Радник у сфері публічних закупівель Особливості підписів екранних документів як для замовників, так і для учасників ➤ Замовникам ➤ РАДНИК

Сфера закупівель уже доволі давно асоціюється із поняттям електронного документа. У попередніх статтях на порталі RADNUK.COM.UA «Способи підписання документів за допомогою КЕП» та «Як і хто має застосовувати КЕП?» ми розглянули, що саме є електронним документом, як його створити і чим він відрізняється від сканованої копії паперового документа. Проте можемо підсумувати, що майже в усіх темах з питань електронного документообігу автори зазначають неврегульованість багатьох питань. На жаль, система електронних закупівель не виняток, і саме через це дискусії з приводу того, як мають оприлюднювати документи замовники та подавати учасники, триватимуть ще доволі довго. Але в цьому дослідженні ми розглянемо таке поняття, як екранний документ.

Екранний документ

Визначення – екранний документ в Законі України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) немає, але по суті, це форми на сайтах, які ми заповнюємо. Як от, наприклад, оголошення про проведення відкритих торгів, що безоплатно оприлюднюють в електронній системі закупівель відповідно до статті 10 Закону.

Згадана стаття Закону передбачає, що замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, установленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю.

При цьому ми не формуємо документ у форматі word та не оприлюднюємо скановану копію надрукованого документа. Ми заповнюємо екранну форму.

Якщо звернути увагу на поняття електронного документа, то відповідно до статті 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Важливо, що цим Законом встановлено, що електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Тобто він може бути створений виключно електронними засобами, але при цьому Законом не встановлено їх форми. З огляду на це, можемо стверджувати, що екранний документ, створений таким чином, також є електронним документом.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною (абз. 5 ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»). Екранний документ також може відображатися відповідним чином. Отже, по суті, екранний документ є формою електронного документа.

При цьому слід розуміти, що електронний документ — це передусім документ. Законодавство містить декілька визначень поняття документа. Закон України «Про інформацію» трактує документ як матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі (ч. 1 ст. 1 Закону України «Про інформацію»).

Відповідно до п. 44 ч. 1 ст. 1 Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» офіційний документ — документ, складений, виданий, засвідчений із дотриманням визначених законодавством норм уповноваженою особою, якій законодавством надано право у зв’язку з її професійною чи службовою діяльністю складати, видавати, засвідчувати певні види документів, що підтверджує чи посвідчує певні події, явища або факти та містить передбачені законодавством реквізити і відомості.

Також важливо враховувати, що, згідно з ДСТУ 2732 – 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення», документ — це матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання в часі та просторі. Ознаками документа є документна інформація, а саме інформація службового документа, зафіксована на матеріальному носії (реквізити, службові відмітки, а також маргіналії, філіграні, елементи бланка та захисту). Автор документа — це фізична або юридична особа, яка створила інформацію документа.

Отже, екранні форми є електронними аналогами документів. І відповідно якщо такі документи подають в екранній формі, то вони є електронними документами і вимагають накладення КЕП.

Електронний підпис

Для ідентифікації автора електронного документа може бути використаний електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» (ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»).

З огляду на ці вимоги законодавства, розуміємо, що замовники при формуванні закупівлі в електронній системі закупівель повинні накладати електронний підпис на будь-який екранний документ у закупівлі (допороги, надпороги, спрощені, звіти), який формується в електронній системі.

Тендерна пропозиція — пропозиція щодо предмета закупівлі або його частини (лота), яку учасник процедури закупівлі подає замовнику відповідно до вимог тендерної документації (п. 32 ч. 1 ст. 1 Закону).

Тендерна пропозиція подається в електронному вигляді через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, наявність/відсутність підстав, установлених у статті 17 цього Закону і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації (ч. 1 ст. 26 Закону).

Таким чином, Законом передбачено заповнення учасниками при формуванні тендерної пропозиції електронних форм.

Отже, тендерна пропозиція, яку подають в електронному вигляді через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, є документом. І відповідно якщо її подають в екранній формі, то вона є електронним документом і вимагає накладення КЕП.

Таким чином, і замовник і учасники повинні накладати КЕП на документ сформований у екранній формі.

Це підтверджує і Порядок розміщення інформації про публічні закупівлі, затверджений наказом Мінекономрозвитку від 11.06.2020 № 1082 «Про затвердження Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01 липня 2020 р. за N 610/34893, яким передбачено, що після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. Інформація, що заповнюється в електронних полях, може відображатися на веб-порталі у вигляді документа, доступного для друку.

У названих нижче публікаціях на порталі RADNUK.COM.UA було розглянуто питання, що стосуються електронних документів: