Договори, укладені у спрощений спосіб, або те, що ви не знали про строки для оприлюднення звіту про закупівлю без ЕСЗ

Закон України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон про закупівлі, Закон) дозволяє замовникам в окремих випадках придбавати товари, роботи чи послуги без проведення процедур закупівель або спрощених закупівель. Такі закупівлі без використання електронної системи закупівель (далі — ЕСЗ) допустимі у разі:

1. здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує 50 тисяч гривень (частина 3 статті 3 Закону);
2. придбання замовником товарів, робіт і послуг, вартість яких дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1 та 2 частини 1 статті 3 Закону, у випадках, перелічених у частині 7 статті 3 Закону.

Детальніше про застосування частини 7 статті 3 Закону читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статтях: «Допороги без спрощених закупівель: мініаналоги переговорної процедури» та «Допороги без спрощених закупівель: загальні правила та особливі підстави».

Такі закупівлі нерідко обходяться без укладення договору у формі єдиного документа. Мова йде про усім звичні оплати на підставі рахунка (рахунка-фактури, інвойса, рахунка на оплату) чи видаткової накладної, а то й узагалі — на підставі листа-замовлення, тобто має місце укладення договору у спрощений спосіб.

При цьому кошти замовника можуть витрачатися як напряму з рахунку замовника, так і опосередковано — працівниками замовника, що отримали відповідні суми під звіт. Об’єднує усі ці випадки одна риса: закупівля є, а договору у формі єдиного документа нема. До речі, в цю категорію попадають і договори, згідно з якими замовник зобов’язується придбати у постачальника що-небудь (без визначення конкретного асортименту) та за якусь ціну (тобто без визначення ціни на момент укладення договору).

Такі договори, незалежно від їх назви, мають правовий статус договору про наміри (протоколу про наміри тощо) відповідно до частини 4 статті 635 Цивільного кодексу України (далі — ЦК України), тобто не є договором про закупівлю в розумінні Закону, тож кожне придбання товарів / робіт / послуг на підставі такого договору про наміри — окрема закупівля у розумінні Закону.   

Незалежно від того, чи складено договір без використання ЕСЗ у формі єдиного документа, чи в замовника на руках лише чек та видаткова накладна, замовник зобов’язаний відзвітувати в ЕСЗ про кожну таку закупівлю у найкоротший строк — лише 3 робочі дні.

І ось тут постає питання: з якого дня починати рахувати цей строк? Інакше кажучи, як порахувати три робочі дні з дати укладення договору, якщо документа з назвою «договір» і конкретною датою нема?

Одні замовники пов’язують обрахунок строку на оприлюднення звіту про закупівлю без використання ЕСЗ з рахунком на оплату замовлення, причому відлік строку можуть починати або з дати самого рахунка, або з дати надходження цього рахунка до замовника, або з дати резолюції керівника на оплату такого рахунка.

Другі замовники відраховують 3 робочі дні виключно з дати фактичної поставки товару (тобто з дати видаткової накладної чи акта приймання-передачі), незалежно від умов оплати, треті рахують строк з дати платіжного доручення, четверті обирають дату події, що сталася раніше (або дату рахунка-фактури, або дату платіжного доручення, або дату видаткової накладної і т. д.), а п’яті обирають дату події, що сталася найпізніше, аби в такий спосіб отримати додатковий час для оприлюднення звіту про закупівлю без використання ЕСЗ. А як робити правильно і чому саме так? Про це розповімо далі.  

Просте правило

Відповідно до пункту 13 частини 1 статті 10 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель (далі — договір без використання ЕСЗ) протягом трьох робочих днів з дня укладення договору про закупівлю.

Як бачимо, пункт 13 частини 1 статті 10 Закону чітко вказує, що стартовою точкою для обрахунку строку на оприлюднення відповідного звіту є день укладення договору про закупівлю без використання ЕСЗ, який з урахуванням положень статті 253 ЦК України до тривалості строку не зараховується. Жодних альтернативних способів визначити початок перебігу строку на публікацію звіту про закупівлю без використання ЕСЗ пункт 13 частини 1 статті 10 Закону не передбачає.

Наприклад, якщо договір без використання ЕСЗ укладений 20.07.2021, то звіт про такий договір має бути оприлюднено не пізніше 23.07.2021.

Про нюанси обрахування строків у публічних закупівлях, зокрема про різницю між формулами «з дня» та «з дати» читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Добра ложка до обіду», або Кому яка користь з того, що в PROZORRO навчилися рахувати строки.

За таких умов єдине, що вимагається від замовника для своєчасної публікації звіту про договір без використання ЕСЗ, це визначити момент укладення такого договору, керуючись інструкціями та правилами, про які поговоримо далі.

