Щодо річного плану закупівель виникає чимало питань. Звичайно, у нас є лист Мінекономіки від 03.09.2020 № 3304-04/54160-06 щодо планування закупівель, як Уповноваженого органу, але він не охоплює весь спектр питань, що виникають у замовників наприкінці року. Тож у цій статті відповімо на такі запитання:
- Як зібрати інформацію для річного плану закупівель на підприємстві?
- Якщо є декілька УО, то в кожної свій річний план закупівель?
- Що робити замовнику з автоматично пролонгованими договорами: відображати в річному плані закупівель чи ні?
- Чи включати до річного плану закупівель судові витрати та компенсацію працівникам підприємства?
Відразу зауважимо, що Закон України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) не зобов’язує одразу всю заплановану потребу на рік затверджувати у вигляді річного плану та оприлюднювати його в електронній системі закупівель. Такі дії — це рішення замовника. Факт такий, що саме до здійснення закупівлі замовник в особі тендерного комітету (ТК) або уповноваженої особи (УО) може поступово впродовж року протоколювати потребу підприємства, тим самим вносити зміни до затвердженого річного плану закупівель (РПЗ).
Але! Попереднє планування, яке максимально охоплює всю річну потребу замовника, є більш ефективним інструментом захисту службової (посадової) особи та уповноваженої особи замовника, оскільки саме такі свідомі дії замовника допоможуть йому ефективно розпоряджатися коштами, тим самим дотримуватися букви закону, що в свою чергу унеможливить порушення закупівельного законодавства щодо поділу предмета закупівлі / уникнення проведення процедури.
З практики стверджуємо, що попередньо планувати закупівлі необхідно разом, навіть якщо у вас діють тендерний комітет і уповноважені особи, щоб кожен розумів загальну вартість річної потреби. А вже відштовхуючись від річної потреби, замовник вирішує, хто за які закупівлі відповідатиме. За процедури, наприклад, відповідає тендерний комітет, а за спрощені закупівлі і закупівлі без використання електронної системи закупівель — уповноважена особа.
Як зібрати інформацію для річного плану закупівель на підприємстві?
На підприємстві для зручності щорічно варто видавати внутрішній розпорядчий документ, який покликаний для залучення структурних (відокремлених) підрозділів до надання пропозицій до річного плану закупівель. Наведемо приклад.
Приклад наказу про складання річного плану закупівель
Також слід зазначити, що в разі затвердження річного плану закупівель у замовника з’являється обов’язок оприлюднити його в електронній системі закупівель протягом 5 робочих днів з дня його затвердження.
Якщо є декілька УО, то в кожної свій РПЗ?
Частиною 3 статті 11 Закону зазначено, що замовник має право призначити декілька уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель / спрощених закупівель. Тож приходимо до логічного висновку, що, наприклад, уповноважена особа, відповідальна за здійснення спрощених закупівель, не може затверджувати річний план для уповноваженої особи, котра відповідальна за здійснення процедур закупівель. Тому кожна УО затверджує власний РПЗ, за яким працює протягом року.
Аналогічно й щодо річних планів закупівель ТК й УО, які також повинні бути затверджені окремо один від одного виходячи зі змісту статті 11 та розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» чинної редакції Закону. Оскільки відповідальними за процедури закупівель є уповноважена особа та тендерний комітет, то їх планування та оприлюднення здійснюється уповноваженою особою або тендерним комітетом. При цьому оскільки відповідальною за організацію та проведення спрощеної закупівлі є уповноважена особа, планування та оприлюднення таких закупівель буде здійснювати виключно уповноважена особа. Водночас замовник самостійно в Положенні про тендерний комітет та в Положенні про уповноважену особу визначає функціональні обов’язки таких осіб.
Зазначену позицію поділяє й Мінекономіки у листі-роз’ясненні від 10.04.2020 № 3304-04/24218-06 «Щодо організації закупівельної діяльності замовника».
Що робити замовнику з автоматично пролонгованими договорами: відображати в РПЗ чи ні?
