Особливості проведення скороченої процедури закупівлі

Коли можна застосувати скорочену процедуру

Законом України «Про здійснення державних закупівель» (далі — Закон про держзакупівлі) передбачена можливість проведення скороченої процедури закупівлі. Та перед тим як здійснювати таку закупівлю, слід ретельно розібратися, коли і в яких випадках та до якого предмета закупівлі її можна застосовувати.

Перш за все слід відмітити, що скорочена процедура не є самостійною процедурою. Дану процедуру можна застосовувати лише щодо визначеного переліку процедур, а саме при проведенні:

1. відкритих торгів (абзац 2 частини 3 статті 21 Закону про держзакупівлі);
2. переговорної процедури (абзац 2 частини 3 статті 39 Закону про держзакупівлі, у частині укладення договору про закупівлю).

Звертаємо вашу увагу, що при проведенні запиту цінових пропозицій не передбачено можливості скорочувати строки їх проведення, оскільки така процедура сама по собі є скороченою порівняно з основною процедурою закупівлі — відкриті торги.

Особливістю скороченої процедури закупівлі є і той факт, що її застосування можливе лише при закупівлі певних товарів. В абз. 3 ч. 3 ст. 21 Закону про держзакупівлі зазначено, що в разі обґрунтованої нагальної потреби в закупівлі продукції харчової промисловості, лікарських засобів і виробів медичного призначення строк для подання пропозицій конкурсних торгів може бути скорочено до 10 робочих днів (далі — скорочена процедура). Тож у Законі про держзакупівлі не йдеться про можливість застосування скорочених строків у разі закупівлі послуг та робіт.

Отже, скорочувати строки проведення відкритих торгів можливо лише в трьох випадках:

• у разі обґрунтованої нагальної потреби в закупівлі продукції харчової промисловості (тобто несільськогосподарські продукти). При вирішенні питання, куди саме відносити продукцію (до харчової промисловості чи до сільськогосподарських продуктів), треба звертатися до державного класифікатора продукції та послуг ДК 016-2010 (далі — ДК 016-2010) та національного класифікатора України ДК 021:2015 «Єдиний закупівельний словник» (далі — ДК 021:2015). Згідно з ДК 016-2010, сільськогосподарські продукти належать до секції А «Продукція сільського господарства, лісового господарства та рибного господарства». За ДК 021:2015 сільськогосподарські продукти відносяться до групи за кодом «031 – Сільськогосподарська продукція та продукція рослинництва», а отже, скорочені строки до предметів закупівлі, що містяться у відповідних секціях та групах, не застосовуються;
• у разі обґрунтованої нагальної потреби в закупівлі лікарських засобів;
• у разі обґрунтованої нагальної потреби в закупівлі виробів медичного призначення.

Окрім цього, необхідно відмітити, що законодавством про здійснення державних закупівель передбачено, що причиною скорочення строку не може бути бездіяльність замовника щодо проведення відповідних процедур закупівель. Тобто навіть у разі закупівлі товарів з вищенаведеного переліку замовник не може встановлювати скорочені строки закупівлі безпідставно, а таке рішення має бути належно обґрунтованим та має існувати реальна потреба в нагальній закупівлі таких товарів.

Формуємо обґрунтування застосування скороченої процедури відкритих торгів

В абз. 2 ч. 3 ст. 21 Закону про держзакупівлі вказано, що обґрунтування нагальної потреби зазначаються в оголошенні про проведення процедури відкритих торгів та у звіті про результатипроведення процедури закупівлі й не повинні свідчити про наміри замовника послабити конкуренцію між учасниками. Також обґрунтування застосування скороченої процедури закупівлі має бути відображено і в змісті протоколу засідання комітету з конкурсних торгів замовника щодо прийняття рішення про застосування певної процедури закупівлі.