Момент укладення договору у спрощений спосіб

Відповідно до частин 1, 2 статті 640 ЦК України договір є укладеним з моменту одержання особою, яка направила пропозицію укласти договір, відповіді про прийняття цієї пропозиції. Якщо відповідно до акта цивільного законодавства для укладення договору необхідне також передання майна або вчинення іншої дії, договір є укладеним з моменту передання відповідного майна або вчинення певної дії.

Пропозицію укласти договір (оферту) може зробити кожна зі сторін майбутнього договору. Пропозиція укласти договір має містити істотні умови договору і виражати намір особи, яка її зробила, вважати себе зобов’язаною у разі її прийняття (частина 1 статті 641 ЦК України).

Виставлення рахунка-фактури (рахунка на оплату, інвойса чи просто рахунка) або розміщення замовлення — це оферта в розумінні статей 640, 641 ЦК України, тобто лише пропозиція укласти договір.

Саме тому один лише виставлений рахунок чи розміщене замовлення (у тому числі шляхом надіслання листа, формування замовлення в електронному каталозі чи розміщення замовлення у будь-якому Інтернет-магазині) ще не свідчать про укладення договору, а тому ані дата виставлення рахунка-фактури, ані дата розміщення замовлення не можуть вважатися датою укладення договору і не можуть бути стартовою точкою для обрахунку строку в три робочі дні на оприлюднення звіту про договір, укладений без використання ЕСЗ.

До речі, слова рахунок-фактура, рахунок на оплату, рахунок та інвойс — це синоніми, і назва конкретного документа залежить здебільшого від налаштувань конкретної бухгалтерської програми, облікової політики конкретного підприємства, а також сфери застосування терміна (наприклад, Закон України «Про зовнішньоекономічну діяльність» вказує на можливість укладення зовнішньоекономічного договору шляхом виставлення рахунка (інвойсу) за надані послуги).  

Щоб договір був укладений, оферта повинна бути прийнята іншою стороною.

Прийняття пропозиції може відбуватися на папері, тобто у вигляді певного повідомлення про прийняття замовлення до виконання, або шляхом вчинення так званих конклюдентних дій, тобто дій, які свідчать про бажання укласти договір. Про це прямо зазначено у частині 2 статті 642 ЦК України: якщо особа, яка одержала пропозицію укласти договір, у межах строку для відповіді вчинила дію відповідно до вказаних у пропозиції умов договору (відвантажила товари, надала послуги, виконала роботи, сплатила відповідну суму грошей тощо), яка засвідчує її бажання укласти договір, ця дія є прийняттям пропозиції, якщо інше не вказане в пропозиції укласти договір або не встановлено законом.

Отже, моментом укладення договору без використання ЕСЗ у спрощений спосіб для цілей застосування Закону про закупівлі вважатиметься (залежно від умов оплати: до чи після поставки) дата першої події:

• або дата поставки товару (дата передачі результату робіт чи послуг);
• або дата повної чи принаймні часткової оплати за придбане.

Ці дати будуть зазначені у первинних документах, які й підтвердять сам факт відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуги чи здійснення грошового переказу, причому ці первинні документи повинні бути оформлені відповідно до вимог Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну 24.05.1995 № 88, зареєстрованим у Мін’юсті 05.06.1995 за № 168/704 (далі — Положення № 88).

Як працює правило першої події при поставці на умовах передоплати та післяплати, і які саме первинні документи вкажуть на дату укладення договору без використання ЕСЗ — про це читайте далі.

«Зранку гроші — ввечері стільці»

Якщо закупівля проводиться за правилом «Зранку гроші — ввечері стільці», тобто спершу замовник оплачує замовлення, а лише потім здійснюється поставка, то датою договору буде дата здійснення принаймні часткової оплати замовлення.

Звертаємо увагу: дата оплати замовлення — це не дата переказу коштів, а дата зарахування цих коштів на рахунок постачальника (частина 2 статті 642 ЦК України), яка збігатиметься з датою складення податкової накладної постачальником, якщо цей постачальник є платником ПДВ (пункт 187.1 статті 187 Податкового кодексу України).   

Між датою переказу коштів замовником та датою їх зарахування на рахунок постачальника може минути кілька днів. Питання строків проведення грошових переказів урегульоване статтею 8 Закону України «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні». Згідно з зазначеною нормою міжбанківський переказ виконується у строк до трьох операційних днів. Це означає, що якщо рахунок замовника відкритий в іншому банку, аніж рахунок постачальника, то з дня списання коштів з рахунку замовника до дня їх зарахування на рахунок постачальника може минути до трьох операційних (тобто робочих або банківських) днів.

Таким чином, при закупівлі за принципом «Зранку гроші — ввечері стільці» за безготівковим розрахунком датою укладення договору без використання ЕСЗ буде дата зарахування коштів на банківський рахунок постачальника, яка збігатиметься з датою податкової накладної, якщо постачальник є платником ПДВ.

