У кінці бюджетного року розпорядникам бюджетних коштів необхідно завершити роботу з договорами про закупівлю, умовами яких передбачено терміни виконання зобов’язань до кінця поточного року. Зобов’язання за договорами про закупівлю зазвичай виконуються сторонами в таких обсягах, які передбачено умовами цих договорів про закупівлю.
На практиці непоодинокими є випадки, коли виникає необхідність зменшення обсягів виконання договору про закупівлю. У даній статті розглянемо, як правильно закінчити роботу за договором про закупівлю й відобразити завершення виконання бюджетних зобов’язань у казначейському обліку та в електронній системі закупівель.
Замовники укладають договори про закупівлю за результатами процедур, проведених відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (в редакції Закону від 19.09.2019 № 114-IX) (далі — Закон). Бюджетні зобов’язання за такими договорами про закупівлю розпорядники та одержувачі бюджетних коштів, тобто замовники, реєструють в органах Державної казначейської служби України (далі — органи Казначейства) відповідно до вимог Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (далі — Порядок № 309), у межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами (планами використання бюджетних коштів) відповідно до статті 48 Бюджетного кодексу України.
Випадки зменшення обсягів закупівель за договорами про закупівлю
У процесі виконання договорів про закупівлю обсяги товарів (робіт або послуг) можуть зменшуватися за домовленістю сторін з різних причин, зокрема, залежно від реальної потреби замовника, зменшення видатків на фінансування закупівлі тощо. Внесення зміни до істотних умов договору про закупівлю передбачено частиною 5 статті 41 Закону.
Причини зменшення обсягів закупівлі можуть бути наступні:
- зниження ціни без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг, що призводить до вивільнення коштів, передбачених для даної закупівлі, та є підставою внесення змін до договору про закупівлю на підставі пункту 5 частини 5 статті 41 Закону;
- або підвищення ціни за одиницю товару, у результаті чого замовнику потрібно зменшити кількість товару, адже вимогами пункту 2 частини 5 статті 41 Закону передбачено, що збільшення ціни за одиницю товару не повинно призвести до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю;
- замовнику вже не потрібна така кількість товарів (робіт або послуг), і тому сторони мають право укласти додаткову угоду до договору про закупівлю про зменшення кількості товарів (робіт або послуг) на підставі пункту 1 частини 5 статті 41 Закону;
- скорочення замовнику видатків на певну закупівлю, у зв’язку з чим також виникає необхідність зменшення обсягу закупівлі на підставі пункту 1 частини 5 статті 41 Закону.
У випадку внесення змін до договору про закупівлю шляхом укладення додаткової угоди замовнику необхідно протягом 3 робочих днів з дня внесення таких змін оприлюднити відповідне повідомлення та зміни до договору (додаткову угоду), які передбачені пунктом 11 частини 1 статті 10 Закону в електронній системі закупівель.
Приклади внесення змін до договору про закупівлю та зменшення бюджетних зобов’язань
Ситуація 1.
Припустимо, у листопаді 2020 року замовником було укладено договір № 1 про закупівлю персональних комп’ютерів (18 штук) та ноутбука (1 штука) на суму 433 500,00 грн. Потім у грудні того самого року постачальник повідомив про зниження цін на свій товар, у зв’язку з чим сторони вирішили укласти додаткову угоду на зниження ціни на персональні комп’ютери та ноутбук без зміни їхньої кількості, що вплинуло на зменшення загальної суми цього договору на 51 390,00 грн (433 500,00 грн – 382 110,00 грн). Замовник опублікував додаткову угоду та повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю належним чином відповідно до чинного законодавства.
Приклад додаткової угоди до договору про закупівлю до Ситуації 1 буде мати наступний вигляд.
Зменшення суми договору про закупівлю є підставою для зменшення бюджетних зобов’язань, взятих на облік за цим договором в органах Казначейства.
Додаткова угода є підставою для зміни умов бюджетних зобов’язань, зареєстрованих розпорядником в органах Казначейства. Так, відповідно до пункту 2.9 Порядку № 309 у разі змін умов бюджетних зобов’язань (додаткові договори, розірвання договору тощо) розпорядник бюджетних коштів повинен протягом 7 робочих днів з дати їх виникнення подати до органів Казначейства Реєстр бюджетних зобов’язань та/або Реєстр фінансових зобов’язань і відповідні підтвердні документи щодо уточнення реквізитів та показників таких бюджетних зобов’язань.
У даному випадку замовнику необхідно зменшити на 51 390,00 грн бюджетні зобов’язання за договором про закупівлю персональних комп’ютерів та ноутбуків. При знятті з обліку бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань суми в Реєстрі бюджетних зобов’язань проставляються з мінусом.