У формі оголошення про проведення процедури відкритих торгів не передбачено окремого пункту, в якому необхідно вказувати обґрунтування застосування скороченої процедури закупівлі. Однак є пункт 10 вищезгаданого оголошення під назвою «Додаткова інформація», в якому відповідно до інструкції щодо заповнення форми оголошення про проведення відкритих торгів, затвердженої наказом Мінекономрозвитку «Про затвердження форм документів у сфері державних закупівель» № 1106 від 15.09.2014, замовник зазначає іншу інформацію, яку вважає необхідною. Саме в цьому пункті необхідно зазначати обґрунтування застосування скороченої процедури закупівлі. Аналогічну інформацію замовник має зазначити і в п. 15 звіту про результати проведення процедури закупівлі «Інша інформація (у тому числі обґрунтування застосування скороченої процедури, інформація про субпідрядників)», в якому, як ми бачимо, уже чітко вказано про необхідність зазначення інформації, що є обґрунтуванням застосування скороченої процедури.  

Приклад зазначення в п. 10 оголошення про проведення та в п. 15 звіту обґрунтування застосування скороченої процедури закупівлі:

«З метою забезпечення нормального функціонування Комунальної установи «Червоноармійська клінічна лікарня» комітетом з конкурсних торгів було прийнято рішення про застосування скороченої процедури закупівлі щодо закупівлі препаратів фармацевтичних та інших у зв’язку з тим, що останнім часом лікарями даної установи проводиться значна кількість незапланованих операцій, унаслідок чого виникла нагальна потреба в додатковій закупівлі препаратів фармацевтичних, інших, а саме: вати, марлі, бинтів, гіпсобинтів — для потреб лікарні. Невчасна закупівля вказаних товарів може призвести до неможливості виконання належним чином працівниками установи своїх професійних обов’язків та погіршення якості проведення лікувально-профілактичних заходів».

Відображаємо відомості про скорочену процедуру в документації

Також слід відзначити, що відомості про застосування скорочених строків під час здійснення процедури відкритих торгів мають міститися і в документації конкурсних торгів, яку готує замовник. Відповідно до стандартної документації, затвердженої наказом Мінекономрозвитку «Про затвердження стандартної документації конкурсних торгів» № 919 від 26.07.2010, інформація про застосування скороченої процедури має міститися в таких пунктах документації:

• п. 1 «Процедура надання роз’яснень щодо документації конкурсних торгів» Розділу ІІ «Порядок внесення змін та надання роз’яснень до документації конкурсних торгів»: у даному пункті документації замовник має вказати, що «фізична/юридична особа має право не пізніше ніж за 10 днів (5 днів — у разі скороченої процедури) до закінчення строку подання пропозицій конкурсних торгів звернутися до замовника за роз’ясненнями щодо документації конкурсних торгів» (ч. 1 ст. 23 ЗУ «Про здійснення державних закупівель»).
  Слід відзначити, що в. абз. 2 ч. 2 даної ст. 23 Закону про держзакупівлі йдеться про те, що в разі здійснення закупівлі за скороченою процедурою замовник не має права з власної ініціативи чи за результатами запитів вносити зміни до документації конкурсних торгів, крім випадків, коли внесення таких змін необхідне для узгодження документації конкурсних торгів з вимогами чинного законодавства або такі зміни вимагає рішення органу оскарження;
• п. 1 «Кінцевий строк подання пропозицій конкурсних торгів» та п. 2 «Дата і час розкриття пропозицій конкурсних торгів» Розділу ІV «Подання та розкриття пропозицій конкурсних торгів» мають викладатися з урахуванням вимог Закону про держзакупівлі: строк для подання та розкриття пропозицій конкурсних торгів має бути скорочений, але не може бути меншим ніж 10 робочих днів;
• п. 3 «Інша інформація» Розділу V «Оцінка пропозицій конкурсних торгів»: у даному пункті замовник може вказати інформацію про те, що загальний строк розгляду, оцінки та визначення переможця процедури закупівлі не повинен перевищувати 10 робочих днів з дня розкриття пропозицій конкурсних торгів (абз. 2 ч. 9 ст. 28 Закону про держзакупівлі);
• п. 1 «Терміни укладання Договору» Розділу VІ «Укладання Договору про закупівлю» має містити таку інформацію: «Замовник укладає договір про закупівлю з учасником, пропозицію конкурсних торгів якого було акцептовано, відповідно до вимог документації конкурсних торгів та акцептованої пропозиції у строк не раніше ніж через п’ять днів з дня оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів, але не пізніше ніж через 14 днів з дня акцепту» (абз. 4 ч. 2 ст. 31 Закону про держзакупівлі).