Разом з тим, відслідковувати дату зарахування коштів на рахунок постачальника не завжди зручно. Тому замовник може взяти за правило відраховувати строк на оприлюднення звіту про договір без використання ЕСЗ з дня складення платіжного доручення (тобто без урахування строку на переказ коштів). Оскільки принцип відкритості та прозорості на всіх стадіях закупівель, закріплений у пункті 3 частини 1 статті 5 Закону, буде дотриманий, у державних аудиторів не повинно бути претензій до замовника у зв’язку з можливим передчасним оприлюдненням відповідного звіту.

Звертаємо увагу замовників: рахувати триденний строк з дати платіжного доручення зручніше, аніж з дати зарахування коштів на рахунок постачальника, бо дата платіжного доручення замовнику завжди відома. Однак у ситуації, коли строки на оприлюднення звіту про закупівлю без ЕСЗ буквально «горять», обрахунок строків саме з дати зарахування коштів на рахунок постачальника може дати необхідний запас часу для своєчасної публікації звіту. Пояснимо на прикладі.  

Якщо товар (роботи, послуги) придбавається без використання ЕСЗ у спрощений спосіб (без складення договору у формі єдиного документа) за повною чи частковою передоплатою та безготівковим розрахунком, то строк на публікацію звіту у три робочі дні відраховуємо:

• або з дати зарахування коштів на рахунок постачальника;
• або з дати платіжного доручення на переказ таких коштів.

В обох випадках первинним документом про здійснену закупівлю (господарську операцію) буде платіжне доручення, а дата зарахування коштів на рахунок постачальника підтверджується відповідною відміткою банку.

Якщо оплата здійснюється готівкою (наприклад, кошти, видані під звіт), то датою договору так само буде дата фактичної оплати, що буде зазначена у відповідному розрахунковому документі, наприклад касовому та / або товарному чеку, касовому ордері, проїзному документі тощо.

 «Зранку стільці — ввечері гроші»

Якщо закупівля здійснюється на умовах післяплати, то першими документами, що отримає замовник, будуть видаткова накладна та / або акт приймання-передачі товару / робіт / послуг. Якщо товар доставлявся залученим перевізником, також має бути товарно-транспортна накладна. Якщо постачальник є платником ПДВ, то дата відвантаження товару (оформлення документа, що підтверджує надання послуг чи виконання робіт) є також датою виникнення податкових зобов’язань з ПДВ, а отже, станом на цю дату має бути складена податкова накладна. 

Таким чином, датою укладення у спрощений спосіб договору без використання ЕСЗ на умовах післяплати відповідно до первинних документів буде: дата видаткової накладної та / або акта приймання-передачі товару / робіт / послуг, та / або дата доставки товару згідно з товарно-транспортною накладною (якщо товар доставлявся перевізником, а право власності на нього переходило до замовника лише в момент передачі товару самому замовнику). Дати цих документів збігатимуться з датою податкової накладної, якщо постачальник зареєстрований як платник ПДВ.

Згадаймо про Мінекономіки

Уповноважений орган розглядав питання обрахунку строків на оприлюднення звіту про договір без використання ЕСЗ у листі від 05.05.2020 № 3304-04/28729-06 «Щодо спрощених закупівель»:

Витяг
з листа Мінекономіки у листі
від 05.05.2020 № 3304-04/28729-06
«Щодо спрощених закупівель»

…
При цьому, враховуючи вимоги пункту 13 частини першої статті 10 Закону, замовник оприлюднює звіт протягом трьох робочих днів з дня, яким датовано договір чи інший документ, що підтверджує придбання товару (товарів), робіт та послуги (послуг).
…

На жаль, цей лист вніс не ясність, а розлад у лави закупівельників, бо неможливо однозначно сказати, що саме Мінекономіки порекомендувало замовникам.

Річ у тім, що пункт 13 частини 1 статті 10 Закону містить безальтернативну точку відліку строку на публікацію звіту без використання ЕСЗ, а саме — день укладення договору без використання ЕСЗ. Прості правила визначення, який саме день слід вважати днем укладення договору без використання ЕСЗ, ми розкрили у попередніх розділах статті:

якщо має місце передоплата — то днем укладення договору є день зарахування коштів на рахунок постачальника; якщо поставка на умовах післяплати — то днем укладення договору є день передачі товару / робіт / послуг.

Однак Мінекономіки у цю просту і струнку формулу вносить невідому змінну, а саме: термін «придбання товарів / робіт / послуг». Закон про закупівлю не містить тлумачення терміна «придбання», однак нерідко вказує, що «придбання» не тотожне «укладенню договору». Зверніть увагу на положення частини 10 статті 3 Закону: «забороняється придбання товарів, робіт і послуг … та укладення договорів про закупівлю …».

У такій ситуації — коли термін існує, а його законодавчого визначення нема — практика виробляє власні підходи.