Ці кошти, на які зменшено бюджетні зобов’язання за договором про закупівлю, замовник може використати на інші свої потреби, наприклад, здійснити закупівлю додаткової кількості комп’ютерної техніки із дотриманням вимог законодавства у сфері публічних закупівель.
Відповідно до пункту 12 частини 1 статті 10 Закону замовники повинні протягом 20 робочих днів публікувати звіт про виконання договору про закупівлю в таких випадках: закінчення строку дії договору про закупівлю, його виконання або його розірвання.
У ситуації, зазначеній у Ситуації 1, тобто зниження загальної вартості договору про закупівлю, в опублікованому замовником звіті, а саме в пункті «Ціна договору про закупівлю» буде різнитись з пунктом «Сума оплати за договором» (рис. 1).
Ситуація 2
Замовником укладено договір № 2 про закупівлю бензину А-92 у кількості 18 000 літрів за ціною 20,94 грн на суму 376 920,00 грн. Через деякий час після підписання договору про закупівлю постачальник повідомив про підвищення ціни за 1 літр бензину на 5 %, тобто до 21,99 грн, що спричинило зростання загальної вартості договору про закупівлю до 395 820,00 грн.
Однак відповідно до пункту 2 частини 5 статті 41 Закону така зміна не повинна призвести до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю, тому сторони укладають додаткову угоду до договору про закупівлю про зменшення кількості товару до 17 140 літрів. У результаті цього загальна вартість договору про закупівлю зменшиться до 376 908,60 грн, тобто на 11,40 грн.
Потрібно зауважити, що бюджетні зобов’язання за договором про закупівлю в органах Казначейства від самого початку було зареєстровано на суму 376 920,00 грн. Якщо ж замовник буде оплачувати товар на умовах, визначених у додатковій угоді, то за цим договором про закупівлю буде оплачено суму 376 908,60 грн, тобто на 11,40 грн менше, ніж зареєстровано бюджетних зобов’язань.
Отже, замовнику необхідно, як і в Ситуації 1, подати до органу Казначейства Реєстр бюджетних зобов’язань, у якому сума зобов’язань за договором № 2 буде з мінусом (-11,40 грн), і таким чином зобов’язання буде приведено до суми укладеного договору про закупівлю.
Ситуація 3
Замовником укладено договір про закупівлю № 3 на закупівлю послуг із технічного обслуговування комп’ютерної техніки та заправки картриджів на суму 250 000,00 грн. Однак у зв’язку з необхідністю замовнику було скорочено бюджетні асигнування на суму 15 000,00 грн за напрямом, за яким планувалось здійснювати оплати за зазначеним договором про закупівлю.
Керуючись пунктом 2.11 Порядку № 309, у разі скорочення бюджетних асигнувань розпорядники бюджетних коштів повинні вживати заходів щодо ліквідації або скорочення обсягу бюджетних зобов’язань та / або бюджетних фінансових зобов’язань, які перевищують уточнені плани асигнувань загального фонду бюджету, плани надання кредитів із загального фонду бюджету, плани спеціального фонду, плани використання бюджетних коштів, помісячні плани використання бюджетних коштів.
У даному випадку замовнику необхідно укласти із надавачем послуг із технічного обслуговування комп’ютерної техніки та заправки картриджів додаткову угоду на зменшення обсягів цих послуг на 15 000 грн, оприлюднити повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору (додаткову угоду) в електронній системі закупівель та надати до органів Казначейства Реєстр бюджетних зобов’язань, у якому буде зазначено від’ємну суму змін бюджетних зобов’язань за договором № 3, тобто «-15 000,00 грн».
Отже, розпорядникам бюджетних коштів у разі будь-яких змін умов укладених договорів про закупівлю рекомендується перевіряти та приводити бюджетні зобов’язання у відповідність до сум договорів про закупівлю. Це важливо робити для того, щоб замовник мав змогу заздалегідь «зняти» з обліку невикористані бюджетні зобов’язання за певним договором про закупівлю та зареєструвати на цю саму суму бюджетні зобов’язання за іншим договором про закупівлю у разі виникнення потреби в закупівлі інших товарів (робіт або послуг). У випадку, якщо у замовника залишились взяті за певним договором про закупівлю та невикористані бюджетні зобов’язання, то ці суми в кінці року просто знімаються з обліку органами Казначейства та втрачають можливість бути використаними.
Таким чином, розпорядникам бюджетних коштів у разі будь-яких змін умов укладених договорів про закупівлю рекомендується приводити бюджетні зобов’язання у відповідність до сум договорів про закупівлю. У випадку, якщо бюджетні зобов’язання залишаються не повністю використаними, то наприкінці року залишки за такими зобов’язаннями обнуляються.
Крім цього, розпорядникам бюджетних коштів потрібно звернути увагу, що відповідно до пункту 2.13 Порядку № 309 наприкінці бюджетного періоду необхідно привести зареєстровані бюджетні зобов’язання за спеціальним фондом у відповідність із фактичними надходженнями до цього фонду.
