADNUK.COM.UA «Лист Мінекономіки Щодо планування закупівель».
Проводимо ринкові консультації для підготовки тендерної документації або оголошення для спрощеної закупівлі
Відповідно до частини 4 статті 4 Закону «для планування закупівель та підготовки до проведення закупівель замовники можуть проводити попередні ринкові консультації з метою аналізу ринку, у тому числі запитувати й отримувати рекомендації та інформацію від суб’єктів господарювання. Такі рекомендації та інформація можуть використовуватися замовником під час підготовки до проведення закупівлі, якщо вони не призводять до порушення статті 5 Закону. Консультації з ринком можуть проводитися через електронну систему закупівель шляхом надсилання запитань замовником та отримання відповідей від суб’єктів господарювання або шляхом організації відкритих зустрічей з потенційними учасниками. Проведення попередніх ринкових консультацій замовником не вважається участю суб’єктів господарювання у підготовці вимог до тендерної документації».
Ця норма Закону дає можливість замовникам отримати відомості від постачальників не тільки щодо цін, але й щодо технічних та якісних характеристик товару. Ринкові консультації можна використовувати, зокрема, під час підготовки тендерної документації з метою отримання відповідей від ринку: чи є сертифікація ISO дискримінаційною, чи у всіх постачальників проходить екологічний аудит на підприємстві, чи отримують учасники на щорічній основі листи від фонду соціального страхування про кількість нещасних випадків на підприємстві та ін. Вищезазначені питання є найчастішим предметом скарг до Антимонопольного комітету України за 2021 рік. Під час планування тендеру на природний газ проведення таких ринкових консультацій може зменшити ризики оскарження закупівлі в майбутньому.
Наведений механізм допоможе зробити дійсно коректну та в міру складну документацію або оголошення для проведення спрощеної закупівлі без дискримінаційних вимог.
Детально про ринкові консультації читайте на порталі RADNUK.COM.UA в статті «Попередні консультації з ринком — нові можливості для замовника та учасника».
Підготовка плану «Б», якщо тендер не відбудеться
Перед оголошенням тендеру завжди треба відштовхуватися від дати початку опалювального сезону. Потрібно зробити розрахунок моменту оголошення закупівлі так, щоб був ще додатковий час на проведення другого тендеру та в разі необхідності — переговорної процедури закупівлі, якщо тендер не відбудеться.
Наприклад, опалювальний сезон починається 15.10.2021.
20.08.2021 — оголошуємо першу процедуру закупівлі. Кінцевий термін подання — 04.09.2021. Подано менше двох тендерних пропозицій.
06.09.2021 — оголошуємо другу процедуру закупівлі. Кінцевий термін подання — 21.09.2021. Подано менше двох тендерних пропозицій.
21.09.2021 — переговорна процедура закупівлі на підставі пункту 1 частини 2 статті 40 Закону.
02.10.2021 — укладення договору про закупівлю.
Дана схема є приблизною, і, звичайно, можуть виникати інші ситуації впродовж самого тендеру, зокрема: скарги до АМКУ, відмова переможця підписати договір про закупівлю, затягування строків на підписання договору про закупівлю тощо.
Однак при правильному розрахунку строків на проведення тендеру та початку опалювального сезону, а також вхідних цін за одиницю товару в замовника завжди залишається можливість та час для прийняття правильного рішення та укладення договору про закупівлю з найбільш добросовісним постачальником.
Додатково читайте на порталі RADNUK.COM.UA:
- «Вимога щодо надання документів про якість, завірених виробником: правильно чи ні?»;
- «Вимога щодо замороження активів: правильно чи ні?»;
- «Цінова пропозиція, подана після аукціону, є складовою ТП учасника чи ні?»;
- «Арифметична помилка: підстава для відхилення або ні?»;
- «Субпідрядник та співвиконавець: тотожні поняття або ні?»;
- «Динамічна або тверда ціна: як правильно?».