Відповімо на запитання за допомогою прикладу ситуації: замовник щорічно користується послугою з розподілу газу. У минулих роках, у зв’язку з незначною сумою, договір на ProZorro не публікувався. Зараз замовник звертається до монополіста щодо укладання нового договору на 2021 рік, та у відповідь отримує, що договір укладено ще у 2016 році на невизначений термін, додаткові угоди до нього не передбачені й ціна в ньому не вказується. Чи потрібно такі закупівлі відображати в РПЗ?
Послуги з розподілу природного газу надаються споживачу на підставі та умовах договору розподілу природного газу, що укладається між споживачем та оператором газорозподільної системи відповідно до типового договору розподілу природного газу. Замовник повинен не відступати від змісту Типового договору на розподіл природного газу і лише в окремих випадках конкретизувати його умови.
При цьому розподіл природного газу є самостійною послугою, яку замовник може придбати лише в одного суб’єкта господарювання (монополіста) — оператора газорозподільної системи, який має відповідну ліцензію і якому водночас заборонено провадити діяльність з видобутку, транспортування або постачання природного газу.
Тож закупівлю розподілу природного газу здійснюють, по-перше, за правилами закупівлі послуг, а по-друге, проводять за переговорною процедурою або укладаючи прямий договір на підставі частини 7 статті 3 Закону у зв’язку з відсутністю конкуренції з технічних причин на відповідному ринку, внаслідок чого договір про закупівлю може бути укладено лише з одним постачальником, за відсутності при цьому альтернативи.
Звертаємо увагу на статтю 3 Бюджетного кодексу України, за якою бюджетний період для всіх бюджетів, що складають бюджетну систему України, становить один календарний рік, який починається 1 січня кожного року і закінчується 31 грудня того самого року. Звичайно, постачальникам зручно закладати автоматичну пролонгацію договорів, але Закон про публічні закупівлі не регулює подібні норми, і при цьому всю відповідальність несе замовник (адміністративні стягнення згідно зі статтею 16414 КУпАП).
Також слід зазначити, що в разі автоматичної пролонгації договору вартість такого договору може перевищувати вартісні межі, передбачені статтею 3 Закону. А це може бути розцінено аудиторами як придбання товарів, робіт та послуг до/без проведення процедур закупівель/спрощених закупівель відповідно до вимог Закону.
Придбання товарів, робіт та послуг до/без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель відповідно до вимог Закону може призвести до накладення штрафу на уповноважену, службову (посадову) особу замовника у розмірі 25 500–51 000 гривень. За ті самі дії протягом року — 51 000–85 000 гривень.
Ба більше, укладення договорів, що передбачають оплату замовником товарів, робіт та послуг до/без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель, визначених Законом, може призвести до накладення штрафу на керівника підприємства у розмірі 34 000–170 000 гривень.
Тому радимо замовникам сфери публічних закупівель автоматичну пролонгацію не закладати до договорів про закупівлю, що підпадають під дію Закону України «Про публічні закупівлі», та здійснювати закупівлі згідно зі встановленими Законом межами. А до подібних постачальників, що ми вище розглянули в ситуації, звертатись з офіційним зверненням та доцільним обґрунтуванням.
Чи включати до РПЗ судові витрати та компенсацію працівникам підприємства?
Приємність: ні, не потрібно. По-перше, Мінекономіки у відповіді на запит № 1960/2020 зазначає, що в разі, якщо видатки здійснюються замовником саме як відшкодування (компенсація) витрат і не передбачають придбання замовником товарів, робіт і послуг у порядку, встановленому Законом, та укладання договору про закупівлю, норми Закону, зокрема в частині планування та оприлюднення звіту про договір про закупівлю*, а також підзаконних нормативно-правових актів, розроблених на його виконання, на здійснення таких видатків не розповсюджуються.
Щодо судових витрат повідомляємо, що положення Закону не застосовуються, коли при формальному обміні «гроші на результат» відносини між сторонами мають адміністративний характер. Ідеться про всі випадки сплати різного роду зборів: адміністративних, реєстраційних, судових, виконавчих і т. д. у розмірі, що встановлений законодавством.
Детальніше — на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Закупівля адміністративних послуг. Чи все-таки не закупівля?».
* звіт про договір про закупівлю — за чинною редакцією Закону України «Про публічні закупівлі» звучить як звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.