Радник у сфері публічних закупівель Перелік необхідних протоколів уповноваженої особи у відкритих торгах з особливостями

Законодавством встановлено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. Тому протоколи в робочому житті відіграють вагому роль.

Які протоколи потрібно формувати:

при здійсненні прямої закупівлі, ми показали в статті «Які протоколи потрібно складати під час укладання прямих договорів за пунктом 11 Особливостей»;
при здійсненні закупівлі через електронний каталог, ми показали в статті «Які протоколи потрібно складати уповноваженій особі в запиті пропозицій постачальників (ЗПП)».

Далі сформуємо орієнтовний перелік протоколів щодо проведення відкритих торгів з особливостями.

Приклади протоколів уповноваженої особи у відкритих торгах: орієнтовний перелік

Етап проведення відкритих торгів	Найменування протоколу	Норма Закону	Примітки
Загальна форма протоколу, яку замовник може використовувати в різних ситуаціях — Протокол уповноваженої особи (загальний).
Оприлюднення річного плану закупівель (або змін до нього)	Якщо відкриті торги застосовуються без електронного аукціону: Протокол затвердження Річного плану за Особливостями для відкритих торгів (без застосування електронного аукціону); Протокол про затвердження ЗМІН до Річного плану за Особливостями для відкритих торгів (без застосування електронного аукціону). Для відкритих торгів з аукціонами: Протокол затвердження Річного плану за Особливостями для відкритих торгів; Протокол затвердження ЗМІН до Річного плану за Особливостями для відкритих торгів	Частина 1 статті 4 Закону. Пункт 14 Особливостей	Законом не передбачено обов’язку оприлюднення в ЕСЗ такого протоколу. Складаємо та зберігаємо в установлені строки.
Оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів	Протокол про затвердження тендерної документації (за Особливостями); Протокол про затвердження тендерної документації (за Особливостями без застосування електронного аукціону)	Пункт 1 частини 1 статті 10 Закону. Пункт 28 Особливостей	Законом не передбачено обов’язку оприлюднення в ЕСЗ такого протоколу. Складаємо та зберігаємо в установлені строки. На практиці процес затвердження річного плану закупівель та прийняття рішення про оприлюднення оголошення, тендерної документації та проєкту договору про закупівлю ухвалюється єдиним протоколом. Вказані дії не суперечитимуть законодавству.
Оприлюднення тендерної документації та проєкту договору про закупівлю		Пункт 1 частини 1 статті 10 Закону. Пункт 28 Особливостей
Звернення до замовника щодо роз’яснення та / або з вимогою	Протокол надання відповіді на Вимогу та внесення змін; Протокол надання відповіді на Вимогу БЕЗ змін до тендерної документації; Протокол надання роз’яснення на звернення (запитання); Протокол відповіді на вимогу з додатковою інформацією про причини відхилення тендерної пропозиції учасника	Пункти 46, 54 Особливостей	Законом не передбачено обов’язку складати та оприлюднювати такий протокол в ЕСЗ. При цьому такі рішення УО, як надання відповідей та роз’яснень, рекомендуємо оформлювати у вигляді протоколу.
Внесення змін до ТД	Протокол надання роз’яснення на звернення ТА внесення змін до тендерної документації; Протокол про внесення змін до тендерної документації з власної ініціативи	Пункт 54 Особливостей	Законом не передбачено обов’язку оприлюднення такого протоколу в ЕСЗ. Складаємо та зберігаємо в установлені строки. Правомірно внести зміни в ТД вам допоможе стаття «Як внести зміни до тендерної документації: роз’яснюємо ключові моменти».
Відхилення учасника / переможця / тендерної пропозиції процедури закупівлі	Протокол відхилення учасника, який є резидентом та/або зареєстрований, та/або є юридичною особою, кінцевим бенефіціарним власником якої є резидент РФ/РБ/ІРІ; Протокол відхилення учасника, коли він підпадає під підстави, встановлені пунктом 47 Особливостей; Протокол відхилення учасника за аномально низьку ціну тендерної пропозиції згідно з абзацом 9 пункту 37 Особливостей;	Пункт 44 Особливостей	На цьому етапі УО формує протокол уповноваженої особи щодо розгляду тендерної пропозиції на відповідність усім критеріям та умовам, визначеним у тендерній документації. Залежно від результату розгляду та інших об’єктивних обставин на цьому етапі можливі наведені зліва протокольні рішення. Оприлюднення протягом одного дня з дня затвердження протоколу.
	Протокол відхилення учасника за аномально низьку ціну тендерної пропозиції згідно з абзацом 1 частини 14 статті 29 Закону; Протокол відхилення учасника за неналежне обґрунтування аномально низької ціни тендерної пропозиції; Протокол відхилення учасника за визначення конфіденційною інформації, що не може бути визначена як конфіденційна; Протокол відхилення учасника за ненадання забезпечення тендерної пропозиції; Протокол відхилення учасника через надання недостовірної інформації; Протокол відхилення тендерної пропозиції учасника, якщо учасник процедури закупівлі не виконав свої зобов’язання за раніше укладеним договором про закупівлю з цим самим замовником; Протокол відхилення тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі, коли учасник не виправив виявлені замовником після розкриття ТП невідповідності; Протокол про відхилення тендерної пропозиції ПЕРЕМОЖЦЯ за ненадання забезпечення виконання договору; Протокол про відхилення тендерної пропозиції ПЕРЕМОЖЦЯ, якщо він відмовився від підписання договору; Протокол про відхилення ПЕРЕМОЖЦЯ через надання недостовірної інформації; Протокол про відхилення тендерної пропозиції ПЕРЕМОЖЦЯ за ненадання документів, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктом 47 Особливостей; Протокол відхилення тендерної пропозиції у зв’язку з невідповідністю іншим вимогам (ч. 3 ст. 22 Закону); Протокол відхилення тендерної пропозиції через перевищення ціни тендерної пропозиції;
	Протокол про відхилення тендерної пропозиції у зв’язку з закінченням строку дії тендерної пропозиції; Протокол відхилення тендерної пропозиції, що не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі ТД