Не оплачені в кінці бюджетного періоду бюджетні фінансові зобов’язання розпорядників бюджетних коштів, які були зареєстровані для здійснення попередньої оплати (виплати авансу), інші бюджетні фінансові зобов’язання, які не є кредиторською заборгованістю, бюджетні зобов’язання та бюджетні фінансові зобов’язання одержувачів бюджетних коштів знімаються з обліку органами Казначейства. Про зняті з обліку бюджетні зобов’язання та бюджетні фінансові зобов’язання органи Казначейства повідомляють розпорядників бюджетних коштів.
Детальніше про підстави внесення змін до договору про закупівлю на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Вісім важливих підстав для зміни істотних умов договору про закупівлю».
Реєстрація бюджетних зобов’язань за довгостроковими договорами
Потрібно зазначити, що не всі договори про закупівлю мають термін дії, який не перевищує одного бюджетного року. У замовника може виникнути потреба закупити, наприклад, роботи, термін виконання яких більше одного бюджетного року. Пунктом 2.2 Порядку № 309 передбачено, що за довгостроковими бюджетними зобов’язаннями, строк дії яких перевищує один бюджетний період, їх облік та реєстрація здійснюються на суми, що знаходяться в межах планових показників поточного бюджетного періоду, на підставі даних календарного плану до довгострокового договору.
Так, підтвердними документами, на підставі яких визначаються суми за довгостроковими договорами про закупівлю, на які необхідно взяти бюджетні зобов’язання в поточному бюджетному році, є календарний план (графік) та план фінансування.
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 01.08.2005 № 668 (далі — постанова № 668) невід’ємною частиною договору підряду є календарний графік виконання робіт, у якому визначаються дати початку та закінчення всіх видів (етапів, комплексів) робіт, передбачених договором. Наведемо приклад календарного графіка виконання робіт (див. таблицю 1).
Таблиця 1
Календарний графік виконання робіт
Відповідно до календарного графіка складається також план фінансування, що містить помісячну інформацію про суми фінансування, які будуть надходити замовнику для оплати робіт за договором.
План фінансування будівництва складається на підставі титулу будови (об’єкта), проєкту організації будівництва з урахуванням календарних графіків виконання робіт і порядку проведення розрахунків за виконані роботи. Сторони узгоджують план фінансування будівництва у порядку, визначеному договором (таблиця 2).
Таблиця 2
План фінансування робіт
Як видно з таблиці 2, відповідно до постанови № 668 план фінансування будівництва складається на весь період будівництва за роками, а на поточний рік — за місяцями з визначенням джерел та напрямів фінансування (видами витрат). Відповідно до договору підряду розпорядник має право у визначені строки уточнити план фінансування будівництва на поточний рік з урахуванням наявних у нього коштів, обсягів фактично виконаних робіт тощо.
У договорі про закупівлю, який має термін дії декілька років, сума буде прописана наступним чином: «Загальна сума договору становить 3 427 920,00 грн (три мільйони чотириста двадцять сім тисяч дев’ятсот двадцять гривень 00 копійок) з ПДВ — 571 215,00 грн, у тому числі: на 2020 рік — 521 005,00 грн, на 2021 рік — 2 906 916,50 грн».
Якщо ж у поточному бюджетному періоді планується, що сума оплати за довгостроковим буде менша (більша), ніж сума взятих бюджетних зобов’язань, то замовник має право перенести суму зобов’язань з поточного року на наступний (або навпаки — на поточний) шляхом оформлення відповідної додаткової угоди, якою буде внесено зміни до розподілу вартості робіт за роками, наприклад: «Загальна сума договору становить 3 427 920,00 грн (три мільйони чотириста двадцять сім тисяч дев’ятсот двадцять гривень 00 копійок) з ПДВ — 571 215,00 грн, у тому числі: на 2020 рік — 721 005,00 грн, на 2021 рік — 2 206 916,50 грн».
Висновки
Замовникам протягом бюджетного року під час внесення змін до договорів про закупівлю товарів (робіт або послуг) необхідно дотримуватись вимог статті 41 Закону та оприлюднювати відповідні повідомлення про внесення змін та зміни до договорів (додаткові угоди) в електронній системі закупівель відповідно до статті 10 Закону. У разі зменшення обсягів закупівлі або ціни за одиницю, яке призводить до зміни загальної суми договору про закупівлю, необхідно зменшити бюджетні зобов’язання, зареєстровані в органах Казначейства, для чого разом із Реєстром бюджетних зобов’язань подається додаткова угода до договору про закупівлю.
Додаткову інформацію з питань, висвітлених у даній публікації, отримайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Кінець року! Що повинен враховувати кожен під час укладення додаткових угод».