Прихильники одного з таких підходів розуміють під «придбанням» лише фактичну поставку. Тобто, якщо сторони погодили поставку за передоплатою і замовник переказав кошти, наприклад, 12.04.2021, які наступного дня були зараховані на рахунок постачальника, а товар прийшов 17.04.2021, то прихильники такого тлумачення терміна «придбання» скажуть, що договір без використання ЕСЗ був укладений у день зарахування коштів на рахунок постачальника, тобто 13.04.2021, а придбання товару відбулося лише 17.04.2021, тобто в день фактичної поставки товару за видатковою накладною. 

Як наслідок, застосовуючи згаданий лист Мінекономіки від 05.05.2020 № 3304-04/28729-06 «Щодо спрощених закупівель», прихильники такого тлумачення терміна «придбання» відраховуватимуть 3 робочі дні на публікацію звіту без використання ЕСЗ не з дати укладення договору (13.04.2021), а з дати придбання (у їх розумінні — фактичної поставки) товару — 17.04.2021. 

Такий підхід не витримує критики. Для прикладу: як прихильники такого підходу звітуватимуть про оформлення передплати на журнал: замість того, щоб один раз оприлюднити звіт по факту оплати за передплату, будуть щомісяця звітувати після доставки чергового номера? Чи завантажать звіт наприкінці року, коли прийде останній номер?

Прихильники іншого підходу до тлумачення терміна «придбання» вирішили, що достатнім доказом «придбання» є сам факт оформлення постачальником рахунка-фактури (рахунка на оплату, інвойсу, рахунка), і взяли за правило відраховувати 3 робочі дні або з дати виставлення рахунка-фактури (рахунка на оплату, інвойсу, рахунка), або з дати його надходження до замовника, або з дати резолюції керівника на оплату. Як наслідок, уповноважені особи таких замовників практично ніколи не встигають оприлюднити звіт про закупівлю без використання ЕСЗ, бо рахунки-фактури доходять до них запізно.

Цей підхід також є категорично неправильним, бо рахунок-фактура (рахунок на оплату, інвойс, рахунок) без підтвердженої оплати не є первинним документом і жодним чином не підтверджує вчинення будь-якої господарської операції загалом та конкретної закупівлі зокрема. 

У зв’язку з викладеним, пропонуємо замовникам не гадати, що ж мав на увазі Уповноважений орган, і які потенційні можливості відступити від змісту пункту 13 частини 1 статті 10 Закону закладені у листі від 05.05.2020 № 3304-04/28729-06 «Щодо спрощених закупівель», а прийняти як аксіому: незалежно від способу укладення договору без використання ЕСЗ — чи то у формі єдиного документа, чи то у спрощений спосіб — строк на оприлюднення звіту без використання ЕСЗ відраховується завжди з дня укладення такого договору. Для зручності надаємо пам’ятку у вигляді таблиці.

Таблиця

Висновки

1. Звіт про договір без використання ЕСЗ оприлюднюється протягом трьох робочих днів з дня укладення відповідного договору. Безпосередньо день укладення договору до цього строку не зараховується.
2. Виставлений рахунок-фактура (рахунок на оплату, інвойс, рахунок) чи розміщене замовлення ще не свідчать про укладення договору без використання ЕСЗ, а тому ані дата рахунка-фактури (рахунка на оплату, інвойсу, рахунка), ані дата розміщення замовлення не можуть вважатися датою укладення договору без використання ЕСЗ.
3. У разі постачання товарів / робіт / послуг на умовах передоплати за безготівковим розрахунком днем укладення відповідного договору без використання ЕСЗ буде дата зарахування коштів на банківський рахунок постачальника, яка збігатиметься з датою податкової накладної, якщо постачальник є платником ПДВ. Допускається також визначення дати укладення договору без використання ЕСЗ за датою складення платіжного доручення на переказ коштів.
4. У разі постачання товарів / робіт / послуг на умовах передоплати за готівку (наприклад, кошти, видані під звіт) днем укладення договору буде дата фактичної оплати, що буде зазначена у відповідному розрахунковому документі, наприклад касовому та / або товарному чеку, касовому ордері, проїзному документі тощо.
5. У разі постачання товарів / робіт / послуг на умовах післяплати днем укладення відповідного договору без використання ЕСЗ є дата видаткової накладної та / або акта приймання-передачі товару / робіт / послуг, та / або дата доставки товару згідно з товарно-транспортною накладною (якщо товар доставлявся перевізником, а право власності на нього переходило до замовника лише в момент передачі товару самому замовнику). Дати цих документів збігатимуться з датою податкової накладної, якщо постачальник зареєстрований як платник ПДВ.

Додатково читайте на порталі RADNUK.COM.UA статтю до тематики «Рахунок-фактура, як договір, укладений у спрощений спосіб».