Продовження строку розгляду тендерних пропозицій	Протокол про продовження строку розгляду тендерної пропозиції (без аукціону); Протокол про продовження строку розгляду тендерної пропозиції (з аукціоном)	Пункт 41 Особливостей. Частина 10 статті 29 Закону	Замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення. Закон при цьому не зобов’язує опубліковувати протокол.
Визначення переможця процедури	Протокол про визначення учасника переможцем та намір укласти договір З УРАХУВАННЯМ виправлення учасниками виявлених невідповідностей (24 години); Протокол про визначення учасника переможцем та намір укласти договір	Пункт 41 Особливостей. Стаття 29 Закону	Оцінка тендерних пропозицій здійснюється відповідно до статті 29 Закону (положення частин другої, дванадцятої, шістнадцятої, абзаців другого і третього частини п’ятнадцятої статті 29 Закону не застосовуються)
Виправлення невідповідностей тендерної пропозиції	Протокол про надання 24 годин на усунення невідповідностей	Пункт 43 Особливостей	У строк, який не може бути меншим ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, замовник розміщує повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель. Закон при цьому не зобов’язує опубліковувати протокол.
Період оскарження (АМКУ та можливі рішення УО на цьому етапі)	Протокол про надання відповіді на запит АМКУ; Протокол про відміну прийнятого рішення щодо переможця / відхилення учасника за результатом розгляду скарги АМКУ	Пункти 55-67 Особливостей. Стаття 18 Закону	Оскарження відкритих торгів відбувається відповідно до статті 18 Закону з урахуванням Особливостей.
Перед укладенням договору про закупівлю	Протокол про перевірку переможця з підстав, визначених пунктом 47 Особливостей	Пункт 47 Особливостей	Прямої законодавчої вимоги формувати такий протокол немає. Утім, ми рекомендуємо складати такий протокол задля наявності документального підтвердження перевірки переможця за пунктом 47 Особливостей.
Продовження строку на укладення договору про закупівлю	Протокол про продовження строку на укладання договору	Пункт 49 Особливостей	Законом та Особливостями не визначено конкретного переліку випадків для продовження строку укладення договору про закупівлю, замовник самостійно визначає такі випадки та обґрунтовує їх. Законодавчої вимоги щодо опублікування протоколу немає. Також в ЕСЗ може бути відсутній окремий технічний функціонал для цього. Деякі замовники оприлюднюють такий протокол в ЕСЗ разом із договором про закупівлю з його невід’ємними додатками.
Відміна тендеру	Протокол відміни відкритих торгів за декількома підставами одночасно; Протокол відміни відкритих торгів через дії обставин непереборної сили; Протокол про відміну відкритих торгів через скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі товарів, робіт чи послуг; Протокол відміни відкритих торгів через відсутність подальшої потреби; Протокол про відміну відкритих торгів у разі неможливості усунення порушення	Пункт 50 Особливостей	У разі відміни відкритих торгів замовник протягом одного робочого дня з дати прийняття відповідного рішення зазначає в електронній системі закупівель підстави прийняття такого рішення.
Моніторинг процедури закупівлі (Держаудитслужбою)	Протокол усунення порушення законодавства у сфері публічних закупівель; Протокол аргументованого заперечення до висновку. Заперечення до висновку про результати моніторингу процедури закупівлі	Пункт 23 Особливостей. Стаття 8 Закону	Порядок проведення моніторингу закупівель
Приклад протоколу УО щодо допущення технічних (механічних, формальних) помилок; Протокол щодо оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю з порушенням строку для оприлюднення			Законом не передбачено обов’язку оприлюднення таких протоколів в ЕСЗ. Складаємо та зберігаємо в установлені строки.

Зверніть увагу: таблиця розроблена з огляду на аналіз закупівельного законодавства. Внутрішніми документами замовника може бути встановлено обов’язок уповноваженої особи щодо підготовлення / зберігання / оприлюднення протоколу в непередбачених у таблиці випадках. У такому разі уповноважена особа зобов’язана виконати таку вимогу.