Закупівельні контракти дуже подібні до шлюбних
Н. Бігун
Нові реалії, у яких світ опинився рік тому через коронакризу, торкнулися багатьох рутинних процесів і прискорили цифровізацію. Однак мало хто згадує про те, що значною мірою змінилися відносини закупівельників і постачальників. Обидві сторони змушені активніше шукати компроміси та вчитися домовлятися. Чому це важливо робити та як покращити співпрацю — говорили на цьогорічному IX Forum Zakupki, який проходив в онлайн-форматі за участю представника групи компаній «Радник» Крістіни Бєлякової.
Ключовою темою як у доповідях спікерів, так і в дискусіях стала комунікація між сторонами на всіх етапах закупівельного процесу. Експерти відмітили, що закупівельники мають не тільки вивчати ринок, а й залучати постачальників до дискусії перед тим, як оголошувати процедуру закупівлі / спрощену закупівлю. Це допомагає детальніше сформулювати технічне завдання та отримати кращий результат. Постачальникам, зі свого боку, слід більше проявляти ініціативу — давати закупівельникам зворотний зв’язок.
«Якщо постачальник бачить, що ми в тендері вимагаємо, наприклад, п’ять фахівців якоїсь категорії, а у нього їх чотири, це не означає, що потрібно просто здатися і не йти в тендер. Напишіть нам, ми поспілкуємося та щось вигадаємо. Нам потрібне конкурентне середовище. Тим більше, якщо у постачальника є аргумент, припустимо, п’ятий фахівець зараз на стадії прийняття на роботу. І якщо учасник надасть гарантійний лист, що ми не втратимо у якості, то чому б і ні», — зазначила Наталія Гребенюк, керівниця тендерного відділу компанії «Воля».
Крім того, спікери акцентували на важливості коректного формулювання вимог у тендерній документації. Це дозволить більшій кількості постачальників взяти участь у тендері. Також закупівельникам варто чітко вказувати параметри, за якими буде аналізуватися якість поставленої продукції. І найкращий варіант, коли параметри уніфіковані для всіх учасників.
Робота у світі, де складно щось передбачити, звісно, впливає і на виконання зобов’язань. Однак порушення умов чи строків постачання далеко не завжди є провиною компанії-партнера. І закупівельники це розуміють. А тому спікери наголошували на тому, що навіть у випадках непорозуміння з постачальниками потрібно не поспішати переходити до претензійного формату роботи. Необхідно вибудовувати комунікацію та намагатися розв’язувати питання, сідаючи за стіл переговорів. Проте, щоб убезпечити себе від неналежного виконання партнерських зобов’язань, важливо якісно готувати та вивчати проєкт договору про закупівлю.
«Закупівельні контракти дуже подібні до шлюбних. І якщо дві сторони входять у відносини, але у них різні очікування, і вони не порозумілися на початку, то потім ці відносини, найімовірніше, будуть не дуже вдалими. А можливо, навіть завершаться великими проблемами. Тому, щоб мати успіх, потрібно, аби дві сторони на самому початку дуже добре розуміли одна одну. Тобто, щоб замовник міг пояснити, що він хоче, а постачальник, що він може», — наголосила Надія Бігун, директорка із закупівель ДК «Укроборонпром».
Обидві сторони погодилися, що у вибудовуванні стосунків зараз особливе значення має репутація. При чому актуально це і в державних, і в комерційних закупівлях. Тому як компаніям-замовникам, так і компаніям-постачальникам важливо працювати над своїм іміджем на ринку. А також вивчати потенційного контрагента перед співпрацею.
«Цьогорічний форум підняв чимало складних питань у відносинах закупівельник — постачальник, але водночас показав багато шляхів для їх вирішення. Сподіваюся, що це тільки початок діалогу, в якому обидві сторони не будуть боятися давати чесний зворотний зв’язок. І ми вже бачимо це у відгуках, що залишають компанії одна на одну на нашому майданчику. Тож я вірю, що разом ми зможемо покращити співпрацю закупівельників і постачальників та вивести її на новий рівень», — прокоментувала Наталія Ковальова, керівниця торговельного майданчика Zakupki.Prom.
Загалом же форум продемонстрував, що і закупівельники, і постачальники готові йти назустріч один одному та бути рівноцінними партнерами. Від цього виграють усі. Закупівельники отримуватимуть необхідний товар, роботи чи послуги, постачальники — контракти, а сфера електронних закупівель активно розвиватиметься.
Друзі, долучайтесь до обговорення усіх можливих закупівельних питань у телеграм-каналі «ПоРадник у сфері публічних закупівель» Група для обговорення!