Важливим є те, що скорочені строки під час проведення скороченої процедури закупівлі мають застосовуватись у всій своїй сукупності. Тобто якщо замовник прийняв рішення про проведення такої процедури, то скорочені строки мають бути застосовані на всіх етапах її проведення. А тому якщо, наприклад, замовник проводив процедуру відкритих торгів на загальних підставах, але провести оцінку пропозицій конкурсних торгів чи укласти договір вирішив при скорочених строках, то такі дії будуть трактувати як порушення законодавства з питань державних закупівель, і замовника може бути притягнуто до адміністративної відповідальності.

Також як порушення може бути розцінено дії замовника з проведення скороченої процедури закупівлі з метою освоєння коштів у кінці року, за умови виділення таких коштів замовникові на початку року.

Скорочені строки укладення договору при переговорній процедурі закупівлі

Під час проведення переговорної процедури закупівлі є можливість застосовувати скорочені строки лише щодо укладення договорів. Так, в абзаці 2 частини 3 статті 39 Закону йдеться про те, що замовник має право укласти договір про закупівлю за результатами застосування переговорної процедури закупівлі не раніше ніж через 10 днів з дня оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про акцепт пропозиції за результатами застосування переговорної процедури закупівлі, а не раніше ніж через 5 днів (тобто йдеться про скорочений строк) — лише у двох випадках:

• у разі застосування переговорної процедури закупівлі з підстав, визначених пунктом 3 частини другої цієї статті, а саме у випадку наявності нагальної потреби в здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням особливих економічних чи соціальних обставин, які унеможливлюють дотримання замовниками строків для проведення процедур конкурсних торгів, а саме пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, а також у зв’язку з особливим періодом, якщо замовником виступає Міністерство оборони України та його розвідувальний орган, Міністерство внутрішніх справ України, Служба безпеки України, Національна гвардія України, Державна прикордонна служба України, Служба зовнішньої розвідки України, Державна служба спеціального зв’язку та захисту інформації України, Державна служба України з надзвичайних ситуацій та інші військові формування та/або частини, а також у зв’язку з наданням у встановленому порядку Україною гуманітарної допомоги іншим державам;
• у разі якщо предметом закупівлі є нафта, нафтопродукти сирі, електрична енергія, послуги з її передавання та розподілу, централізоване постачання теплової енергії, послуги поштового зв’язку, поштові марки та марковані конверти, телекомунікаційні послуги, у тому числі з трансляції радіо- і телесигналів, послуги з централізованого водопостачання та водовідведення та послуги з перевезення залізничним транспортом загального користування.

Слід наголосити, що (на відміну від процедури відкритих торгів) у замовника немає необхідності в обґрунтуванні застосування скорочених строків для укладення договорів за результатами проведення переговорної процедури закупівлі, оскільки така необхідність передбачена самими нормами Закону. Тобто у випадку, коли замовник проводить переговорну процедуру на підставі п. 3 ч. 2 ст. 39 Закону про держзакупівлі чи проводить закупівлю тих товарів, перелік яких міститься в абз. 2 ч. 3 ст. 39, він уже має право укладати договір протягом скороченого строку.

Та в разі необхідності замовник може назвати причини чи обставини, на які він зважав під час прийняття рішення про застосування скорочених строків укладення договорів, у п. 11 «Інша інформація» звіту, де відповідно до Інструкції щодо заповнення форми звіту про результати проведення переговорної процедури закупівлі можна зазначати іншу необхідну інформацію.

Тож будьте обачливими та правильно підходьте до обґрунтування наявності нагальної потреби на застосування скороченої процедури лише на визначений абзацом 2 частини 3 статті 21 Закону про держзакупівлі.